En ny guide från Fastighetsägarna ska hjälpa fastighetsbolag att få bukt med kriminalitet inom förvaltningen. Checka av och bearbeta sex områden så att ert bolag når minimistandarder för mänskliga rättigheter, arbetsrätt, anti-korruption och rättvis konkurrens.
Dessa sex områden anser Fastighetsägarna att fastighetsbranschen bör ta ansvar för och arbete med för att säkerställa en bra efterlevnad av EU Taxonomins sociala minimiskyddsåtgärder (Minimum Safeguards):
- Uppförandekoder
Företag inom fastighetsbranschen bör utveckla och implementera såväl intern uppförandekod som uppförandekod för leverantörer som båda baseras på internationella standarder som FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och ILO:s konventioner som minimum.
Uppförandekoden bör tydligt definiera företagets ställningstagande gällande mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, affärsetik och antikorruption.
Hur bolaget arbetar med sin uppförandekod relaterat till dessa ställningstaganden är även redovisningskrav enligt ESRS G1 Governance och ESRS standarder för social hållbarhet, beroende på resultatet av bolagets dubbla väsentlighetsanalys.
- Due Diligence-processer
Implementera regelbundna företagsbesiktningar, due diligence-processer, i sina verksamheter och värdekedjor, för att identifiera, förebygga och åtgärda eventuella risker kopplade till mänskliga rättigheter, arbetsrätt, beskattning och konkurrensbegränsande praxis. Företaget behöver även ha en process för gottgörelse vid negativ påverkan för mänskliga rättigheter och miljö. Exempel på gottgörelse kan innebära skadestånd, garantier för icke-upprepning eller offentlig ursäkt.
Dessa processer bör inkludera revisioner av leverantörer och partners för att säkerställa att de följer företagets uppförandekod och internationella standarder.
Hur bolaget tillämpar due dilligence processer är även ett obligatoriskt upplysningskrav i ESRS 2 General disclosures samt i CSDDD.
- Intern utbildning och ökad medvetenhet
Utbilda alla anställda, inklusive nya medarbetare, om företagets uppförandekod och etiska riktlinjer.
Anordna regelbundna utbildningar och workshops för att säkerställa att alla medarbetare är medvetna om företagets förväntningar och hur de kan bidra till att upprätthålla dessa standarder.
- Transparens och rapportering
Implementera en visselblåsarfunktion där anställda och andra intressenter kan rapportera misstänkta överträdelser anonymt.
Rapportera öppet om företagets framsteg och utmaningar gällande efterlevnad av minimiskyddsåtgärder i hållbarhetsrapporter och andra relevanta dokument.
Om anti-korruption är väsentligt att rapportera på utifrån bolagets dubbla väsentlighetsanalys finns upplysningskrav även i ESRS 2 Governance. - Leverantörsengagemang
Kräv att alla leverantörer och affärspartners följer företagets uppförandekod för leverantörer och att de är villiga att låta sig genomgå regelbundna revisioner.
Implementera en årlig uppföljning av leverantörernas efterlevnad och vidta åtgärder mot de som inte uppfyller kraven. - Kontinuerlig förbättring
Utvärdera och förbättra kontinuerligt företagets processer och policyer för att säkerställa att de följer de senaste internationella standarderna och bästa praxis inom hållbarhet och affärsetik.
Involvera gärna externa experter och intressenter i denna process för att få en bredare förståelse av möjliga förbättringsområden.
Inkludera i årsredovisningen
Syftet med EU Taxonomins sociala minimiskyddsåtgärder (Minimum Safeguards) är att säkerställa att hållbara ekonomiska aktiviteter också uppfyller minimistandarder för mänskliga rättigheter, arbetsrätt, anti-korruption och rättvis konkurrens.
För att redovisa efterlevnad av EU Taxonomins minimiskyddsåtgärder ska den inkluderas i bolagets årsredovisning. I Fastighetsägarnas guide finns en struktur, och punkter att ta med, för detta. Läs guiden här.
Av: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
