Så påverkar nya distansarbetet oss

Leif Denti, forskare och doktor i innovationspsykologi. Foto: Hampus Apelqvist.

Vad funkar och vad funkar inte när vi jobbar på distans? Leif Denti som forskar om ledarskap, kreativitet och organisatorisk innovation besvarade frågan på Fastighetsägarnas webbinarium ”Vad ska vi ha kontoren till”.

Distansarbetet har blivit vardag för många i den rådande pandemin och digitala möten har blivit det nya normala. Vad betyder det för kontoren, människorna och företagen? Och hur kommer kontorens roll se ut efter pandemin?

Det var temat för Fastighetsägarnas webbinarium den 6 november. Här talade bland andra Leif Denti, forskare i innovationspsykolog vid Göteborgs universitet, om hur distansarbetet påverkar vår innovation, kreativitet och utveckling.

”Lättare när vi träffas”
– När det kommer till mer avancerade processer som att fatta beslut, titta på olika alternativ och välja alternativ så behöver vi träffas. Vi kan hjälpa upp det där med hårdare struktur och normer om hur det ska gå till, men jag tror att det är mycket lättare när vi träffas. Här behöver vi bli bättre på att förstå hur vi ska kombinera Teams-möten och hemarbete med det som vi behöver göra på kontoret, sa Leif Denti.

Han hänvisade till vetenskapliga studier som visar hur medarbetare påverkas av att inte träffas lika ofta som tidigare. Där framkommer att det finns flera fördelar med distansarbete, men också ett par fallgropar.

Distansarbetets fördelar
Leif Denti rekommenderade en vetenskaplig artikel i ämnet med namnet “Systematically reviewing remote e-workers well being at work” där forskare har sammanställt 63 studier av distansarbetares hälsa.

– Det som är positivt är att distansarbete verkar öka människors arbetstillfredsställelse och engagemang. Vi blir mindre stressade när vi jobbar hemma, antingen helt eller delvis. Men det är också så att vi kan bibehålla eller till och med öka vår produktivitet. Det beror på att vi kan koncentrera oss bättre och göra det som vi kallar för ”deep work”, alltså att fokusera på en arbetsuppgift och göra den bra, sa Leif Denti och tillade;

– Vi får också större handlingsutrymme, eller autonomi som det kallas. Vi kan till exempel tvätta medan vi gör andra saker. Vi kan också få bättre ”work life balance”, alltså planera våra liv och lägga upp det på ett bättre sätt. Och vi slipper pendla lika mycket, vilket gör att vi får mer tid över.

Varning för ekorrhjulet
När det gäller fallgroparna tog Leif Denti först upp den sociala isoleringen, som han tycker vi i Sverige är ganska bra på att hantera. Däremot varnade han för att de flesta ännu inte har upptäckt den andra fallgropen som han kallade professionell isolering.

– Det kännetecknas av att när folk jobbar hemma så gör de ungefär samma saker. Man börjar upptäcka att förnyelsen i det man gör går i stå. Det blir också väldigt stort fokus på det professionella arbetet som ska göras och vi tappar den breda blicken på vad vi skulle kunna göra annorlunda eller vad som är nästa steg för oss.

Därför är det viktigt att vi funderar på vad vi kan göra för att bryta distansarbetares känsla av professionell isoleringen, så att vi inte blir fast i ett ekorrhjul. Här spelar möten en viktig roll.

Svårare i digitala möten
Leif Denti ser i sin forskning att det är lite svårare att få till lika bra och kreativa möten i Teams och Zoom som när vi träffas fysiskt. Till exempel är det svårare att lösa meningsskiljaktigheter i gruppen och få deltagarna att känna sig så trygga att de vågar ställa dumma frågor.

– Vi har också svårt att veta vilka normer som finns i gruppen. Speciellt det här som kallas för ”turn taking”, alltså när ska jag prata, hur länge ska jag prata och hur länge ska jag vänta tills någon har pratat klart. Den typen av saker är mycket svårare att fixa över Teams.

Det här påverkar också förtroendet som vi har för varandra. Just gruppklimatet, som Leif Dentis har studerat, verkar svårare att få till när vi jobbar på distans.

Fyra utmaningar
Andra saker som kan vara svårare att uppnå i digitala möten är enligt Leif Denti:

• Hitta olika alternativa lösningar och idéer.
• Kombinera idéer så att en idé följs av en annan.
• Dela information så att alla sitter med samma bild över problemet som ska lösas.
• Låta de som inte håller med komma fram på ett bra sätt.

Lagom är bäst
Var finns den där perfekta balansen mellan distans- och kontorsarbete som vi förhoppningsvis kan hitta fram till efter pandemin?

– Vi behöver hitta någon form av mellanläge där vi kan tillåta folk att jobba hemma ganska mycket, men inte hela tiden. Det är viktigt att vi tar hand om de två fallgroparna, sa Leif Denti.

Motivationsmodell
Leif Denti rekommenderade en bra motivationsmodell som forskare har tagit fram och som är bra för att förklara hur människors motivation fungerar.

– Två grejor utav tre handlar om distansarbetet. Den första grejen är att vi känner det här sociala sammanhanget, att vi vill veta att vi delar samma öde med andra människor. Om vi gör det så kan det öka vår motivation. Den andra är att vi vill känna att vi utvecklas, att våra kompetenser stärks och inte bara används till samma grejor hela tiden. Trean handlar om handlingsutrymme och det har ju faktiskt distansarbetet bidragit till. Så en av tre har vi lyckats få till. Nu är det två stycken kvar.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se