Om du vid en upphandling får in misstänkt låga anbud bör du alltid be om en skriftlig förklaring till det låga priset. Genom att aktivt följa upp dina avtal minskar du även risken på sikt för att få onormalt låga anbud.
Fråga: Vi är ett kommunalt bostadsbolag som ibland får in anbud med mycket låga priser i våra upphandlingar av bland annat måleriarbeten. Det är ett problem eftersom vi är oroliga för att anbudsgivaren inte ska klara av att leverera till det låga priset. Vi har också tidigare negativa erfarenheter av låga anbudspriser. När priserna är för låga brukar det bli väldigt mycket diskussioner om kostnaderna och faktureringen i projekten och ibland händer det till och med att entreprenören försöker ta för mycket betalt. Vad kan vi göra för att undvika problem med alltför låga anbudspriser?
Kristian Pedersen, advokat på Advokatfirman Kahn Pedersen, svarar på frågan.
Svar: Låga anbudspriser är oftast något positivt, och ett tecken på att den upphandlande myndigheten lyckats väl med konkurrensutsättningen i upphandlingen. I vissa fall kan dock anbudspriserna vara så låga att det blir ett problem, för att den vinnande anbudsgivaren kanske inte klarar av att leverera till det låga priset.
Administrativa påslag och överdebitering
Det kan också handla om att anbudsgivaren inte ens har för avsikt att leverera till det låga priset, utan planerar att få intäkter på annat sätt, exempelvis genom att lägga på faktureringsavgifter och andra typer av administrativa påslag.
I vissa fall kan det till och med handla om att anbudsgivaren planerar att överdebitera den upphandlande myndigheten, det vill säga ta betalt för mer arbete än vad som utförts. Denna typ av beteende brukar kallas osund strategisk anbudsgivning.
Två sätt hantera låga anbudspriser
Det finns i huvudsak två sätt att hantera mycket låga anbudspriser. Det ena är att tillämpa LOU:s bestämmelser om onormalt låga anbud. Det andra är att använda mer ändamålsenliga avtal, och att mer aktivt följa upp dessa avtal.
Enligt 12 kap. 3 § och 15 kap. 17 § LOU får en upphandlande myndighet i vissa fall förkasta anbud med mycket låga priser. För att detta ska vara tillåtet krävs för det första att anbudet är onormalt lågt. Så är exempelvis fallet om anbudet är så lågt att anbudsgivaren inte får kostnadstäckning, men även anbud som inte är fullt så låga kan ibland anses vara onormalt låga.
Begär skriftlig förklaring
Enkelt uttryckt är anbudspriser som ligger väsentligt under marknadspris, vad man normalt får betala för varan eller tjänsterna, i regel att betrakta som onormalt låga.
För det andra krävs, för att ett onormalt lågt anbud ska kunna förkastas, att den upphandlande myndigheten först skriftligen begärt en förklaring till det låga priset från anbudsgivaren. Därigenom får anbudsgivaren möjlighet att visa att anbudet är seriöst menat.
Vem har bevisbördan för vad?
Endast om den förklaring som inkommer inte är godtagbar, det vill säga förklaringen inte visar att anbudet är seriöst menat, får myndigheten förkasta anbudet, och då först efter att ha låtit anbudsgivaren yttra sig över skälen för förkastandet.
Av Högsta förvaltningsdomstolens domar den 28 januari 2016 i mål nr 6159-14, 6160-14 och 6578-14 framgår att det är den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att ett anbud är onormalt lågt. (Läs domarna här)
Om myndigheten lyckas visa att anbudet är onormalt lågt, är det därefter anbudsgivaren som har bevisbördan för att anbudet trots det låga priset är seriöst menat och ska antas.
Även om LOU:s bestämmelser om onormalt låga anbud ger upphandlande myndigheter möjlighet att, i vissa fall, förkasta anbud med mycket låga priser är bestämmelserna ”trubbiga” såtillvida att de inte kan användas för alla de situationer då man misstänker att det är fråga om låga priser på grund av osund strategisk anbudsgivning.
Tvingande avtal
LOU:s bestämmelser är bara ett av flera verktyg som bör användas. Minst lika viktigt är att använda mer ändamålsenliga avtal, det vill säga avtal som förhindrar osund strategisk anbudsgivning, genom att villkoren i avtalet tvingar den antagna anbudsgivaren att leverera på de villkor, inklusive priser, som offererats i upphandlingen.
Om det saknas ett tydligt samband mellan de aspekter i anbudet som utvärderas och det pris och övriga villkor på vilka tjänsten levereras, finns det risk för att anbudsgivare ägnar sig åt osund strategisk anbudsgivning för att de räknar med att under avtalstiden inte behöva tillämpa de villkor som offererats i anbudet.
Följ upp avtalen aktivt
Det kanske viktigaste verktyg som upphandlande myndigheter har för att undvika problem med onormalt låga priser är dock aktiv avtalsuppföljning. Även avtal med tydligt preciserade åtaganden för leverantören och sanktioner för det fall åtagandena inte uppfylls förlorar sitt värde om inte avtalets tillämpning följs upp och om inte sanktionsmöjligheterna utnyttjas i de fall då det är motiverat.
Detta eftersom skälet till att en anbudsgivare ägnar sig åt osund strategisk anbudsgivning, och offererar priser och andra villkor som anbudsgivaren sedan inte har för avsikt att tillämpa, ofta är att anbudsgivaren räknar med att den upphandlande myndigheten inte kommer att följa upp tillämpningen av avtalet.
Mer aktiv avtalsuppföljning är därför en nödvändighet för upphandlande myndigheter som, lite mer långsiktigt, vill motarbeta onormalt låga anbud.
Kristian Pedersen, advokat
Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen och specialiserad på offentlig upphandling. Han företräder såväl upphandlande myndigheter och enheter som leverantörer i alla typer av affärer mellan offentliga och privata parter samt i tvister rörande upphandlade avtal. Kristian Pedersen är även författare till böckerna Centrala frågeställningar vid offentlig upphandling och Upphandlingens grunder samt till ett mycket stort antal artiklar om upphandling och näraliggande frågor.
