Del 3 – Intressentanalys – början till digitaliserad förvaltning

Följ digitaliseringen av en kontors- och industrifastighet i Tyresö.

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. Tredje delen beskriver hur man identifierar nyttoeffekterna, vilket är halva jobbet av en livscykelkostnadsanalys.

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

Behov och nyttor, idag och imorgon
Som förvaltare kan det ofta vara ganska enkelt att själv se vilka egna behov och nyttor som finns och vilka effekter olika insatser kan ge. Troligen har du redan prioriterat behoven kring myndighetskraven, byggnadsdelarna och installationer med höga underhållsvärden samt vilka delar som är till nytta för hyresgäster och brukare från ditt perspektiv.

Men vilka behov och nyttor ser de som använder och vistas i och runt byggnaden. Och vilka är alla dina intressenter egentligen, de kanske är fler och ser andra möjligheter och har olika prioriteringar än vad du har.

Hur får du reda på vad som är viktigt?
Kundundersökningar kan vara ett bra verktyg. Där kan man börja med ett ganska brett frågespektrum för att ringa in viktiga aspekter och behovsområden.

Det kan också vara så att du själv har identifierat ett område som kan vara intressant att utveckla för den uppkopplade fastigheten, både för dig själv och för dina intressenter. Då anpassar man sina frågor utifrån området för att samla mer information om behov och nyttor.

Att förbereda sig med breda frågeställningar i början gör det lättare att identifiera intressenter och kompletterande frågeställningar för att ringa in prioriteringar.

När man ringar in intressenter brukar man i första hand tänka på medarbetare och kunder (brukare och hyresgäster), men intressenter kring den uppkopplade fastigheten kan vara vidare än så. Vi har leverantörer inom till exempel service, städning, drift och underhåll. Men det kan även finnas intressenter i närmiljön såsom hyresgäster och brukare i grannfastigheter, besökare och allmänhet. Naturligtvis kan även kommunen, regionen eller staten vara intressent, till exempel för myndighetskrav och subventioner. Viktigt är att tänka brett och även i vissa fall inkludera ytterligare ett led.

Tänk nytt, tänk annorlunda!
Energi, miljö och säkerhet är ett område som ofta har förbättringspotential och kan vara bra att vidareutveckla i den uppkopplade fastigheten. Troligtvis har du som förvaltare redan arbetat i flera år med olika energibesparingsåtgärder och tänker kanske att det inte går att göra mer med de byggnadstekniska förutsättningarna som finns.

Det är här man tar hjälp av sina intressenter för att se vilka fler nyttor och behov som kan dölja sig inom området. För att ringa in sina frågor behöver man själv sondera över olika tänkbara delområden som kan vara intressanta. Här har vi som exempel identifierat ett delområde som beskriver nyttjande och tillgänglighet till laddplatser som kan placera sig under energi och miljö.

Exempel kring samutnyttjande av resurser
Att använda p-platser i en uthyrningspool kan öka tillgängligheten till parkeringar. När kontraktsinnehavaren inte använder sin plats kan den checkas ut till andra under en bestämd och fördefinierad kalendertid.

Nyttan är att öka tillgänglighet men också få en ökad omsättning av såld el över tid där incitamentet för kontraktsinnehavaren kan vara en viss rabatt under sin egen användning baserat på såld el under utcheckningen. Naturligtvis minskar inte elförbrukningen i det här fallet men ger bättre nyttjande av förnybar energi (solceller) samtidigt som vi får en jämn intäkt som en del i en grön omställning tillsammans med affärsnytta för intressenterna.

Frågeställningar inom delområdet inriktar främst kring tillgänglighet, nyttjandegrader och debiteringslösningar för laddning som intressenter kan ha behov och nytta av. Intressenter kan i det här fallet vara egna organisationen och egna hyresgäster, men också hyresgäster och brukare i grannfastigheter samt besökare och allmänhet.

Nyttja gemensamma utrymmen
Ett annat exempel på område är nyttjandegrad av gemensamma utrymmen. Oftast har man bokning via någon kalender där ett konferensrum som sedan inte används är låst för andra användare. För styrning av klimat och belysning finns oftast närvarogivare. Om man kombinerar kalenderbokningar och närvarogivare kan konferensrum låsas upp om närvarogivaren indikerar passivitet efter en fördefinierad tid. Det ger både högre nyttjandegrad och tillgänglighet.

Frågeställningar kan vara främst om tillgänglighet men också nyttjandegrad i förhållande till bokad tid. Intressenter kan vara hyresgäster, brukare men också service- och städorganisationen som genomför tillsyn, skötsel och städning när det är ledigt eller efter hård belastning.

När det gäller säkerhet kan det handla om att samverka med organisationens IT-avdelning, säkerhetsavdelning etcetera för att genomföra olika risk- och sårbarhetsanalyser, informationsklassningar med mera. 

Sammanställa och analysera behov och nyttor
Det är viktigt att frågeställningarna är ett stöd för inventering av behov och nyttor bland intressenterna och att man inte går händelserna i förväg och börjar besvara dem själv. Deras svar är viktiga pusselbitar vid inventeringen.

Intressenternas svar sammanställs kortfattat. Behov och nyttor utifrån ett intressentperspektiv kommer sedan vara ett viktigt och kompletterande inspel till egna behov och nyttor.

Tänk även på att se över nyttor i form av subventioner, gröna lån eller gröna obligationer. Det är många som upplever ett hinder med att den som gör investeringen inte alltid får direktnyttan. Det är då dessa subventioner blir till hjälp.

För att sammanställa intressenter, kategorier samt deras behov och nyttor kan med fördel en intressentlista användas som beroende på område kan se olika ut där uppställningen nedan är tänkt att ge idéinspel.

Med nyttoeffekter identifierade är halva jobbet av en livscykelkostnadsanalys eller ett business case redan gjort.

Björn Schenholm och Patrik Larsson

Meta