Förtroende och samverkan mellan parterna är a och o för att lyckas med en driftentreprenad. Andra framgångsfaktorer är att vara en bra beställare och att ställa rätt krav som man följer upp. Det anser Per Forsling, verksamhetsutvecklare på Stockholmshem, och Niklas Dalgrip, driftchef på Sisab.
Per Forsling har hjälpt SKL med en idéskrift om felavhjälpande underhåll, en av de vanligaste tvistefrågorna vid en driftentreprenad. Men det finns fler saker som kan gå snett.
? Som upphandlande fastighetsägare måste man inse att man är en beställarorganisation och inte en del av utförarorganisationen, säger Per Forsling. Man måste också ha klart för sig vad man vill uppnå med upphandlingen, till exempel nöjda slutanvändare, bättre service, lägre kostnad. Det är det som ska ligga till grund för avtalet.
Vanligaste felen
Enligt Per Forsling finns det tre huvudorsaker till att det uppstår problem i entreprenaden:
• Bristande upphandlingsunderlag
• Låga anbud
• Bristande samarbete och förtroende mellan parterna.
Undvik tvister
? För att undvika tvister är det viktigt för båda parter att vara överens om avtalets innebörd och minimera risker. När det gäller felavhjälpande underhåll så vet både parter att saker kommer att gå sönder, men man vet inte var, när och hur mycket. Därför bör man ha en modell att felavhjälpande underhåll ersätts rörligt.
? För att bygga förtroende är det en fördel att ha speglande organisationer där parterna möts och samverkar på flera nivåer ? såväl strategiska som taktiska och operativa, säger Per Forsling.
En terrier som aldrig ger upp
Sisab, Skolfastigheter i Stockholm AB, äger och förvaltar 400 förskolor och 190 skolor i Stockholms stad med totalt 1,8 miljoner kvadratmeter uthyrningsyta, som driftas på entreprenad. Driftchefen Niklas Dalgrip brinner för driftsfrågorna.
? Målet är att alla ska må bra varje dag i våra byggnader. Vi fixar bara detta genom att vara en terrier som aldrig ger upp, säger han.
Företaget arbetar utifrån ledorden beställarkompetens, engagemang, ansvar och samverkan och har de senaste åren utvecklat sin beställarkompetens. Man jobbar tätt i lag som består av servicetekniker, fastighetschefer och förvaltare.
Aff-lösningar
? Det gör att vi verkligen vågar ta ansvar. Det är vi som anger vad som ska göras, hur det ska göras och hur ofta. Om något går fel skyller vi inte på entreprenören, säger Niklas.
Sisabs recept för att undvika tvister är att avtalen är enkla att förstå och hantera för båda parter:
? Därför jobbar vi mycket med standardlösningar från Aff och hittar inte på egna krav. Utifrån våra kalkyler kan vi också garantera våra entreprenörer en minsta garanterad debiterbar tid för felavhjälpande underhåll.
Eget uppföljningsverktyg
Sisab har lagt ned mycket tid på att utvecklat ett eget verktyg för att registrera och följa upp i realtid vad som görs.
? Om man inte har tillgång till ett eget system för uppföljning bör man ställa krav på att entreprenören tillhandahåller ett sådant.
Sist men inte minst samverkar Sisab med entreprenören på flera olika nivåer.
? Vi har månadsmöten där driftledare träffar serviceledare, har cirka 70 kontraktmöten per år där vi diskuterar avtalets utformning och så samverkar vi förstås varje dag ute i våra fastigheter. Vardagen handlar om hårt arbete, det är ingen glamour alls.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
• Fastighetsdrift är och ska vara en serviceleverans
• Tänk igenom upphandlingen, sök det som är kalkylerbart
• Ställ krav som är rimliga och följ upp kontinuerligt
• Se till att ha speglande organisationer, möt leverantören på jämbördiga villkor på alla nivåer
• Inse att det måste få ta både tid och resurser att vara en bra beställare.
