Foto: Google
SHIS bostäder behövde skapa ett mer effektivt fastighetssystem. Nyckeln till den lyckade implementeringen har varit förändringsledning och teamarbete. En stor fördel var att medarbetarna själva valde och satte upp funktionaliteterna.
Joen Rey, SHIS bostäder
SHIS bostäder hyr ut lägenheter under en begränsad tid till människor som av olika anledningar inte kommer in på den reguljära bostadsmarknaden i Stockholms stad. I uppdraget ingår även att med personal på plats i fastigheterna stötta dessa hyresgäster med kunskap om ansvar för både bostad och ekonomi. Det här gjorde vägen till ett nytt fastighetssystem och implementeringen av detta till en gedigen resa.
– Vi såg det som en möjlighet till förändring. Inte bara vad ett system kan erbjuda utan även arbeta med att tänka nytt, förändringsledning och att använda ett modernt standardiserat fastighetssystemför att jobba på det mest effektiva sättet, säger Joen Rey, fastighetsavdelningschef på SHIS, och projektägare.
Krav togs fram av organisationen
Det var för två år sedan som SHIS bostäder insåg att deras gamla verksamhetssystem som de använt sedan 2014 nått ”end of life” och att de behövde ett nytt. Det första steget var att ta reda på SHIS behov på en övergripande nivå. Vilket gjordes i workshops.
– Medarbetare från olika enheter diskuterade, listade behov och utvecklingspotentialer som de skrev på Post-it lappar, säger Joen Rey om processen.
Funktioner som efterfrågades av medarbetarna var till exempel ”mina sidor för hyresgäster”, att digitalt kunna hantera hyreshöjningar, effektivare besiktningsprocess samt digital signering och hantering av hyreskontrakt. Utifrån det mappades behov som sedan låg till grund för kravställning.
Lång upphandlingsprocess
Projektet resurssattes främst med medarbetare från linjen och för dem i arbetsgruppen beslutades att de fick lägga 50 procent av sin arbetstid på projektet. Joen Rey ser en stor fördel med att de, som i framtiden kommer att arbeta i systemet, är med och sätter upp funktionaliteten.
När kravlistan var klar genomfördes en omvärldsanalys där SHIS bjöd in olika systemleverantörer så att de kunde presentera sina fastighetssystem. I den processen var de medarbetare som deltagit i kravställningsprocessen också med och utvärderade de olika fastighetssystemen. Därefter följde en lång upphandlingsprocess innan avtal för ett nytt fastighetssystem som mötte kraven tecknades. Efter det påbörjades arbetet med att implementera systemet.
Trygghet i gruppen – en framgångsfaktor
För att leda projektet framåt var det viktigt att fortsätta att arbeta med projektgrupper där olika avdelningar och kompetenser var med. Projektet delades i etapper och man har haft veckovisa gemensamma arbetsdagar och utgått från projektmodellen ”Lilla Ratten”, en modell som Stockholms stad använder.
Joen Rey säger att vardagsfrågor har lösts inom projektet medan man på styrgruppsmöten har tagit upp större risker och förändringar som kan påverka ekonomi, resurser och arbetssätt.
– Vi bestämde tidigt att projektgruppen och projektledaren fick mandat att driva arbetet framåt. En annan viktig framgångsfaktor är att skapa en psykologisk trygghet i gruppen för att våga diskutera, vända och vrida på alternativ till befintliga arbetssätt.
Ökad effektivitet och kvalitet
Det nya fastighetssystemet är en långsiktig investering och den sista etappen av det nya fastighetssystemet är ännu inte klar, den lanseras i december 2024. Men Joen Rey säger att de kan se flera förbättringar redan nu: som minskad manuell hantering, ökad kvalitet och bättre uppföljningsmöjligheter.
Han påpekar att medarbetarna som varit del av implementeringen är den främsta framgångsfaktorn.
– Det är kombinationen av väldigt duktiga människor – i form av IT-chef, projektledare, kommunikatör, kollegor och alla de här fantastiska medarbetarna som har bidragit och jobbat hårt samtidigt som man har fortsatt jobba i linjen. För att orka göra det måste glädje och energi finnas för att motivera. Fira etapper, att hela tiden ingjuta energi och glädje, ha tillit och inte vara överkontrollerande, avslutar han.
Tips för en lyckad implementering av ett nytt fastighetssystem:
- Resurssäkra före upphandling och förankra organisationens krav på ett nytt IT-system.
- Skapa ordning och förutsägbarhet genom en strukturerad styrning och beslutsprocess. Skapa en styrgrupp med möjlighet att fokusera på strategiska beslut, där projektledningen och teamet fokuserar på framdriften i projektet.
- En kommunikationsplan som säkerställer att rätt information når rätt mottagare vid rätt tidpunkt. Så att kommunikationen skapar transparens, förståelse för projektets mål och framsteg samt ser till att inte överbelasta medarbetarna med information.
- Förändringsledning och psykologisk trygghet genom tydliga mandat att fatta beslut löpande. Så att teamet kan fatta mikrobeslut utan att behöva söka godkännande för varje enskild sakfråga.
- I det här projektet har arbetsmiljö och psykisk hälsa varit genomgående. Därför har projektgruppen arbetat efter en fast veckostruktur med regelbunden avstämning om arbetsmiljö, individuellt välmående och gruppens samarbete.
- En tidsrapportering mot den uppsatta 50 procent-regeln har tillämpats, vilket säkerställer att alla i projektet är medvetna om sina åtaganden och att projektledaren kan följa upp resursanvändningen.
Text: Mari-Louise Paulson
redaktionen@forvaltarforum.se
