De flesta kan nog hålla med om att ju mindre tid man lägger på administration, desto mer effektiv och lönsam blir förvaltningen. Vägen dit stavas digitalisering – men det i sig är inte lösningen. Om de olika systemen inte kommunicerar med varandra uppstår det ändå tidstjuvar. Då kan ett molnbaserat processtöd göra hela skillnaden.
Ett molnbaserat processtöd fungerar som en sambandscentral som länkar ihop alla system som används för den ekonomiska förvaltningen. Det ger en värdefull översikt som underlättar förvaltningen i grunden och därmed skapar högre lönsamhet.
– Vi kan hantera och effektivisera administrationen för både fastighetsbolag och bostadsrättsföreningar parallellt i våra system. Här är det digitala processtödet kronan på verket. Stödet ger en helikoptersyn över alla administrativa flöden och en järnkoll på arbetsgångarna, säger Johan Fäldt, säljchef på Hogia Fastighetssystem.
Knyter ihop arbetsgångarna
Hogia levererar i dag en helhetslösning för fastighetsbranschen med molnbaserade system för fastighetsförvaltning, ekonomi och personal. I processtödet, som fungerar som en sambandscentral för alla system, visas exakt vad som behöver göras för respektive kund. Det kan handla om aviseringar, inbetalningar, fakturering och löpande redovisning.
Nyligen adderade Hogia även en lösning för digital inlämning av årsredovisningar. Framåt kommer processtödet kunna ge en överblick över vilka årsredovisningar som behöver skickas i väg till behöriga styrelsemedlemmar och vilka är som är signerade och klara.
Just nu pågår ett arbete med att integrera fler av Hogias system till processtödet, med målet att översiktsvyn ska vara helt realtidsuppdaterad. När en medarbetare utför ett arbetsmoment återkopplar de integrerade systemen till det digitala processtödet, som sammanställer hur långt organisationen har kommit i sina olika åtaganden. Skulle någon bli sjuk kan en kollega sömlöst ta över arbetsmoment, utan att det skapar driftstörningar hos kunden.
– En annan styrka med vår lösning är att förvaltaren kan kommunicera med kunderna genom en kundportal. Här kan du chatta med en eller flera kunder, skicka ut påminnelser och dela rapporter. Allt sköts krypterat och GDPR-säkert, säger Johan Fäldt.
”En gul tråd”
Hogias processtöd lämpar sig väl för alla aktörer: förvaltarorganisationen som samlar flera hundra kunder, den mindre förvaltaren och det privata fastighetsbolaget.
– Oavsett hur stora åtaganden det handlar om skapar vi en gul tråd som knyter samman flödet, förenklar administrationen och gör den meningsfull. Dessutom är systemet väldigt prisvärt och relativt flexibelt, säger Johan Fäldt.
Han trycker på att ett dåligt fungerande affärsstöd leder till konsekvenser för hela verksamheten – det blir en kostsam tidstjuv som resulterar i ineffektivitet.
– När det inte finns några sömlösa flöden måste du manuellt stämma av under arbetets gång. Då tar det mycket tid att kolla var i processen du ligger. Jag skulle säga att det innebär en risk och en sårbarhet att använda system som för all del är bra, men som inte pratar med varandra, säger Johan Fäldt och tillägger:
– Genom att i stället använda vårt processtöd stärker kunden upp sina interna processer – och därmed också sin konkurrenskraft och attraktivitet.
FAKTA: Om Hogia Fastighetssystem
Hogia utvecklar lösningar som står för mobilitet, lönsamhet, enkelhet och trygghet och erbjuder ett komplett fastighetssystem. Är du nyfiken på hur du kan effektivisera din förvaltning med hjälp av Hogias processtöd? Välkommen att kontakta oss på telefon 0303-688 20 eller via mail, fastighetssystem@hogia.se.
