AI-verktygen sparar tid och kan höja kvaliteten i det dagliga arbetet, men i takt med att AI blir en naturlig del av arbetslivet ökar också kraven på hur tekniken används.
Samtidigt som användningen ökar träder EU:s AI-förordning, AI Act, successivt i kraft. För organisationer och chefer handlar AI därför inte längre bara om effektivisering utan också om ansvar.
En grundläggande skyldighet, enligt AI Act, är att organisationer som använder AI-system måste vidta åtgärder så att de personer som använder systemen har tillräcklig kunskap för att förstå både möjligheterna och riskerna. För chefer innebär det att man behöver förstå vilka uppgifter som är lämpliga att använda i förhållande till AI-verktygen, vilka begränsningar verktygen har, vilka risker som uppstår när AI används på arbetsplatsen och när mänskliga bedömningar måste väga tyngre än systemets rekommendationer.
AI och personuppgifter
AI Act klassificerar flera typer av AI-system som används för till exempel rekrytering, urval, prestationsbedömning, befordran och andra personalbeslut som så kallade högrisksystem som ställer höga krav på medvetenhet om hur systemet får och kan tillämpas. Skälet till det är att felaktiga beslut kan få stora konsekvenser för individen.
Det betyder inte att AI inte får användas. Men det betyder att arbetsgivaren måste ha kunskap inom AI-området för att kunna använda det på ett korrekt, och kompletterande, sätt i sin arbetsledning.
Robot utan omdöme
En chef kan till exempel använda AI för att strukturera information inför ett utvecklingssamtal eller få hjälp att formulera dokumentation. Däremot bör man vara mycket försiktig med att låta AI bedöma en medarbetares prestation, rangordna kandidater vid rekrytering eller föreslå disciplinära åtgärder utan mänsklig granskning.
För något som AI saknar, åtminstone än så länge, är det centrala i allt ledarskap: omdöme. AI är fortfarande en maskin som inte känner verksamheten, arbetsgruppen eller historiken bakom till exempel en konflikt, ett långt anställningsförhållande eller liknande. Den kan analysera data men inte förstå sammanhang.
Förbered och agera
I de flesta personalfrågor behöver olika personuppgifter hanteras på ett eller annat sätt. Här är det viktigt att iaktta stor försiktighet kring är hanteringen av sådana personuppgifter och användandet av AI. Hanteringen av uppgifter om till exempel sjukdom, prestation, samarbetssvårigheter eller rehabilitering måste vara förenlig med såväl GDPR som arbetsrättsliga regler. Några konkreta råd för alla organisationer kopplat till AI-användandet blir därför:
Gör en inventering av de system som finns i organisationen där AI används. Etablera en tvärfunktionell arbetsgrupp med representanter från olika avdelningar. Vid behov, ta hjälp externt.
Identifiera högrisksystemen, alltså de system som används inom områden såsom personal, rekrytering, lönesättning.
Säkerställ att personal och chefer som arbetar med AI har tillräcklig utbildning och kunskap om hur AI fungerar och vilka risker som finns.
Skapa en AI-policy. Sätt upp riktlinjer för hur och när AI kan användas, vad som får laddas upp i AI-verktygen. För att skydda affärshemligheter och för att följa GDPRs krav på hantering av personuppgifter. Identifiera även var i processen mänskligt beslutsstöd krävs.
Gör information om AI-policyn tillgänglig. Informera anställda och lokala fackliga företrädare om hur AI används i verksamheten.
AI är här för att stanna, och utvecklingen går snabbt. Med rätt förberedelser kan AI bli en stor hjälp för att effektivisera och skapa nya möjligheter. Att utbilda ansvariga i verksamheten är ett viktigt första steg för att kombinera det bästa av AI:ns möjligheter och de mänskliga omdömena som ledarskapet även framgent kommer att kräva av oss.
Karl Engman, rådgivare/förhandlare Fastigo
