Hur gör man benchmarking?

Det finns kanske inget mer kraftfullt redskap än att mäta och jämföra om man vill förbättra sin verksamhet. Ladda ner SKL:s handbok med checklistor som visar hur du gör.

Nu finns en ny praktisk handbok från Sveriges Kommuner och Landsting kallad ”Framgångsfaktorer i nyckeltalsnätverk”. Förvaltarforum intervjuade Adam Lagerstedt från Helseplan, ekonom och planerare, som tillsammans med Lisa Sigtryggsson har skrivit boken på uppdrag av SKL.

Adam Lagerstedt, en av två författare till handboken.

Hur kan den som jobbar med fastigheter få nytta av handboken?
– Tanken är att boken ska ge idéer om hur man kan samarbeta och jämföra sig med andra fastighetsorganisationer, för att se om man har något att lära av varandra. Det är en ganska praktisk handbok om hur man bygger upp nyckeltalsanalysmetodik och nätverk. Här finns till exempel checklistor, som man kan använda i arbetet, säger Adam Lagerstedt.

Varför ska man börja jobba med nyckeltal och nyckeltalsnätverk?
– Det är kanske det mest kraftfulla redskapet om man vill förbättra sin egen verksamhet. Det viktigaste budskapet i hela boken är att jämföra med andra. Jag tror stenhårt på det. Innan du börjar hitta på nya grejor själv, så är det bra att se om det är någon som har hittat på något och se om det kan fungera i din miljö.

Men är det inte stor risk att man mäter olika saker och att det blir svårt att jämföra?
– Vi människor är bra på att hitta nya ”men” för att inte behöva göra saker. Ett av de vanligaste argumenten som folk har i det här sammanhanget är att vi är så speciella, så det är svårt att jämföra med andra. Men det stämmer sällan. Det finns alltid saker att lära från andra. När man gräver neråt i en verksamhet hittar man ungefär samma variabler.

Är det inte effektivare att lösa kända problem än att hålla på att mäta och jämföra?
– Det finns alltid ett antal förbättringar som man får vetskap om och som kan göras direkt. Men om man vill veta om förbättringen gett resultat måste man ändå dokumentera på något sätt. I offentlig verksamhet är det inte bara viktigt att göra rätt grejor, utan man måste också kunna bevisa att man har gjort det. Då måste man mäta i alla fall.

Blir det inte väldigt dyrt och resurskrävande att ta fram nyckeltal och nätverk?
– Man ska inte överdriva kostnaden av att mäta och dokumentera. Det framgår i boken att man ska börja med det enklaste som man tror ger bäst effekt och sen jobbar man sig fram. Är det så inom fastighetsbranschen att en jämförelse av energikostnader ger oss bättre förutsättningar för att minska resursåtgången? Ja, i så fall är det där vi ska börja. Sen kan man fortsätta därifrån. Man ska inte krångla till det.

Är det inte stor risk att man mäter alldeles för mycket?
– Jo, men boken framhåller att alla inte behöver mäta allt alltid. Vi ska bara mäta sånt som ska användas till någonting. Ibland kan det vara viktigt att ha långa trender på olika förändringar. Men när du har nått målet du ville uppnå genom att mäta är det kanske viktigare att mäta något annat.

Hur använder man mätningar och jämförelser?
– Boken framhåller att det är en sak att mäta för att jämföra. Men när man ska göra något av det måste man titta på de bakomliggande faktorerna. Vad är det som ligger bakom att andra har uppnått det här fina resultatet? Hur gjorde de? Hur blev energikostnaderna lägre? Var det genom att sätta tätningslister eller använda bergvärme? Det är då det börjar bli jämförbart.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se