Att byta system kan vara en riktig utmaning för en fastighetsförvaltningsorganisation, dessutom om även ekonomisystem ska ingå. Men med rätt metod och bra förarbete förenklas processen. Men hur ska ni gå till väga och vilka fallgropar ska ni undvika?
AI, digitala tvillingar och Industriell Internet of Things (IIoT) är bara några av de begrepp som används flitigt när digitalisering diskuteras. Det är lätt att fastna i och bländas av modeorden men det är viktigt att komma ihåg att allting startar med att basen, fastighetssystemet, är modernt och uppdaterat. Det är ett krav och en hygienfaktor för att organisationen ska kunna implementera nya digitala tjänster som skapar värde.
Utmaningarna med ett systembyte kan upplevas som många och den totala investeringen, eller kostnaden, för ett nytt system är relativt rejäl. Dessutom kan insatsen i tid och engagemang från organisationen vara omfattande samtidigt som förståelsen mellan systemleverantör och verksamhet kan vara bristfällig.
Hur tar ni er då över puckeln och vilka system ska ni ge er på? Behöver ni många olika system eller räcker det med ett som kan allt? Kanske kan ni skräddarsy en systemlösning för just er organisation, det vore ju perfekt, eller?
För att lyckas krävs grundförutsättningar
Det krävs att vissa grundförutsättningar finns på plats för att få processen med att byta fastighetssystem att löpa smidigt. Ni behöver:
- Se till att ha en tidplan som är realistisk.
Systembyte är en form av hjärttransplantation i en organisation och det kräver god planering. - Se till att ni har rätt organisation, koll på era arbetsprocesser och sätt av resurser.
Tro inte heller att ett system löser organisatoriska brister, ett system är ett verktyg och inte en lösning på bristande ledarskap, bristfälliga arbetsprocesser, resursbrist eller kompetensbrist.
Beslutet är fattat, ni tänker byta fastighetssystem
När ni väl har fattat beslutet att gå vidare från idé till att genomföra inköp och implementering av det nya systemet så ser en effektiv process ut så här:
- Behovsanalys
- Kravspecifikation
- Upphandling
- Implementering
Vilka fällor finns det då på vägen mot det nya systemet och effektivare verktygen?
Massor givetvis. Enligt vår erfarenhet, som baserar sig på de många privata och offentliga företag och organisationer som vi hjälpt genom åren, är ett av grundfelen att man utgår från det nuvarande systemet med dess fel och brister och inte från sina egentliga behov när kravspecifikationen upprättas.
System byts ut kanske var 10–15 år och de system som är moderna och bra idag ser helt annorlunda ut än för 15 år sen. De är mer automatiserade och kräver mindre manuell hantering, vilket innebär att lösningen ser annorlunda ut idag än för 15 år sedan. Synen på vad som är en god IT-strategi har också förändrats med tiden och det är lätt att hamna fel.
Exempelvis var det tidigare populärt att skapa alla typer av integrationer mellan system, bara för att det gick att göra. Idag har många landat i att effektiva flöden av information kräver en mer hållbar IT-arkitektur där olika system kan bytas ut utan stora operationer.
En lösning på det kan vara en integrationsmotor eller datalager som just är gjorda för att hantera många olika system och samlad information. När både verksamhet och IT är överens om de övergripande behoven blir det enklare att ställa krav på varje enskilt system.
Omfattande kravspecifikation
Något som också kan lägga käppar i hjulet är att göra en för omfattande kravspecifikation. Risken finns då att inget system motsvarar kraven och att ni inte får in några anbud i er upphandling eller att ni tvingas bygga ert eget system, vilket ju de flesta inte vill.
Så länge ni väljer ett system som är framtaget för den verksamhetstyp ni bedriver (till exempel bostadsförvaltning, förvaltning av lokaler eller mark) så finns det bra stöd för alla vanliga behov inom en fastighetsorganisation.
En allt för detaljerad kravbild på systemet kan även ta bort fokus från vilken leverantör ni ska välja. Systemen uppdateras och förändras och om några år är delar av kraven inaktuella. Men har ni valt rätt leverantör så rör sig utvecklingen i rätt riktning och ni får i stället nya effektiva lösningar i ert system.
Hackers, cyberskurkar och IT-system i molnet
I dagens situation med hacker och cyberattacker behövs också ett strategiskt säkerhetsarbete och där är IT-systemen en viktig del. Frågor som er organisation behöver fundera över och ställa sig är till exempel; vilka säkerhetskrav har vår organisation och klarar vi de krav som ställs på verksamheten idag? Ska vi ha lokala servrar eller en molnlösning och hur vet vi var molnet ligger?
Idag har de flesta molnleverantörer avancerade lösningar för känsliga verksamheter och så länge kravspecifikationen är tydlig kring säkerhetskriterierna fungerar en molnlösning utmärkt. Dessutom kan molnleverantörer paketera extra känslig information separat vid behov.
Fundera och utred om ni kan segmentera er information baserat på hur känslig den är. Kanske ska den känsligaste informationen inte finnas i molnet utan hanteras separat och åtskild från övrig information. På så sätt kan man undvika att hanteringen av känslig information med höga säkerhetskrav påverkar prestandan för övrig information.
Systemupphandlingen är baxad i mål, bara implementering kvar…
När sedan allt arbete med behov, kravspecifikation och upphandling är avklarat och systemet inköpt återstår det stora arbetet med implementering. Implementering av nya system kräver dedikerade resurser och mycket tydlig styrning.
Troligen behöver en del av informationen från det gamla systemet tvättas för att kunna föras över till det nya systemet. En del felaktig information kanske behöver korrigeras och rättas.
Användarna ska utbildas och lita på det nya, det behövs också uppdaterade arbetsprocesser och rutiner. Här rekommenderar vi att engagera både användare från flera områden och samtidigt ta hjälp för att projektleda helheten.
Systembyte är inte enkelt, men spännande och givande, framför allt när resultatet kommer efter genomfört projekt och tidigare manuellt arbete omsatts i mer kvalitativ hantering och roligare processer.
När man dessutom kan lita mer på det som kommer ur ett system och använda det som beslutsstöd är ju verktyget ett riktigt verktyg för effektivare förvaltning!
Så svaret på frågan om man verkligen måste byta är JA! När man är ute på andra sidan är det väl värt insatsen.
7 tips för att lyckas med inköp och implementering av fastighetssystem.
- Gör en bra omvärldsanalys så att ni vet vilka system som kan vara aktuella, ta hjälp om så behövs
- Beskriv behoven i kravarbetet, låt leverantörerna svara på hur lösningarna ser ut i systemen
- Planera och påbörja hela arbetet med flytt av data i god tid
- Passa på att rensa och skapa tydliga begrepp så att ni kan få bra rapporter och analyser
- Leta efter möjligheter att förenkla och effektivisera genom nya arbetsformer
- Skapa en förvaltningsplan för det nya systemet med rutiner för att hålla all information aktuell
- Ta hjälp! Det här är verksamhetsutveckling. Det kommer att ta tid och kraft, se till att projektledningen får stöd och orkar driva hela projektet i mål.
