Jag har i tidigare arbeten använt Aff för avtal om fastighetsdrift och yttre skötsel. På nuvarande företag har vi driften i egen regi. Nu ska vi ta ett omtag på planeringen av tillsyn och skötsel. Skulle vi kunna använda Aff även till det?
Aff är i grunden branschregelverk och mallar för avtal, men Aff-strukturen och innehållet är användbart till mycket mer. Eftersom en del av avtalsmallarna (Tjänstebeskrivningen) innehåller en strukturerad beskrivning av de arbeten som ska ske, är denna del ovärderlig även vid planering av eget arbete.
Tjänstebeskrivningen består av en struktur av koder med rubriker, och förslag på arbetsuppgifter inom respektive kod. Det gör att den är användbar på två sätt:
- Ni får en struktur för att beskriva arbetet, så att inte alla arbetsuppgifter ligger i en stor klump. Istället är de grupperade på exempelvis Byggnad utvändigt, Luftbehandlingssystem och liknande.
- Innehållet blir också som ett smörgåsbord av vanliga arbetsuppgifter att välja från, så att ni kan få med er alla de uppgifter som bör göras i fastigheterna. Utan att ha en sådan grund är det väldigt lätt att glömma bort uppgifter i planeringen.
Missa inte väsentliga uppgifter
Det ni också får hjälp med om ni utgår från Aff i planeringen är att vaska fram vilka arbetsuppgifter ni anser att driftpersonalen inte ska utföra. I nästa steg tittar ni på om det är en annan avdelning som är ansvariga, eller om det är något som ska handlas upp av ett externt företag.
På det här sättet riskerar ni inte att missa väsentliga uppgifter, som exempelvis årlig kontroll av brandsläckare.
Gör så här
Så ni kan absolut använda Aff för att planera er egen verksamhet, och ni gör så här:
- Använd Tjänstebeskrivningen som en checklista på arbetsuppgifter, och se vilka som är passande för er.
- Fördela ut arbetsuppgifterna på era olika roller, och markera vilka som ska göras av externa företag.
- Bestäm hur ofta och när de olika uppgifterna ska göras, och se om vissa passar bra att göra tillsammans.
- Skapa ronderings-planer utifrån uppgifterna och se till att Aff-koderna finns med.
Har ni gjort på det här sättet så har ni en strukturerad plan som är lätt att följa och säkerställer att allt blir ihågkommet. Att Aff-koderna finns med på arbetsuppgifterna gör att ni lätt kan följa upp och justera hur ni arbetar exempelvis med värmesystemen.
Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader
