Förankra det digitala, som en pilot!

Siktet är inställt på fastighetsbranschen 3.0 – med en fullt uppkopplad och digitaliserad arbetsvardag. Men för att kunna navigera i det helt digitala landskapet krävs det att vi breddar samarbetsytorna och lägger fokus på medarbetarnas tillit och trygghet. Framtiden kommer handla om att lita på instrumenten. Lite som att flyga ett plan, uppmuntrar den digitala acceleratorn Terese Skärvagen.

– Den största utmaningen i den digitaliseringsprocess branschen nu går igenom handlar till avsevärd del om att kunna samarbeta och samverka med annan kompetens än sin egen för att lösa komplexa problem. För många människor är det ett stort steg utanför deras trygghetszon, säger Terese Skärvagen, accelerator och projektchef för Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ.

Hon menar att det internt till stor del handlar om att bedriva klok förändringskommunikation. Att självinsikt, integritet och social kompetens är nyckelord i den digitala resa alla medarbetare i någon mån måste göra.

Agera på två fronter
– Allmännyttan, som jag verkar i, befinner sig i en oerhört intressant och komplex verklighet just nu. Verksamheterna står med ett ben i traditionell IT, med många manuella processer både i fält och administration. Samtidigt är teknologiutvecklingen kring fastighetsdata, visualisering och automation enormt expansiv, vilket ställer omfattande krav på att kunna tillgängliggöra data. Det är en brytpunkt som utmanar, säger Terese Skärvagen och fortsätter:

–  Verksamheter behöver agera på två fronter. Både med att öppna sina IT-miljöer och ställa om verksamhetsprocesser, men samtidigt med att sätta nya ramar för informationshanteringen, eftersom mängden information och komplexiteten som uppstår knappt går att beskriva med ord när hus och hem blir uppkopplade på det sätt som är möjligt i dag.

Terese Skärvagen.

En abstrakt värld – för den som inte fått vara med och utveckla!
Med nya digitala arbetssätt byts den egna pärmen med underlag och den egna excelfilen ut mot något större och mindre greppbart. Vissa verktyg behövs inte längre. Terese Skärvagen beskriver att det kan upplevas som att man hamnar i en lite skrämmande och abstrakt värld.

– Det är svårt att förstå ett nytt sätt att arbeta på, eller en ny lösning om man inte varit med under utvecklingsstadiet, därför är det jätteviktigt att personer som exempelvis arbetar ute i förvaltningen integreras tidigt i omställningen, inte bara informeras. Utvecklingen av morgondagens lösningar måste ske med användaren i centrum.

Genom ny teknik ges exempelvis möjlighet att visualisera stora datamängder som rör en fastighet eller ett bestånd, se grafer som kan fungera som beslutsstöd och på så vis kan beslut fattas och effektueras på distans.

– Det kan innebära mer komplex problemlösning och kräver mer samarbete. Nu killgissar jag, men min bild är att de mer fastighetsnära rollerna tidigare haft mycket självständigt arbete, att vara inne på kontoret mellan olika jobb har främst fyllt en viktig social funktion. Digitaliseringen vänder upp och ner på detta, säger hon.

”Piloten tittar inte ut för att manövrera planet”
Terese Skärvagen liknar den digitala arbetsvardagen vid att navigera i luften.

– En pilot tittar inte i första hand ut för att manövrera planet. Det gäller att lita på instrumenten och på de man har omkring sig. Här har HR som stödjande funktion en viktig funktion att fylla, säger hon.

Stödjer kontoret ett digitalt arbetssätt?
I liknelsen med pilotyrket skulle HR kunna placera sig i flygledartornet och överblicka förutsättningar för att arbeta digitalt. I de uppdrag Terese Skärvagen arbetat med som digital strateg beskriver hon det som ett Steg 1: Identifiera, hur ser förutsättningarna ut för ett digitalt arbetssätt? Finns stöd i arbetsprocesserna? Vilka digitala verktyg finns att tillgå?

– I den omställning som många bolag nu genomgår gäller det att kratta för att underlätta andra arbetssätt än de traditionella, att säkra kompetensutvecklingen och en bra arbetsmiljö, inte minst för att undvika att det uppstår ett digitalt utanförskap.

Arbetsmiljöronder kring medarbetarnas digitala verktyg
Terese Skärvagen betonar också att övergången till en mer digital arbetsvardag samtidigt kan innebära att arbetsformerna blir mer flytande. Att det är naturligt att vara med via Skype på ett möte och kanske inte lika självklart att sitta och arbeta på samma plats varje dag.

– Digitalisering innebär fysisk och mental förändring. Och det är mänskligt att reagera med försiktighet på förändringar. Det är min erfarenhet att den psykosociala stressen är ett ökande arbetsmiljöproblem och det bottnar inte i lokalernas utformning.

– På en tidigare arbetsplats hade vi en väldigt smart HR-chef, han införde arbetsmiljöronder kring medarbetarnas digitala verktyg. Sen fick utvecklingsenheten som jag arbetade på i uppgift att lösa de problem som identifierades.

Stress av en mejlkorg som svämmar över
I sin roll som digital strateg berättar hon att ett scenario som ofta återkommer är medarbetare vars mejlkorgar svämmar över, som en bov till stressen. Bristande versionshantering med lagring på filserver, hantering av stora datamängder i program som kan vara svåra att överblicka och lätt att göra småfel i, exempelvis Excel är också vanligt. Hennes uppgift har varit att utveckla nya, digitala arbetssätt.

– Överfulla inkorgar beror ofta på att arbetsgrupper använder gruppmejl som kommunikationskanal, delningsyta och inte minst det läskiga CC-monstret, för kännedomskopian. Det är också vanligt att mejlkorgen används som arkiv. Att ha väl fungerande delningsytor med inbyggd versionshantering i kombination med kommunikationsverktyg som Teams, Slack eller liknande är bättre.

– Men samtidigt är det såklart också en utmaning att ”dela” strukturer med andra och att på ett individuellt plan hantera den typen av transparens. Det är en fråga inte bara om digital kompetens utan kräver ett stort mått av digital mognad.

Någon som snabbt rycker ut i digitalvardagen
Ett vanligt problem i digitaliseringssammanhang som Terese Skärvagen lyfter fram är att avståndet mellan användaren och IT-stödet ofta är alltför långt.

– Ett exempel är att det ofta finns en lathund om hur tekniken funkar i mötesrum och liknande, men det är ju inte helt ovanligt att det strular när någon ska ringa in till mötet eller man inte får ordning på alla inställningar. Alternativet till lathunden är då att börja leta efter den som ansvarar för kontors-IT och fråga om den har tid och möjlighet att komma och hjälpa.

Det bästa enligt henne är att de funktioner som arbetar med att utveckla de digitala stöden på kontoret sitter med användarna vid ett par tillfällen då och då.

– Det behöver inte vara svårare än så att förstå vilka behov av digitala stöd som finns för möten och vilka användarproblem som lätt uppstår. Likaså behöver faktiskt användare sätta sig in i och lära sig hur arbetsverktyg fungerar och ska hanteras. Jag vet inte om jag tycker det är riktigt okej att 2020 ursäkta sig med formuleringar som ”jag är så dålig på teknik…”. Digitala verktyg kräver ingen teknisk kompetens om du inte ska bygga dem, utmanar Terese Skärvagen.

Morgondagens utbildningar
Hon återkommer flera gånger till vikten av kompetensutveckling. Utmaningen som hon ser det är att fastighetsbolag behöver bli bättre på att slå ihop tre delar när de planerar för utbildning. Att få ihop digital teknik, användarperspektiv och affärsperspektiv. Det är en och samma lösning.

– Konkret så är det viktigt att alltid ha fokus på tillgängligheten i de digitala lösningarna man tar fram. En tumregel kanske kan vara ju häftigare tech, desto större krav på gränssnittet mellan människa och maskin.  Det kan inte krävas fyra års utbildning för att förstå vad det är man ser på en skärm. Och det blir fel när medarbetarna inte förstår.

Alla vill inte.
Terese Skärvagen lyfter slutligen fram det oundvikliga med att arbeta med förändringsprocesser och förändringskommunikation. En del vill helt enkelt inte lyssna och vill inte göra annorlunda.

– Alla kommer inte tycka om eller ta till sig det digitala. Hur mycket ska man jobba med att entusiasmera? Det är en obekväm fråga som HR behöver våga ställa sig.

Text: Sophie Sölveborn