– Man kan inte utreda hur länge som helst, till slut måste man våga köra, säger Kent Pergéus, förvaltningschef i Västerås.
Förvaltningsavdelningen i Västerås stad var i kris. Ansvarsfördelningen var otydlig och bestämda rutiner följdes inte. Men efter en rejäl genomlysning och en förnyad organisation har förvaltningsavdelningen tagit tillbaka makten.
– I dag är det förvaltarna som sitter i förarsätet igen och bestämmer hur stadens fastigheter ska skötas, säger Kent Pergéus, ny förvaltningschef sedan ett år.
När han tillträdde förra hösten hade översynen av avdelningen just påbörjats. Då hade avdelningen under flera år dragits med problem som påverkade både effektiviteten och arbetsmiljön.
Vi och dom-känsla
– Det rådde en vi och dom-känsla, kommunikation med andra avdelningar var dålig och var och en satt på sin kammare och jobbade på sitt eget sätt. Trots att det fanns gemensamma rutiner så användes dessa inte, säger Kent Pergéus.
Uppgiften blev att genomlysa och klarlägga situationen i organisationen, förnya och förtydliga förvaltningsavdelningens uppdrag och ta fram en ny organisation. Dessutom upprättades nya kompetensbeskrivningar och en kompetenskartläggning av medarbetarna. Arbetet utfördes i samarbete med Fasticon.
Team för olika lokaler
Sedan den 1 april i år är den nya organisationen på plats. Nytt är att avdelningen i dag består av fyra olika team som ansvarar för olika typer av lokaler och hyresgäster: verksamhetslokaler, särskilda boenden, skollokaler samt kundtjänst och felanmälan som tidigare sorterade under teknik och projektavdelningen.
Varje team ska bestå av en teamledare som är förvaltare, ytterligare tre-fyra förvaltare samt en teknisk förvaltare. Inom kort ska en projektledare från teknik- och projektavdelningen knytas till varje team för att effektivisera arbetet inför renoveringar och ombyggnader. I organisationen ingår också driftcontrollern som hanterar avtalet med driftleverantören som också är ny.
Ny karriärväg
Teamledarna leder det dagliga arbetet i grupperna och rapporterar i sin tur till förvaltningschefen.
– För medarbetarna innebär det en stor fördel att ha snabb tillgång till sin närmaste chef och täta möten där man kan föra dagliga diskussioner. Tidigare var en chef ansvarig för 24 personer, det är inte hållbart. Med de nya teamen öppnas också nya karriärvägar för den som vill utvecklas som ledare, säger Kent Pergéus.
Sparar tid och pengar
Han ser redan även positiva ekonomiska effekter av nyordningen:
– Att alla jobbar på samma sätt med givna rutiner gör att vi sparar mycket tid. Det blir också lättare att jämföra anbud vid upphandlingar när alla använder samma mallar. Dessutom blir det lättare att undvika framtida felrekryteringar eftersom vi tydliggjort allas roller och vet vad vi ska ha.
Tar tillbaka ägandeskapet
Den största vinsten anser han dock är att förvaltningsavdelningen åter tagit makten över sina fastigheter.
– Vi tydliggör vår beställarroll och plockar hem ägandeskapet som tidigare varit lite flytande. Vi hade ofta bristande kontroll på projekt som vi beställt.
– I dag är det förvaltarna som bestämmer om och när det ska effektiviseras eller byggas om. Vi har också tydliggjort att förvaltarna alltid ska vara med på uppstartsmöten, slutbesiktning och ta över garantiansvaret så snart slutbesiktning är godkänd. Förvaltaren sitter helt enkelt i förarsätet och det är först då som våra rutiner och processer fungerar som de ska.
Måste våga köra på
Omorganisationen har enligt Kent Pergéus fungerat tämligen friktionsfritt tack vare att medarbetarna varit involverade i styr-och arbetsgruppsmöten under hela processen. Men visst fanns det en oro och de som ville utreda mera.
– Man får inte vara rädd att sätta ned foten. Till slut måste man våga köra på. Det värsta som kan hända är att man får ta ett halvt kliv tillbaka om något behöver styras om.
Kent Pergéus har jobbat både kommunalt och privat. Hans intryck är att privata företag är betydligt snabbare på att styra upp en organisation som inte fungerar än vad man är i en kommun.
– Det finns sällan varken piska eller morot och aldrig några konsekvenser även när saker fungerar dåligt. Kunderna och uppdragen finns ju kvar ändå.
Bättre kommunikation och tydligare ansvar
I slutet av november genomför förvaltningsavdelningen sin första kundundersökning efter nyordningen. Man förväntar sig ännu inga större skillnader jämfört med tidigare, men Kent Pergéus har dock fått positiva signaler från några kunder.
– Barn- och utbildningsförvaltningen anser att kommunikationen blivit bättre och att det blivit tydligare vilket ansvar som är vårt eller deras. Man uppskattar också att processerna ser likadana ut, fast man arbetar med flera förvaltare.
Det är en stor fördel att arbeta i team, anser Linda Forsell, teamledare.
Snabbare beslut och mer erfarenhetsutbyte
Linda Forsell är förvaltare och ny teamledare för verksamhetslokaler. Bland hennes kunder finns allt från kontor och brandstationer till campingplatser och idrottsanläggningar.
Hon har nästan bara positivt att säga om den nya organisationen.
– Den stora fördelen är att vi arbetar i team där alla har ungefär liknande fastigheter och samma utmaningar. Det innebär snabbare dialog och beslutsvägar, mer erfarenhetsutbyten och att det blir lättare att lösa problemen tillsammans. Det innebär att verksamhetsutvecklingen nästan sker per automatik. En fördel är också att vi lättare kan täcka upp för varandra när någon är sjuk eftersom vi har bättre koll på varandras fastigheter.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
Foto: Mats Cato
Tips inför omorganisationen
- Identifiera nuläge och behov av förändring. Ställ frågan Varför!
- Fundera över vem som är kund och vilken produkt ni vill leverera!
- Bestäm vem som ska göra det och hur!
Västerås stads förvaltningsavdelningen förvaltar 840 000 kvadratmeter lokalyta och cirka 2 400 lägenheter.
