Våga satsa på bra överlämning av nya projekt

Charlotta Bodemyr anses att statusen på överlämning av nya projekt till förvaltningen måste höjas och att överlämningen måste få ta tid om det ska bli bra.

För att få ut mesta möjliga av en ny eller renoverad byggnad måste statusen på överlämningen höjas så att den tillåts pågå under en längre period än i dag och i nära samarbete mellan projekt- och förvaltningsorganisationen. Det är kontentan av en ny skrift från organisationen Offentliga fastigheter.

Det är viktigt att inte se på överlämningen som en momentan händelse, utan som en process precis som övriga delar i ett byggprojekt, säger Charlotta Bodemyr, förvaltningschef på Granen och tidigare konsult på Sweco. Hon är en av författarna till skriften Överlämning av byggprojekt.

Brister i prestanda och missnöjda kunder
– Traditionellt består överlämningen av att det görs ett antal besiktningar och kontroller samt att man lämnar över en mängd information i form av analoga eller digitala pärmar. Men det är inte säkert att det är rätt eller relevant information och ofta saknas förutsättningar för att sköta byggnaden på bästa sätt, säger Charlotta Bodemyr. Det innebär i slutänden också risk för att hyresgästen hamnar i kläm och att man inte får ut den prestanda som var tänkt.

Inser inte värdet
Att det blivit så beror på att varken beställare eller byggprojektledare verkar inse värdet av en relevant överlämning.

Projektledaren är ofta redan på väg någon annanstans och beställaren har inte köpt den tid som behövs för att klara övergången på ett bra sätt.

Beställarens ansvar i första hand
Dessutom har förvaltningsorganisationen ofta inte varit tillräckligt delaktiga under projektets gång.

– Det är ju beställarens ansvar men som projektledare bör man även i ett tidigt skede påpeka behovet av en ordentlig överlämning, säger Charlotta Bodemyr.

Sex månader upp till ett år rimligt
Enligt Charlotta Bodemyr kan det krävas upp till ett år för att få till en lyckad överlämning, men åtminstone nåt halvår. Under den perioden lämnas projektet över successivt från projektorganisationen till förvaltningsorganisationen.

Det handlar om att projektledaren kanske från början är på plats en eller ett par dar i veckan för att fortlöpande minska sitt åtagande.

Marginell merkostnad
– Merkostnaden för en bra överlämning är marginell. Bara genom att lyckas vässa byggnadens prestanda och hantera garanti- och byggfel effektivare vinner man igen de pengarna flera gånger om.

Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se

Sammanfattning av skriften

  • Projektavslut behöver betraktas som en längre fas. Även mjuka leveranser bör ingå utöver affärsmässiga och legala leveranser.
  • En effektiv och relevant överlämning kräver gott och nära samarbete mellan byggprojekt- och fastighetsorganisation. Men även entreprenör och hyresgäst behöver involveras.
  • Det måste finnas en tydlig ansvarsfördelning under hela projektavslutsfasen och resurser avsatt hos samtliga aktörer. Förvaltningsorganisationen behöver förklara sitt behov av information och byggprojektorganisationen behöver avsätta tid för garantifel med mera.
  • Om avslutsfasen inte fungerar riskerar den nya lokalen bli en belastning och inte en resurs för både driftansvariga och hyresgäster.

Ladda ned rapporten Överlämning av byggprojekt här

För dig som vill veta mer

Kontakta: Andreas Hellström, projektledare och gruppchef på Förvaltningsutveckling på Sweco. Mobil: +46 (0)734 12 64 15. E-post: andreas.hellstrom@sweco.se