Först tänkte Svenska Bostäder byta ut alla originalfönster från 50-talet, men den nya underhållspolicyn gjorde att bolaget vände om och renoverade fönstren istället.
Svenska Bostäder antog en ny underhållspolicy och gick från stora ROT-renoveringar till varsam renovering. Det var startskottet på ett nytänkande som har påverkat hela organisationen. ”Ett fartyg som byter riktning”, säger Teknik- och underhållschefen.
Ulf Viktorsson, Svenska Bostäder
– Vårt tidigare sätt att jobba med stora helombyggnader var ju väldigt visuellt, det skulle klippas band och kronprinsessor kunde komma. Det vi gör nu när vi underhåller, är istället ganska trist och vardagligt.
Det säger Ulf Viktorsson, teknik- och underhållschef i Svenska Bostäder, ett av landets större bostadsbolag med 685 fastigheter och drygt 28 000 lägenheter i Stockholmsområdet.
– Förr var attityden: vad ska vi byta ut? Våra förstudier nu går snarare ut på att titta på vad vi kan behålla.
Stor omsvängning av stor organisation
Under de senaste åren har Svenska Bostäder arbetat för att omsätta sin policy för varsam renovering i praktiken. Från helombyggnader till mindre löpande underhåll. Istället för att flytta på hyresgäster, strävar man nu efter att låta dem bo kvar. Istället för att byta ut, så vårdar man nu och reparerar.
Bara under det senaste året har bolaget genomfört ett hundratal renoveringar, merparten av dessa har följt den nya policyn, konstaterar Ulf Viktorsson.
– Vi har kommit en bra bit på vägen iallafall. Den nya policyn innebär en rätt stor omsvängning av en stor organisation. Ett kryssningsfartyg som ska byta riktning.
Hade hamnat i en loop
För tre år sedan beslutade Svenska Bostäders politikerledda styrelse att anta en ny underhållspolicy. I samband med det anlitades Ulf Viktorsson, tidigare bland annat teknisk chef på Botkyrkabyggen, som konsult. Hans uppgift: att göra en bred genomlysning av bolagets dåvarande underhållsarbete och föreslå nödvändiga förändringar.
– Vi kunde konstatera att Svenska Bostäder, som många andra stora bolag i allmännyttan, hamnat i en loop av det vi kallar helombyggnader. Slutsatserna var att vi behövde vikta om bolaget från fokus på stora projekt med många samtidiga mål till ett tydligare underhållstänk.
Förlorad kontroll på underhåll
Ett bekymmer, enligt Ulf Viktorsson, var att den förvaltande sidan av bolaget delvis hade förlorat kontrollen över vilket underhåll som gjordes och varför.
– Den förvaltande parten är duktig på att hantera hyresgäster och vardagsfrågor, men hamnade lätt i underläge inför stora projekt.
En konsekvens blev att det löpande underhållet ofta blev eftersatt, konstaterar Ulf Viktorsson, eftersom förvaltaren visste att huset skulle helrenoveras.
– Utifrån ett förvaltarperspektiv fanns ingen större anledning att göra en bra underhållsplan.
Ny organisation ska stödja förvaltarna
En första åtgärd efter utredningen blev en omorganisation. Under 2022 utsågs Ulf Viktorsson till teknik- och underhållschef; två underhållsplanerare anställdes och flera teknikspecialister knöts till hans nybildade underhållsgrupp.
– Vårt uppdrag är att stödja den lokala förvaltningen. Det är fortfarande områdescheferna i våra distrikt som äger och förvaltar husen och det är de som ansvarar för underhållsplaneringen.
Inventering av fastigheterna har blivit centralt
Detaljerad kunskap om fastigheternas tekniska status är helt avgörande för att kunna jobba mer varsamt, och en omfattande inventering av underhållsbehovet satte igång. En inventering som bara är i sin linda – ungefär en tiondel av bolagets 685 fastigheter har hittills inventerats i detalj – dels genom egna besiktningar, dels med konsulthjälp.
– Vi har anlitat konsulter som jobbat mycket med bostadsrätter för att inventera underhållsbehovet. Som utgångspunkt har vi bett dem att svara på frågan: Vad skulle styrelsen i en bostadsrättsförening gjort med huset?
Flera utmaningar
Den nya policyn innebär många fler små projekt att hantera än tidigare, och därmed ett nytt sätt för bolaget att förhålla sig till leverantörskedjan, säger Ulf Viktorsson.
– Tidigare hamnade väldigt många renoveringar på några få riktigt stora aktörer. Med vi eftersträvar inte längre att renovera ett helt hus. Istället tar vi en underhållsåtgärd i taget och det innebär många fler upphandlingar.
Lärande organisation
Den nya underhållsmodellen innebär också många fler beslut, många på detaljnivå, inom förvaltningen. Ska vi byta den här entréporten eller ska vi måla den? Är det här fönstret värt att bevara? Tidigare har inte förvaltningsorganisationen behövt fatta den typen av beslut och det skapade inledningsvis en osäkerhet konstaterar Ulf Viktorsson. Vad har jag för mandat? Vilket beslut är det riktiga?
En viktig uppgift för Ulf Viktorsson har varit att uppmuntra en tillåtande och lärande atmosfär.
– Det finns inte en chans att ha entydiga svar på alla detaljfrågor, det har snarare handlat om att försöka etablera en ny kultur och ett nytt förhållningssätt. Det kanske viktigaste är att frågorna överhuvudtaget ställs.
Belönats med Tänk om-priset
Svenska Bostäders långsiktiga arbete tilldelades nyligen Tänk om-priset. Priset delas ut av arkitektorganisationen ACAN, syftet är att uppmärksamma initiativ som minskar klimatpåverkan. I juryns motivering står bland annat “Att lämna gamla hjulspår kan vara tufft och att då vara öppen och transparent med att man inte har alla lösningar, men att man vet i vilken riktning man behöver röra sig är beundransvärt.”
– För ett antal år sedan fick Svenska Bostäder en hel del kritik från människor med intresse för bevarandefrågor: varför river ni ut så mycket? Idag upplever jag inte längre att vi är ”the bad guys”. Vi försöker i alla fall, och det är kul att det uppmärksammas.
– Men vi gör inte det här för att vinna priser. Vi gör det för våra hyresgästers skull och kanske framförallt för nästa generations skull, för barnen, vi vill kunna se dem i ögonen.
– Vår stora utmaning framöver är att få saker gjorda. Vi behöver skala upp antalet underhållsaktiviteter rejält. Det kommer att bli en ansträngning för hela organisationen.
Ulfs fem framgångsfaktorer för varsam renovering
- Förankring. Ett styrelsebeslut måste organisationen följa, vare sig man håller med eller ej.
- Organisation. En grupp eller person behövs för att driva arbetet framåt.
- Tydliggör vem som är fastighetsägare internt. I ett stort bolag är det viktigt att definiera vem som äger besluten.
- Kompetens. Vilken kunskap behöver de som äger besluten? Hur kan vi bidra?
- Inspiration. Studera hur andra jobbar varsamt.
- Kommunikation. Internt är det framförallt ett kommunikationsprojekt. Ge det tid att förklara på djupet. Man kan inte nog betona behovet av att dricka kaffe och att diskutera.
Text: Henrik Lundström
redaktionen@forvaltarforum.se
