– Den cv-lösa urvalsmetoden gör att vi arbetar med fördomsfrihet i den första gallringsdelen, sen när det kom en teknik som säkerställer fördomsfrihet via intervjuer, roboten Tengai, så ville vi testa den metoden, säger Havva Ilhan.
Att rekrytera en ny medarbetare, kan det jämställas med att upphandla en kompetens? Upplands-Bro kommun säkerställer att de är fördomsfria i sitt urval genom cv-lösa processer utan personliga brev. De fokuserar på kravställningen.
– Ett personligt brev ger stort utrymme för tolkning och vi människor påverkas. Det är bara att inse, inte försöka dölja det! säger Havva Ilhan, biträdande personalchef och den som driver rekryteringsfrågorna på Upplands-Bro kommun.
Hon berättar att kommunen under lång tid arbetat med ett kompetensbaserat fokus och konkreta tester när de rekryterat, men sedan ett par år tagit ytterligare kliv framåt i sin strävan att rekrytera fördomsfritt.
– Vi började angripa problemet med kompetensförsörjning på flera olika sätt. Och vi ifrågasatte samtidigt: råder det verkligen kompetensbrist? Skulle vi kunna göra något annorlunda för att nå fler, för att fler ska hitta till oss? Måste det finnas cv i processen?” Vi fick igång de tankebanorna.
Upphandla rätt kompetens
Samtidigt drogs paralleller till hur upphandlingsförfaranden ser ut, med kravspecifikationen som utgångspunkt. Här handlade det ju om att upphandla rätt kompetens.
– Det låter kanske lite kantigt och tråkigt, men det sättet att tänka säkerställer att vi är fördomsfria i urvalsprocessen. I upphandlingsförfarandet SKA ju den som lämnar anbud och svarar ”ja, ja, ja” gå vidare i processen. Under intervjuer med kandidater fokuserar vi på att alla ”ja” de angivit utifrån de krav som ställts stämmer.
I dagsläget rekryterar Upplands-Bro kommun därför drygt 30 procent av sina tjänster cv-löst och utan personligt brev.
– Vi träffar 40 procent fler kandidater på det viset, men det betyder inte att alla är ”rätt” kandidater, däremot ser vi att vi har vi ökat andelen kvalificerade kandidater med 15 procent sedan vi börjat rekrytera såhär.
Sju sekunder att bilda sig en uppfattning
I realiteten innebär den fördomsfria rekryteringsprocessen att de exempelvis inte vet vad kandidater har för fritidsintressen, om de har barn och åldern framkommer först när den sökande skriver på anställningskontraktet.
– Siffror från TNG och Monster UK visar att 70 procent diskrimineras på grund av sin ålder och sitt utseende. 50 procent har ”fel” handslag. Det tar oss sju sekunder att bilda en uppfattning när vi träffar en ny person, 10 till 15 minuter att fatta ett beslut om exempelvis personen är ”rätt” för en tjänst. Sen används resten av tiden under en intervju åt att inombords konfirmera sitt redan tagna beslut. Det är sådant här vi vill ifrån, säger Havva Ilhan.
Förenkla ansökningsprocessen
Utgångspunkten är att det ska vara enkelt att söka en tjänst.
– Är det för omständligt förlorar man uppåt 70 procent av dem som överväger att skicka in en ansökan. Många tittar på jobb via mobilen, till exempel när de sitter på tåget. Det ska vara enkelt att visa intresse för en tjänst, man ska kunna göra det var man än är, resonerar Havva Ilhan.
Hon beskriver samtidigt hur urvalsarbetet för rekryteraren förenklas. De har en skyldighet att läsa alla ansökningar, vilket ofta är ett mycket omfattande arbete. Cv:n och personliga brev öppnar även upp för rekryterarens egen tolkning. Det avskalade sättet att rekrytera gör processen mer rättvis. Med några klick på skärmen skickar kandidaten in sin ansökan utifrån den kravprofil som tagits fram.
Men kan inte en rekrytering handla om att hitta ”rätt” person, för att sen ge möjlighet till kompetensutveckling längs vägen?
– Jo, men inom det kompetensramverk vi arbetar utifrån ryms även sådant som drivkrafter och potential. När vi ringer upp en kandidat som sökt om en tjänst verifierar vi dock enbart fakta, säger Havva Ilhan och fortsätter:
– Generellt sett är nästa steg hos oss att personen gör två digitala tester, här kommer till exempel problemlösnings- och samarbetsförmåga in i bilden. Vi arbetar med matchningsrapporter, som visar hur vissa egenskaper korrelerar och med lämplighetsrapporter där kandidaten får en viss poäng.
Digitaliseringssamordnare rekryterades med robot
Kommunens arbete med att rekrytera fördomsfritt har även inneburit att de förra året överlät till roboten Tengai att intervjua kandidater för en tjänst på IT-avdelningen.
– Den cv-lösa urvalsmetoden gör att vi arbetar med fördomsfrihet i den första gallringsdelen, sen när det kom en teknik som säkerställer fördomsfrihet via intervjuer, roboten Tengai, så ville vi testa den metoden, säger Havva Ilhan.
Hon berättar att det var kommunens IT-chef Johan Hedberg som var positiv till att testa att söka en digitaliseringssamordnare cv-löst och med hjälp av Tengai. Vid en workshop togs en kravprofil fram och tjänsten utlystes på försommaren.
– När intervjuerna som Tengai gjort transkriberades till text insåg vi verkligen hur mycket utförligare de är, jämfört med anteckningar som en rekryterare hinner göra under 20 minuter i samma situation.
Utifrån testresultat och de robotintervjuer som genomfördes kallades sedan tre personer till intervju på Upplands-Bro kommun. Processen var effektiv, redan före semestrarna skrevs kontrakt med en av dem.
”Stämmer in på kravprofilen”
– Det var många män som sökte, och det var en medelålders svensk man som fick tjänsten. Han stämmer in på kravprofilen och gör ett fantastiskt jobb, säger Havva Ilhan och fortsätter sen eftertänksamt:
– Här behöver vi ständigt granska och utvärdera oss själva. När urvalet består av så många män, hur kan vi attrahera bredare? Vi behöver jobba på vår profilering och annonsering till exempel. Vi har tagit ett steg framåt, men det finns mer att göra.
Upplands-Bro kommun var först ut med att ta hjälp av Tengai och Havva Ilhan berättar att de under hösten fått underhandsinformation om hur roboten utvecklats, både analytiskt och när det gäller kandidatupplevelsen. Framöver är tanken att engagera Tengai i rekryteringar till Vikariefunktionen, en jobbpool kommunen har för undersköterskor och personal inom barnomsorgen.
Höjt kvalitén inom verksamheten
Havva Ilhan menar att det systematiska sättet kommunen arbetar med fördomsfri rekrytering påverkar så mycket mer än själva processerna. Det har höjt kvalitén inom verksamheten på många plan. Och samtidigt stärkt arbetsgivarvarumärket.
– Vi har skapat en kultur där vi säger att din kompetens, den du är och din potential är viktigast av allt. Och från arbetssökande som inte gått vidare i processer får vi mejl om att de ändå är jätteintresserade att ha oss som arbetsgivare. För vad vi står för.
Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se
Upplands-Bro, ”Kommunen som ger plats”
Är en kommun belägen i nordvästra delen av Stockholms län, centralort Kungsängen. I Upplands-Bro kommun arbetar i dagsläget cirka 1600 personer.
Rapport-tips
TNG Talent Insights 2019: Rättvist, autentiskt och inkluderande
TNG står för The Next Generation och är ett auktoriserat rekryterings- och bemanningsföretag specialiserat inom fördomsfri och kompetensbaserad rekrytering och bemanning.
