En kris är en plötslig händelse med allvarliga konsekvenser som ofta uppstår oväntat och utan förvarning. Det är omöjligt att förutse när en kris ska ske, men som hyresvärd kan man förbereda sig både mentalt och praktiskt. Fastighetsägarna ger dig råd.
Även om det inte går att förutsäga vilka kriser som kan drabba en verksamhet är det möjligt att förbereda sig på situationer som kan uppstå i en fastighetsverksamhet. Några exempel på kriser som kan drabba en fastighetsägare är brand, sprängningar och skjutningar, långvariga driftstörningar inom el-, vatten- och värmeförsörjning, olyckor, skyfall, översvämningar och ras, utsläpp av farliga ämnen.
Förbered dig innan krisen kommer – ta fram en krisplan
Var mentalt och praktiskt förberedd så långt det går och utifrån vad som är möjligt och rimligt i er organisation. En krisplan beskriver hur du som fastighetsägare ska agera om en kris uppstår. I krisplanen beskrivs möjliga krissituationer som kan uppstå för fastighetsägare och hur de påverkar er verksamhet.
Krisplanen bör innehålla rutiner för vilka personer som ska agera samt vad deras roller och ansvar är. Krisplanen ska vara ett levande dokument som bör uppdateras ofta. Detsamma gäller kontaktuppgifter till medarbetare, boende och lokalhyresgäster. Öva också på ett krisscenario. Det ger mental förberedelse och tydliggör vad ni behöver förbättra i er beredskap.
Exempel på rutiner som kan återfinnas i en krisplan är hur man sammankallar krisgruppen, hur man följer krisrutiner, hur man fördelar arbetsuppgifter och hur man hanterar intern och extern information samt hur man avslutar krisen.
Vad gör du när krisen inträffar?
En uppdaterad krisplan underlättar hantering av den akuta fasen av krisen. Den gör att ni kan agera snabbt och att medarbetare vet vem som gör vad. Se till att någon medarbetare är på skadeplatsen – om det är säkert och möjligt – och hanterar praktiska frågor. Några andra arbetar från kontoret och tar övergripande beslut och planerar långsiktigt.
Ha en tät dialog med räddningstjänst och polis och ta reda på hur de som drabbats mår. Kontakta hyresgästerna så snart som möjligt. Det är bra att ha en överblick innan man talar med boende och lokalhyresgäster. Tänk på att medarbetare kan få frågor från hyresgäster och ha rutiner för hur de ska svara. Se över om det kan behövas tolkar för kommunikation med boende och lokalhyresgäster. Dela enbart sådan information som är bekräftad av polis eller säkerställd på annat sätt.
En omgående kontakt och en fortsatt god och nära dialog med försäkringsbolaget är viktigt under hela skadeförloppet och under den efterföljande återställandefasen. Om det är en stor skada har försäkringsbolaget ofta kännedom om händelsen, eftersom restvärdesledaren på skadeplatsen har informerat försäkringsbolaget om skadan under det akuta skedet.
Dagarna efter den akuta krisen
En hyresförlustförsäkring ersätter det hyresbortfall som skadan kan medföra för fastighetsägaren, vilket alltså innebär att man ändå har en intäkt och kan betala löpande kostnader. Håll en dialog med försäkringsbolaget om att ni kommer att behöva få löpande utbetalning av hyresförlustersättning.
Besiktiga skadan tillsammans med försäkringsbolaget. Kom ihåg att skador på fastigheten kan visa sig långt senare, till exempel att det uppstår sprickbildningar. Dokumentation både kring skadetillfället och vad som händer efteråt är viktigt.
Den akuta saneringen kan beslutas tillsammans med restvärdesledaren på platsen. Den icke-akuta och mer övergripande saneringen beslutas sedan i samråd med försäkringsbolaget.
Uppmana boende och lokalhyresgäster att anmäla skadan till sina försäkringsbolag. De drabbades egna försäkringsbolag hjälper bostadshyresgästen eller bostadsrättshavaren med tillfälligt boende (till exempel hotell) samt andra akuta åtgärder såsom pengar till kläder och hygienartiklar. Lokalhyresgästers försäkringsbolag kan ibland erbjuda en tillfällig lokal.
Praktiska råd som underlättar vid en kris
- Ha uppdaterade kontaktuppgifter tillgängliga. Förbered dig genom att ha uppgifter till hyresgäster, boende, försäkringsbolag, personal och andra intressenter lätt tillgänglig. Tänk på att det inte alltid är möjligt att komma åt uppgifterna på en särskild plats, förbered dig genom att säkerställ att du kan ta del av uppgifterna även på distans.
- Ha ordning på vem som bor i vilken lägenhet, detta gäller även andrahandshyresgäster.
- Ha lägenheter, förråd och dörrar uppmärkta med nummer eller identifierbara på andra sätt.
- Ha ordning och reda på nycklar till lägenheter, gemensamma utrymmen. Alla nycklar och nyckelbrickor till digitala lås behöver vara kvitterade.
- Ha en krisväska att kunna ta med ut på plats. Den kan innehålla första förband, papper och penna, västar med logga/fastighetsägarens namn, powerbank eller laddare, ringlistor till kommun, försäkringsbolag och entreprenörer.
