Foto på Sahlgrenska Sjukhuset: VGR Fastigheter.
Hur håller man koll på garantitider och överlämning mellan projekt och förvaltning, utan att viktiga saker ramlar mellan stolarna? Med ordning och struktur, säger Västfastigheters Lisa Fresk.
– Men också en förståelse för både beställare och entreprenör.
Lisa Fresk utbildade sig först till mäklare och där upptäckte hon mångsidigheten i fastighetsbranschen. Efter tio år satte hon sig därför på skolbänken igen för att bli förvaltare. Jobbet som följde blev Veidekke, men inte som förvaltare utan projektledare för så kallad ”eftermarknad” som det heter i byggbranschen.
– Där var jag både på beställar- och entreprenörsidan, vilket var väldigt lärorikt.
Nu har hon en ny roll som projektledare för eftermarknaden på Västfastigheter, som förvaltar Västra Götalandsregionens samhällsviktiga byggnader, bland annat sjukhusen.
Utmaning för förvaltningen
Överlämningar kan vara en utmaning för förvaltningen. Ett projekt är slutfört, besiktningen är klar och projektet lämnas över till driften. Den som drivit projektet vet vad som efterfrågats och beställts, och varför. Vid överlämningen går projektledaren vidare till nya projekt. Där uppstår ofta ett glapp.
– Driften behöver involveras mycket tidigare så att det blir en bra överlappning. Alla inblandande behöver ha en ömsesidig förståelse samt bättre kunskap om för varför detta är så viktigt, konstaterar Lisa.
Berätta om din nya roll!
– Min uppgift just nu är att kartlägga vilka förbättringar man behöver göra när det gäller överlämning, och hantering av garantiärenden för våra olika fastigheter. Det är ju en jättestor organisation som är utspridd över hela regionen, och målet är att man ska jobba likadant överallt. Vi behöver utveckla arbetssätt, arbeta mer strategiskt och ta ett samlat ägarskap över de här frågorna.
Vad är fokus i det här arbetet?
– Det är ju övergången mellan projekt och drift, som man egentligen ska planera för redan i projektstadiet. Identifiera vilka garantier och garantitider vi har och skaffa rutiner för hur vi tar hand om dessa, till exempel jämfört med en vanlig felanmälan. Det behövs tydliga strukturer och systemstöd för all information, så att man vet vad som är ett garantiärende och vad som har gått sönder eller har en bristande funktion av andra orsaker.
Vilka är de vanligaste orsakerna till att man har svårt att få ordning på överlämning och sina garantiärenden?
– Vanligtvis är man fokuserad på själva projektet och ekonomin kring det, och ofta är det en tidspress att hinna få färdigt allt i slutskedet. Det kan tyvärr leda till att man inte har lika stort fokus på hur det sedan ska förvaltas och driftas på ett effektivt sätt.
Vad är det som händer när man inte har koll?
– Om driften inte vet vad som är utbytt eller nytt i en fastighet kan det uppstå onödiga kostnader som i värsta fall kan bli väldigt stora. Driftens fokus är ju hela tiden att lösa problem som uppstår så smidigt som möjligt och säkerställa att allt fungerar som det ska, vilket ibland kan ställa till det.
Lisa Fresk ger ett exempel på detta. I regionens byggnader finns mängder av avancerad teknik, till exempel entrépartier eller dörrkaruseller som innehåller många olika komponenter. Början den krångla är händer det att man tar dit en tekniker man känner till, som får laga den på Västfastigheters bekostnad.
– Det man missat är att karusellen byttes för ett år sedan, och att det fortfarande finns en garanti som gäller. Istället betalar man för en reparation som egentligen entreprenören som utfört installationen skall stå för. I förlängningen kan detta i värsta fall även leda till att garantin helt upphör att gälla.
Vilka erfarenheter kan du bidra med i din nya roll?
– Jag ska ju inte bara lösa problem som uppstår utan också förebygga detta genom att förbättra hanteringen av eftermarknaden. Då har jag stor nytta av min förståelse för entreprenörsidans perspektiv.
Hur tänker du då?
– Entreprenören har ofta en god vetskap om vad som ingick i entreprenaden samt vad man har för ansvar och inte. Där kan det brista på beställarsidan. Men kan man öka kunskapen kring detta och även kunskapen om juridiken under garantitid så får man ett bättre och mer välfungerande samarbete med sina entreprenörer även under garantitiden.
Vad behöver man då tänka på?
– Entreprenören lämnar i allmänhet över mängder av dokumentation vid slutfört projekt. Den innehåller viktig information om hur installationerna ska driftas för att hålla, eller för att garantin ska gälla. Där behöver det finnas en rutin för noggrann genomgång av informationen och få in det i sina befintliga rutiner, så att den inte bara sparas ner på något ställe och sedan glöms bort.
Vilka är de viktigaste frågorna för dig i din roll på Västfastigheter?
– Att vi får till ett system och rutiner för bra och strukturerade överlämningar med ömsesidig förståelse, och att alla jobbar ungefär likadant med detta. Driften har oftast inte vetskap om vad som beställts från början, det har projektledaren. Därför är det bra om projektledaren kan vara delaktig under garantitiden. Om vi underlättar så mycket som möjligt för driften, får vi också ut mesta möjliga av våra investeringar.
Lisa Fresks tips för att lyckas med din överlämning och garantitid:
- Involvera driftgruppen tidigt i projekt genom att informera om pågående projekt och bjud in till aktiviteter där man ges möjlighet att lära känna projektet.
- Skapa ett bra samarbete med entreprenören under garantitiden redan från start genom att hålla ett uppstartsmöte tillsammans med driften och entreprenörens eftermarknadsorganisation.
- Utbilda den egna organisationen inom garantihantering, för utan kunskap är det svårt att kravställa.
- Ta fram checklistor och rutiner med specifika aktiviteter och dokumentation som måste gås igenom under överlämning och garantitid. Förklara också för organisationen varför detta är viktigt!
- Ta fram guider hur man gör när man bokar och genomför en garantibesiktning.
Text: Pernilla Fredholm
redaktionen@forvaltarforum.se
