Som fastighetsbolag vill vi följa upp hur verksamheten går – för att kunna fatta välgrundade, faktabaserade beslut framåt. Men hur noggrant behöver vi veta och analysera vad som redan hänt? Per Forsling och Lukas Posolda resonerar om värdet av historiska data.
När är en siffra good enough?
Häromdagen hade vi en smula hetsigt utbyte i korridorerna. Det började med att en kollega undrade: ”När jag tittade på vakansgraden för förra kvartalet, är den annorlunda än vad rapporten visar idag att den varit.” Vi glodde på skärmen där Power BI-diagrammet lyste i all sin glans och undrade vad som stämde. ”Hur kan historiska siffror ändras? Det har ju redan hänt!”
Vi tog en paus och reflekterade. För det första var rapporten från början uppbyggd utan all data på plats – historiken var mer illustrativ än exakt. För det andra har plattformar som Power BI, Tableau eller Qlik inga ”filter” – de visar alltid den senaste ”sanningen”. Ändrar vi grunddata förändras dashboarden automatiskt. Och eftersom vi är vana vid att ”rapporter” alltid haft sina författare, och slutresultaten sparats i orörliga dokument, genomgår vi en anpassning till att allt mer inkommande information är dynamiskt framtagen. Även historiska utfall ändras alltså.
Detta fick oss att reflektera över något större: vår besatthet av historieskrivning i organisationer.
Historieskrivningens tyranni
En snabb analys av Jernhusens egen delårsrapport visar upp till 50 beräknade utfall av olika nyckeltal. Där är det av många skäl väldigt viktigt med exaktheten i siffrorna. Men i många andra sammanhang, för internt bruk, adderas otaliga lager av beräkningar, KPI:er, jämförelser med budgetar och prognoser. En till synes oändlig lista.
Jernhusen och andra liknande bolag lägger stora resurser på historieskrivning. Alla siffror behöver följas, valideras och förklaras. Vi ägnar med andra ord en hel del tid åt att beskriva gårdagen – men hur mycket ägnar vi åt morgondagen?
Digitalisering i fastighetsbranschen bygger på data. Det handlar många gånger om att samla in data, analysera data och sedan optimera verksamheten med hjälp av data. Det kan handla om driftoptimering som görs med historisk energiförbrukning som grund. Det kan vara förändrad tillsyn och skötsel baserat på kundundersökningar. Vi tar aktiva vardagliga beslut hela tiden. Ofta är de baserade på historiska data inifrån vår egen verksamhet.
När är ”good enough” faktiskt tillräckligt bra?
Data behöver vara tillräckligt bra för att fungera som underlag till nya insikter. Insikter om vad som hänt och varför. Men framför allt behöver data vara tillräckligt bra för att kunna hjälpa oss att ta beslut om framtiden.
Peter F. Drucker, inflytelserik managementteoretiker och konsult, är av många särskilt ihågkommen och berömd för sin ”abandonment principle”. En slags metod för ledare och organisationer, som bygger på att kontinuerligt utvärdera vad i arbetet som kan – och bör – utfasas. Man kan argumentera för att de snabbast växande bolagen idag kännetecknas av hur snabbt de levererar, inte så mycket hur exakta de är i sina beslut.
Tänk på det en stund. Vi ägnar enorma mängder energi och tid på att berätta vad som har hänt – interna rapporteringar, uppföljningar, förklaringar av differenser. Men alternativkostnaden är att vi inte lägger tillräckligt med fokus på vad vi ska göra idag och imorgon.
I en alltmer oförutsägbar omvärld är tiden mellan insikt och beslut en avgörande framgångsfaktor. De företag och individer som har snabbt till beslut blir mer framgångsrika. De företag och individer som däremot fastnar i att hitta den perfekta informationen om historien blir kvar på perrongen.
Finns det hopp?
Föreställ dig en framtid där vi använder AI för historieskrivning och analys, medan vi riktar vår mänskliga uppmärksamhet mot idag och imorgon. Ja, mer av framtidsskrivning helt enkelt. För i slutändan är frågan inte om historiska siffror är exakta eller inte. Frågan är inte vilken decimal som egentligen var rätt på vakansgradssiffrorna från förra kvartalet. Frågan är om siffrorna är tillräckligt korrekta och relevanta för att vi med hjälp av dem ska kunna fatta kloka beslut om framtiden.
Och ibland måste vi – oavsett om vi kallar det ”abandon principle” eller något annat – acceptera att en siffra som är ”good enough” faktiskt är… tillräckligt bra.
Per Forsling och Lukas Posolda
Jernhusen
