När Sävebo gick från Xpand till Momentum Fastighet var önskan att alla i organisationen skulle kunna använda sig av systemet utan att behöva fördjupa sig i avancerade funktioner. Dessutom behövdes ett fastighetssystem som skulle fungera i mobilen.
I Sävsjö och det som brukar beskrivas som det småländska höglandet har kommunalägda Sävebo sitt huvudkontor. Bostadsbolaget förvaltar i dagsläget 508 lägenheter och ungefär 12 000 kvadratmeter lokaler. Därtill sköter de Sävsjö kommuns fastigheter på 90 000 kvadratmeter och AB Sävsjö Industribyggnader på 30 000 kvadratmeter.
Fastighetsförvaltare Martin Backstig hanterar allt från ekonomiärenden till fastighetsunderhåll och arbetsledning.
– Dagen börjar med att vi pratar om vad som behöver göras. Det kan handla om att renovera eller besiktiga en lägenhet. Jag är arbetsledare för elektriker, snickare, rörmokare, mattläggare och några fastighetsskötare. Jag gör det mesta i fastighetssystemet, idag har jag exempelvis kört betalningsfiler och hanterat bokföring.
Vad tycker du om Momentum Fastighet?
– Jag gillar att det är molnbaserat. I vårt förra fastighetssystem Xpand hade vi allt på egna servrar och det blev väldigt krångligt med uppdateringar. Ibland kunde det gå flera dagar innan vi hade möjlighet att gå in i systemet och arbeta. Med Momentum sker alla uppdateringar automatiskt under nattetid så det påverkar inte verksamheten.
Bra om alla kan göra allt
Redan 2018 när Martin Backstig tillträdde som förvaltare hade Sävebo planer på att byta fastighetssystem. Att valet slutligen föll på Momentum berodde till stor del på användarvänligheten.
– Alla kommer att använda systemet, men på olika nivåer, berättar han. Eftersom vi är en mindre verksamhet har vi inte möjlighet att ha en dedikerad person som kan fördjupa sig i avancerade funktioner. När vi valde Momentum ville vi ha ett system som är lätthanterligt och intuitivt. Det måste kunna förstås och användas effektivt även av de som inte är experter på mjukvara.
Vill ha snabb åtkomst
En vanlig dag på Sävebo är en majoritet av alla anställda ute på fältet och arbetar. För att enkelt kunna hantera olika ärenden krävs snabb åtkomst till fastighetssystemet.
– Vi är ofta ute hos hyresgästerna. Med Momentum är det väldigt smidigt att man har allt man behöver från fastighetssystemet i mobilen. Det gillar jag starkt.
Resan fortsätter i snabb takt
Att byta fastighetssystem är utan tvekan en betydande investering. För Sävebo blev valet av Momentum enklare när införandetiden sattes till bara åtta veckor.
– Jag gillar att det är en kort process för det sätter lite press på organisationen. Om man sitter med ett införande i flera månader är det lätt att glömma vad man pratade om i början. Det är bättre att göra saker när det är färskt i minnet, säger Martin Backstig.
Rådet till andra som ska byta fastighetssystem är att arbeta hårt.
– Ni flaggade för att det var ungefär en 100 procentig tjänst att sitta med införandet. Jag och mina kollegor Charlotte och Emma har hanterat detta parallellt med våra andra arbetsuppgifter. Men konsulterna som man har hjälp av är fantastiska.
Fungerar smidigt
Ellen Blom som är projektledare på Momentum framhåller att samarbetet med Sävebo fungerade smidigt.
– Från vårt håll har vi som målsättning att alltid ge snabba svar på frågor så våra kunder kan komma vidare i sina egna arbeten, säger hon. Jag skulle säga att en framgångsfaktor för att lyckas med ett införande är öppenhet för förändringar.
– Ja, det har varit en utmaning att få med alla på tåget, tillägger Martin Backstig.
Hur har det varit att lära sig systemet?
– Väldigt lätt skulle jag säga. Jag kunde inte lära mig Xpand, men jag har lärt mig Momentum Fastighet. När man har ett system som är lätthanterligt så vill man lära sig det för man ser ju fördelarna det ger, säger Martin Backstig.
