Kraven ökar på rapportering, hållbarhet och digitalisering. I kombination med resursbrist och daglig verksamhet är det en utmaning inom fastighetsförvaltningen. Svefa ger dig 6 tips på hur du bäst paketerar och effektiviserar ditt förvaltningsarbete.
Strukturerad paketering av förvaltningstjänster, vad innebär det?
Många förvaltande organisationer diskuterar hur man ska organisera sig för att skapa en effektiv förvaltning. Men ofta hamnar den diskussionen direkt ner i verktygslådan utan att riktigt lösa de strategiska frågorna som behövs för att räta ut de frågetecken som finns och de bekymmer som dagens lösning innebär.
Vi på Svefa använder en metodik som förenklar och lyfter den diskussionen från frågan om hur förvaltning och drift ska skötas till vad ska göras av vilken part och varför.
Hur ser problemen ut i förvaltande organisationer idag?
Idag råder generell resurs- och kompetensbrist i branschen.
Till detta kommer krav på ökad rapportering i många led och breddning av vad en fastighetsförvaltande organisation ska klara av, till exempel avseende hållbarhet och digitalisering, både i relationen till leverantörer och kunder.
Inte sällan pågår även en omfattande projektverksamhet och parallellt med detta kommer också kraven på informationshantering och ökad teknisk specialisering.
Varför är det viktigt med fokus på rätt frågor vid rätt tid i processen?
En förvaltningsorganisation består ofta av en komplex sourcing-värld, där både utförande i egen regi och via leverantörer samsas i samma byggnader och i samma tekniska system. Det är idag få aktörer som har helt renodlad egen-regi-förvaltning eller motsvarigheten helt upphandlad leverans.
För att hitta den optimala kombinationen för just er organisation behöver man ställa sig ett antal frågor i rätt ordning:
- Vad ska utföras
- Vem ska utföra
- Hur ska det utföras
Frågorna är enkla, men svaren desto mer komplexa. Poängen med att fokusera först på punkt 1 ” Vad ska utföras”, är att omfattningen på den pågående diskussionen sätts direkt.
Är utmaningen för er organisation utemiljö, då behöver man först definiera var gränsen går för utemiljö i just er organisation. Först därefter kan man resonera om vem som ska utföra det som saknas eller som behöver förbättras.
Är det internt som arbete ska utföras eller externt, och hur många parter är iblandade, är det en grupp leverantörer eller interna roller? Var kommer samordningsansvaret att ligga med vald lösning?
När sedan Vad och Vem är klarlagt kan man dyka ner i till vilken servicenivå, det vill säga hur, och på vilket sätt, en aktivitet ska utföras?
Där sätter man nivån på arbetet, hur många resurser kommer behövas i det här uppdraget eller för den här enheten och hur ser förutsättningarna ut för att få till den kvalitet som behövs och önskas.
Vad är Svefas erfarenhet från genomförda förvaltningsupphandlingar? Hur ser det ut i verkligheten?
Vi har vid ett flertal tillfällen kommit in i en organisation för att genomföra en upphandling av fastighetsdrift och kunnat konstatera att det saknas en strukturerad paketering av förvaltningsaktiviteterna som helhet, inklusive drift och utemiljö.
Ofta finns bekymmer i driftleveransen och bland förvaltarna som inte hinner med det man ska göra, det finns helt enkelt gråzoner som inte är hanterade avtalsmässigt eller i den interna organisationen och som därför tar alldeles för mycket tid i anspråk.
Ett exempel är arbetet med energieffektivisering, det ligger ofta i driftorganisationens ansvar att arbeta med, men förvaltarna ger inte support med basfakta och arbetet blir därför inte prioriterat.
Ett annat exempel är kvaliteten på utemiljön som upplevs bristfällig. Utemiljö ingår kanske som ett ansvar för den upphandlade driftleverantören, men kompetensen saknas hos leverantören och man har därför tagit hjälp av en underentreprenör som i sin tur inte alls har samma förståelse eller insyn i fastighetens förutsättningar i övrigt och som levererar sin tjänst utifrån en kravnivå långt under den förväntade.
Paketeringen borde ha sett annorlunda ut i bägge exempelfallen ovan.
Vad är rätt metodik för att skapa effektiv utveckling av förvaltningsorganisationen?
När vi jobbar med paketering utgår vi ofta från Aff-strukturen för att hitta rätt kombination av förvaltningsaktiviteter som utförs av rätt aktör.
Det är ett strukturerat arbetssätt som kan användas både i det interna utvecklingsarbetet såväl som inför en ny upphandling eller omförhandling av leverantörer.
Metodiken innebär att man inte ”tappar bort” någon aktivitet och att det blir lätt att komplettera de klassiska leveranserna teknisk förvaltning och drift med den övergripande styrningen som behövs för att få det utfall som förväntas. Även om kunskapen om Aff inte är lika hög på alla nivåer i organisationer är systematiken användbar och enkel att ta till sig på rubriknivå.
När organisationen tagit fram en strukturerad paketering av förvaltningen blir det enkelt att handla upp det som behöver handlas upp och parallellt med detta ställa rätt krav på den egna organisationen och kompetensutveckla det som behövs.
Svefas sex tips för en framgångsrik paketering av förvaltningstjänster:
- Fundera igenom vilka förvaltningsaktiviteter som är kritiska för er verksamhet, var finns gränssnitten och är det på rätt plats idag?
- När omfattningen är klar, gå igenom vem som ska utföra respektive aktivitet, internt eller externt, flera eller en part och var ligger samordningsansvaret?
- Därefter kan ni dyka in i hur leveransen ska ske, till vilken servicenivå och vilken entreprenadform är bäst här?
- Glöm inte bort den interna organisationen! Om inte beställarorganisationen fungerar är risken stor att den upphandlade tjänsteentreprenaden blir sämre än förväntad, organisations- och kompetensutveckling behöver vara ett löpande arbete.
- Genomför arbetet på ett strukturerat sätt så undviker ni att missa någon del, till exempel med hjälp av Aff-strukturen
- Ta hjälp om den egna kompetensen saknas eller tiden brister, gärna med Aff-kompetens, för att guida i processen ovan!
