Smart lösning minskar bostadsbristen

Om alla fastighetsbolag i allmännyttan gör som MKB Fastighets AB kan Sverige snabbt och billigt få 10 000 nya bostäder.

MKB Fastighets AB:s projekt ”Lokal till hem” lyckades skapa 220 nya lägenheter genom att omvandla tomma och outnyttjade lokaler. Allt ifrån affärslokaler, förskolor och kontor till vindar, källare och tvättstugor blev nya bostäder. Det innebar att bolaget kunde klara Malmö stads krav på 500 nya bostäder 2015.

En tom före detta livsmedelsbutik blev…

…en fin lägenhet efter omvandlingen.

”Lokal till hem” var ett av tre nominerade projekt till Årets bästa renoveringsprojekt 2016. Tävlingen arrangeras av SABO sedan 2015 för att presentera och sprida framgångsrika metoder, produkter och tankesätt som ger bäst värde på varje investerad krona.

Mats O Nilsson, förvaltningschef på MKB.

– Allmännyttan har drygt 800 000 lägenheter och om alla gör som vi skulle Sverige kunna få 10 000 nya bostäder på ett år, sa Mats O Nilsson, förvaltningschef på MKB, när han presenterade projektet på SABO:s fastighetsdagar 1-2 juni.

Tuff utmaning
Lokal till hem är en berättelse om att göra det omöjliga möjligt. Historien börjar en mulen novemberdag 2014 när MKB:s ägare Malmö stad presenterade sitt beslut att bolaget ska bygga 500 lägenheter per år för att råda bot på den stora bostadsbristen i staden.

Med en nyproduktion på 385 lägenheter 2014, vilket var en historiskt hög siffra, och 285 nya i pipeline 2015 var det omöjligt för MKB att uppfylla ägardirektivet med bara nyproduktion.

– Alla som har byggt lägenheter vet att det tar åtminstone tre fyra år att ta fram en ny lägenhet från idé till inflyttning. Så att bygga mer nytt 2015 var omöjligt, sa Mats O Nilsson.

Lösningen blev att omvandla oanvända lokaler och utrymmen i det egna beståndet till nya hem, på ett så enkelt och snabbt sätt som möjligt.

Anpassad organisation
– Man tänker att man inte har så många lokaler som går att omvandla, men det finns alltid några. Vi tänkte att om vi verkligen anstränger oss ska vi komma upp i 100 lägenheter, men när året var slut hade vi klarat av att göra 220 lägenheter, säger Mats O Nilsson.

Projektet var förankrat i ledningsgruppen med en styrgrupp som bestod av VD, fastighetschef, projektledare och en representant från MKB:s fastighetsförvaltare.

För mer praktiska frågor bildades en projektgrupp med förankring ute i organisationen. Denna grupp bestod av medarbetare från förvaltningen som helt kunde fokusera på projektet. Deras långa erfarenhet av bygglovsansökningar, upphandlingar och underhåll gjorde att de fick en expert- och rådgivarroll.

Patrik Adersjö, upphandlare på MKB.

Allt var tillåtet
MKB började med att inventera beståndet för att hitta lämpliga lokaler. Alla anställda fick två veckor på sig att lämna förslag och totalt föreslogs 700 objekt.

– Det var framför allt våra husvärdar som genomförde inventeringen. De känner våra hus utan och innan. De fick instruktionen att allt var tillåtet, kreativiteten fick flöda fritt, sa Patrik Adersjö, upphandlare på MKB och en av de tre medarbetarna i projektgruppen, som också var med och presenterade projektet på SABO:s fastighetsdagar.

Därefter gjordes en sållning där lokalerna delades in i fyra kategorier: omöjliga som var för dyra eller för svåra att genomföra på ett år, enkla som tidigare varit lägenheter, vanliga som krävde mer projektering och bygglov för ändrad användning, samt källare.

Kräver stöd
För att fördela arbetsbördan och skapa en stark ansvarskänsla ute i organisationen blev varje förvaltare ansvarig för objekten i sina respektive område. Förvaltarna rapporterade till projektgruppen som vid större omvandlingar också trädde in som projektledare för hantering av exempelvis bygglovsansökningar, upphandling och slutbesiktning.

– Enda möjligheten att klara det var att sprida objekten i förvaltningen. Projektet genomfördes utöver det vanliga arbetet och stöd från kollegorna var avgörande – projektgruppen avlastade och underlättade vid behov, sa Patrik Adersjö.

Förvaltarna gjorde en projektplan för varje omvandling inklusive inventering av renoveringsbehov, tidplan, upphandling av entreprenörer, uppföljning, besiktning och information till övriga hyresgäster. Undantaget var större och svårare objekt, såsom källare eller större lokaler, där projektgruppen tog över ansvaret.

Peppa medarbetarna
Förankringen i organisationen tog längre tid än förväntat. MKB:s råd till andra som vill göra samma resa är att kommunicera målsättningen från dag ett, våga prioritera och våga vara tydlig. Projektet utmanade rutiner och invanda arbetsmetoder. I stället prioriterades kreativitet för att kunna leverera i tid.

– Vi arbetade för att skapa en angelägenhetskänsla. Den extra arbetsinsats som vi gör ger en annan människa ett hem. Vi ville skapa engagemang och stolthet för projektet. Vi jobbade också mycket på att skapa arbetsglädje, sa Patrik Adersjö.

Förankringsprocessen har också ändrat hur MKB:s organisation ser på och arbetar i projekt generellt. Som ett resultat av Lokal till hem finns nu en attityd att allt är möjligt.

275 bygglov
Projektet måste också förankras hos kunder, stadsbyggnadskontoret, konsulter, hyresgästföreningen och entreprenörer. Det var en hel kultur som skulle förändras för att hinna färdigställa så här många lägenheter på så kort tid. Det handlade om att göra det enkelt, vilket visade sig vara det svåra.

– Vi insåg snabbt att bygglovsprocessen skulle kunna bli en flaskhals, så vi tog tidigt kontakt med stadsbyggnadskontoret för att ha en dialog om hur vi på smidigaste sätt kunde lösa det här. Det slutade med att vi fick en grupp handläggare som arbetade med våra objekt. De hade möten en gång i veckan för att inget skulle stoppa upp. Totalt lämnade vi in 275 bygglovsansökningar 2015, vilket var något av ett rekord för oss, sa Patrik Adersjö.

Vanliga leverantörer
När det gällde upphandlingen stod MKB inför tre val: en separat förankrad upphandling på det enskilda objektet, en totalentreprenad i bolagets ramavtalspooler med förnyad konkurrensutsättning eller att avropa de ramavtalsleverantörer som är vana att arbeta i bolagets områden och känner fastigheterna. MKB valde det sista alternativet.

– Det gav en väldigt snabb start men krävde väldigt mycket samordning när alla leverantörer skulle arbeta samtidigt, sa Patrik Adersjö.

Förvaltarna följde upp målning, reparationer, el- och VVS-arbeten för att se till att lokalerna omvandlades till hem på kort tid. Ofta fick elektriker, målare och rörmokare samsas om tid och utrymme i samma rum för att hinna bli klara i tid.

Lönsam affär
Patrik Adersjö beskriver året som kul, men också väldigt jobbigt.

– Vi pendlade mellan hopp och förtvivlan. När vi skulle få klar den sista lägenheten lyckades vi stoppa handläggaren som var på väg hem för att fira nyår. Han fick starta datorn igen och vi fick ut det sista slutbeskedet. Det var en riktigt skön känsla att gå hem den dagen, att lyckas med något som vi många gånger under året hade trott var en omöjlig uppgift.

Genom att använda befintliga lokaler och spara så mycket som möjligt av inredning och utrustning kunde MKB få fram 220 nya lägenheter på ett år för endast cirka 100 miljoner kronor. De flesta objekten blev väldigt lönsamma, produktionen var resurs- och klimatsmart och kunderna fick fina och originella lägenheter med låga hyror.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se