Allmännyttans Digitaliseringspris Den vita älgen uppmärksammar Halmstads Fastighets AB, HFAB.
Engagerade medarbetare, en positiv atmosfär och flera pilotprojekt har bidragit till att digitaliseringen de senaste åren har tagit fart inom Halmstads Fastighets AB, HFAB. Nu prisas bolaget för sitt målmedvetna lagarbete.
Erik Ahlström, HFAB
– Vi som har jobbat med digitaliseringsprojekten har ofta haft ett leende på läpparna. Det har bidragit till en kreativ miljö, säger Erik Ahlström, digitaliseringsledare på kommunägda HFAB, Halmstads största bostadsbolag.
Digitalt äldreboende först ut
Under de senaste fem åren har HFAB arbetat med digitalisering i olika projekt, bland annat som deltagare i Allmännyttans digitaliseringsinitiativ. I ett tidigt testprojekt utvecklade HFAB, i samarbete med bland annat kommunens hemvårdsförvaltning, digitala äldrelägenheter.
Lägenheterna, som stod klara i Getinge 2018, var utrustade med en rad tjänster för att göra boendet mer säkert och tillgängligt, exempelvis digitala tittögon och digitala lås. Lägenheterna fick stor uppmärksamhet, men idag är det bara någon enstaka tjänst i drift.
En anledning var att målgruppen, många runt 85–90 år, hade svårt att använda tjänsterna, konstaterar Erik Ahlström.
– Många av tjänsterna vi tog fram föll platt. Men det var ändå ett viktigt projekt. Vi lärde oss mycket och fick kunskaper, bland annat kring målgrupper och hur vi förvaltar digitala tjänster, säger Erik Ahlström.
Minimerat felaktiga uthyrningar
Sedan dess har bolaget genomfört ett antal pilotprojekt. Flera av dem kan uppvisa konkreta resultat. Bland annat har bolaget utvecklat ett verktyg för att upptäcka felaktiga andrahandsuthyrningar.
– Tidigare var bosociala gruppen tvungna att manuellt gå igenom listor och register. Med det nya verktyget får de hjälp att prioritera arbetet och kan lättare sortera ut legitima hyresgäster, säger Erik Ahlström.
Interna digitala ambassadörer
Ibland har Erik Ahlström själv drivit projekten, ibland kollegor från olika avdelningar. Totalt har mellan fem och tio medarbetare inom bolaget deltagit – tillräckligt många, enligt Erik Ahlström, för att skapa en kritisk massa för att få fart på bolagets digitaliseringsarbete. Medarbetarna har också blivit interna ambassadörer.
– Vi har varit ett antal kollegor som haft intresse av att utveckla bolaget och att försöka förflytta kund- och företagsfokus. Eldsjälar som lägger ner både energi och tid, som också har varit duktiga på att sprida klokskap och god stämning, säger Erik Ahlström.
”Konservativ bransch”
När Erik Ahlström jämför HFAB:s digitala mognad med andra allmännyttiga bolag hamnar man någonstans i mittenskiktet. En av hans viktigaste arbetsuppgifter är intern: att fortsätta lyfta nyttan med digitalisering.
– Fastighetsbranschen är rätt konservativ. Även om HFAB inte genomför ett enda digitaliseringsprojekt kommer vi ändå att kunna fortsätta hyra ut.
– Men digitalisering är ingen fluga. Jag vill att vi ska bli ännu mer strukturerade och konkreta. Men det krävs rätt resurser och ett bra internt påverkansarbete.
Paketboxar och digitala trapphus utreds
För närvarande ser bolaget över förutsättningarna för att installera paketboxar i fastigheterna. Tillsammans med Allmännyttan utreds teknik, juridik och affärsmodell för leverantörsoberoende boxar.
Erik Ahlström har också förhoppningar om digitala trapphus. En förstudie har sett över för hur den klassiska anslagstavlan i trapphuset istället skulle kunna bytas ut mot digital boendeinformation.
– Förstudien pågår, och vi får se vad den landar i. Men initiala resultat är mycket positiva.
Datalagring nyckelfråga för framtiden
Erik Ahlströms önskeprojekt för framtiden handlar inte om någon ny, smart tjänst. Istället ser han hanteringen av data och datalagring som en nyckelfråga.
– Jag ser framför mig en stor databas, ägd och styrd av HFAB, där vi samlar alla våra fastighetsdata. Det är ingen spännande fråga, men det är basalt för att kunna dra verklig nytta av digitaliseringen.
Idag finns digital information ofta utspridd på enskilda teknik- och tjänsteleverantörer, konstaterar Erik Ahlström. Om alla data istället samlades på ett ställe – hos bostadsbolaget – skulle det skapa förutsättningar för helt nya digitala – leverantörsoberoende – tjänster, säger Erik Ahlström.
– Jag skulle helst vilja att skapa digitala förvaltningslösningar i bostäder som kommer både samhället och bolaget till del.
Eriks två bästa råd om digitalisering
- Klä digitalisering i ekonomi
Jag har lärt mig efter hand att det är viktigt att jobba med business case. Då blir det lättare att sälja in och skapa intresse för digitalisering. Hur kan projektet minska användningen av vår egen personal? Vad blir totala utgifter och intäkter? - Avsätt samlad arbetstid
Många jobbar med digitalisering fem eller tio procent av sin arbetstid. Det slutar ofta med att de jobbar noll procent – mycket annat pockar på uppmärksamhet. Kan man avsätta mer samlad arbetstid blir det mer ”bang for the bucks”.
Text: Henrik Lundström
redaktionen@forvaltarforum.se
HFAB prisat för lagarbete
Halmstad Fastighets AB har utsetts till vinnare av Allmännyttans digitaliseringspris Vita Älgen i kategorin Lag. Bakom priset står Sveriges Allmännytta.
Motiveringen lyder:
Förankring är nyckel till leverans. Halmstads Fastighets AB (HFAB) medverkar alltid som ett lag, med närvaro och ett tvärfunktionellt arbetsteam. En stark förankring och ambassadörskap internt finns genom hela projektet och beslutsvägarna är snabba. Bolaget har medverkat i flertalet piloter, alltid till 110 procent, och hittills har lagbygget HFAB alltid levererat projekten.
Läs mer om Allmännyttans digitaliseringsinitiativ här.
