Mitt under pandemin 2020 bytte bostadsbolaget Fribo fastighetssystem. Implementeringen gick smidigt men innebar vissa utmaningar. Fyra år senare kan Fribos VD Kjell-Ove Sethson se fördelarna med att snabbt ”riva av plåstret”.
Idag, några år efter det snabba bytet till Momentum Fastighet, reflekterar Fribos VD Kjell-Ove Sethson över de positiva effekterna.
– Vi gjorde implementeringen intensivt på relativt kort tid. Så här i efterhand var det väldigt bra, säger han.
Bytet, som genomfördes under pandemin, har gett bostadsbolaget stora fördelar. Systemets intuitiva gränssnitt har förenklat arbetet, och de digitala tjänsterna för hyresgästerna har utvecklats betydligt. Med ett smidigare och mer effektivt arbetssätt ser Fribo nu framåt, med fortsatt fokus på hållbarhet och en effektiv fastighetsförvaltning.
Beslutet att byta fastighetssystem
I september 2022 intervjuades Fribo om deras tidigare beslut att byta fastighetssystem från Xpand till Momentum Fastighet. Bytet, som genomfördes mitt under pandemin, leddes av ekonomiansvarig Ann-Charlotte Andersson. Hon hade arbetat på Fribo sedan 2015, efter att ha lämnat bankvärlden för att ta sig an rollen som ekonom.
– Att byta fastighetssystem är inte gjort i en handvändning, men vi bestämde oss snabbt för Momentum, och det var rätt val för oss, berättade Ann-Charlotte i intervjun.
Utmaningar och lösningar
Implementeringen av Momentum gjordes helt digitalt, och i december 2020 skickades den första hyresavin ut via det nya systemet. Ann-Charlotte, som var ensam på kontoret under driftsättningen på grund av en kollegas sjukdom i corona, förklarade att bytet tog totalt tre dagar efter ett omfattande förberedelsearbete.
Bytet innebar vissa utmaningar.
– Utmaningen är alltid själva bytet och att få med sig fastighetsskötarna som hellre är ute på fältet än jobbar med administration, förklarade Ann-Charlotte under intervjun.
En annan risk var att viktig historik kunde gå förlorad under dataöverföringen, vilket krävde noggranna kontroller för att säkerställa att all information följde med korrekt.
Tips och hållbarhetsarbete
Hon delade också med sig av tips till andra som planerade systembyte, bland annat att börja rensa onödig data ur det gamla systemet och att vara noggrann med hur filer exporteras.
Samtidigt som systembytet pågick, fortsatte Fribo även sitt hållbarhetsarbete med målet att bli fossilfria senast 2030. Under denna period installerade de solceller, började använda eldrivna verktyg och införde automowers för att minska sitt beroende av fossila bränslen.
Fribo idag
Idag reflekterar VD Kjell-Ove Sethson över hur implementeringen påverkade verksamheten.
– Vi gjorde implementeringen intensivt på relativt kort tid. Så här i efterhand var det väldigt bra. Att riva plåstret och kasta oss in i det nya gjorde att vi snabbt kom igång och kunde dra fördelar av det nya systemet, säger han.
Kjell-Ove betonar att Momentum Fastighet visade sig vara intuitivt och lätt att förstå, vilket gjorde övergången betydligt enklare.
– Vi ser nu framåt med ett smidigare och mer effektivt system som gör att vi kan fokusera ännu mer på våra långsiktiga mål, som hållbarhet och en bra fastighetsförvaltning, avslutar Kjell-Ove Sethson.
