Andreas Pettersson Rosendal och Christian Beniamin är två medarbetare på SSSB som engagerat sig i arbetsgruppen som utarbetat besiktningshandboken tillsammans med Susanne Svensson på BFAB.
Med en ny besiktningshandbok har Stockholms studentbostäder (SSSB) fått en tydligare struktur och förståelse för hur avflyttningsbesiktningar ska genomföras och dokumenteras, tydlighet i när hyresgästerna ska faktureras och ett konsekvent bemötande av hyresgästerna. Besiktningshandboken har tagits fram tillsammans med BFAB.
Christian Beniamin, verksamhetsutvecklare på SSSB:s förvaltningsavdelning har varit drivande i arbetet. Tillsammans med Susanne Svensson, föreläsare och utbildningsansvarig på BFAB, delar han här med sig av sina erfarenheter.
SSSB förvaltar omkring 8 000 bostäder. Omsättningshastigheten är hög och uppgår till 40–50 procent per år. Det innebär tusentals besiktningar per år och att det inte finns utrymme för några godtyckliga bedömningar.
Stor omflyttning kräver tydlig struktur
Inflyttningen sker två gånger per månad. Christian berättar att flest inflyttningar sker första mars, första september och senaste tiden har även augusti blivit en månad då många glada studenter gör sig hemmastadda. Dessa toppar ställer stora krav på att den interna kommunikationen och att alla besiktningar utförs likvärdigt. Varje månad kan en husvärd i snitt besikta 15–20 bostäder.
– Jag tror att besiktningshandboken kommer att förbättra det interna samarbetet ytterligare och att det blir smidigare för alla medarbetare att ha en gemensam källa där vi tar del av samma information. Jag tror även på att behålla en ödmjukhet inom verksamheten, det kommer alltid att finnas områden att förbättra. Det är också en av de roliga delarna med vårt arbete!
SSSB bygger ännu fler lägenheter
SSSB arbetar enbart med studentbostäder och befinner sig i dagsläget i en intensiv och spännande utvecklingsfas. Dagens bostadsbestånd kommer att utökas ytterligare med målet att bygga minst 2 000 nya studentbostäder i en takt om 200 per år.
Det senaste aktuella projektet är en utbyggnad av studentbostadsområdet Lappkärrsberget, där det ska produceras ungefär 800 nya studentbostäder. Under sommaren 2020 sker den första inflyttningsetappen, då 297 lägenheter får nya hyresgäster. Fler studentbostäder medför också fler avflyttningsbesiktningar.
Olika lång process beroende på kundens behov
Susanne hjälper SSSB att utveckla deras besiktningsprocesser och rutiner sedan oktober 2019 och nu är de i slutfasen av projektet. Ett arbete som går ut på att hjälpa personalstyrkan att säkerställa att alla medarbetare som besiktigar gör det utifrån samma rutiner och måttstock.
– Processen för att ta fram en besiktningshandbok är olika lång hos olika kunder beroende på vad kunden har för behov, samt hur deras interna processer ser ut, berättar Susanne.
Den gemensamma problembilden för kunderna, menar Susanne, är att få tiden att räcka till när det är månadsskifte. Olika rutiner och processer behöver löpa på så smidigt som möjligt, samtidigt som det behöver finnas en intern förståelse kring dem. Andra vanliga utmaningar berör hur man informerar hyresgästerna så att de gör rätt från början, hur man ska göra likvärdiga bedömningar vid slitage eller skador och att ta likvärdigt betalt.
Susanne Svensson, BFAB.
”Det ska vara enkelt att göra rätt”
Christian Beniamin är en av sex medarbetare som ingått i den interna projektgruppen. Han berättar:
– Syftet med handboken är att förtydliga, ge verktyg och stöd i besiktningsarbetets alla delar. Men även effektivisera och digitalisera. Alla anställda ska känna sig trygga i sitt arbete och det ska vara enkelt att göra rätt. Sedan är det ett stort plus att besiktningshandboken även visat sig bli ett ypperligt underlag för nyanställda när de ska sätta sig in i hur vi arbetar.
Christian betonar att besiktningshandboken också skapar en stabil och gemensam grund som de anställda tillsammans kan bygga vidare på efterhand att de utvecklar arbetet framöver.
En besiktningshandbok blir till
SSSB och BFAB har utvecklat besiktningshandboken tillsammans och är nu i slutskedet av samverkansprocessen. Arbetet med en besiktningshandbok brukar generellt börja med en kartläggning av nuläget och statusen kring det befintliga besiktningsarbetet. Därefter följer en tvådagars grundutbildning i avflyttningsbesiktning.
Ett av de områden som tas upp är den bakomliggande juridiken, ett besiktningsprotokoll kan ju faktiskt vara ett avgörande dokument vid en tvist. Därefter inleds processen för att gemensamt med BFAB:s konsult arbeta fram ett för företaget gemensamt synsätt.
När alla interna processer och riktlinjer är dokumenterade och genomgångna och ett utkast av besiktningshandboken har färdigställts skickas denna på remissrunda till berörda parter internt. Avslutningsvis genomförs den viktiga implementeringen för att säkerställa att besiktningshandboken blir ett lättillgängligt verktyg i arbetsvardagen.
Extern feedback gav SSSB nya perspektiv
Susanne har ansvarat för processen och har med sin erfarenhet levererat förslag på arbetssätt anpassade för SSSB och hur de kan konkretiseras i besiktningshandboken.
– Vi arbetar fram ett nytt arbetsredskap tillsammans. Att utveckla en besiktningshandbok är en levande process som ser olika ut beroende på organisationen och medarbetarnas tidigare kunskap inom området, berättar Susanne.
– Susanne är mycket duktig och påläst inom området. Det interna samarbetet inom SSSB är utmärkt. Men med Susanne har vi haft många spännande diskussioner där hon lyft saker som vi själva inte tänkt på tidigare. Susannes feedback har varit mycket givande för hela processen och gett oss nya perspektiv, säger Christian.
Vill du veta mer om hur er organisation kan effektivisera era avflyttningsbesiktningar? Under de fem senaste åren har Susanne varit en flitigt anlitad föreläsare inom avflyttningsbesiktning grund samt fördjupning. I sin roll som konsult utvecklar hon också besiktningshandböcker för fastighetsbolag samt tillsynsbesiktningar för kommuner.
Läs mer om hur BFAB kan hjälpa er här.
Om Stockholms studentbostäder (SSSB):
SSSB har funnits i över 62 år och är störst på studentbostäder i Sverige. Studentbostäderna är allt ifrån korridorsrum till ettor och familjelägenheter över hela Stockholm. Bostäderna ligger främst i campusnära områden. SSSB drivs i stiftelseform av ägaren, grundades av Stockholms studenters centralorganisation och arbetar alltid med studenten i fokus.
