Effektivt är något som ger avsedd effekt. Produktivt betyder att vi gör mycket (varor eller tjänster) per tidsenhet. Produktivitet kan lite förenklat förklaras som ”att göra saker rätt” medan effektivitet används i betydelsen ”att göra rätt saker”.
Detta är en gammal kunskap men…ibland undrar jag om vi i vår bransch tror att vi effektiviserar när vi egentligen jobbar med att öka produktiviteten.
Hur ofta har vi verkligen haft klart för oss vad vi vill ha för effekt – hos kunden, i ekonomin eller i hållbarhetsarbetet – och därefter använt oss av tillgänglig kunskap för att vidta rätt åtgärd? Har det kanske oftare blivit så att vi tror att vi vet vad som behöver göras för att verksamheten ska ”utvecklas” i någon allmän mening. Kanske göra mer med mindre insats, alltså öka produktiviteten. Så genomför vi den förändringen och lägger på medarbetarna nya uppgifter utan att ta bort några andra.
Hur ofta reflekterar vi över vilka uppgifter som är oviktiga, meningslösa eller ineffektiva? Ärligt talat, när tog din organisation senast bort en överflödig/meningslös arbetsuppgift?
Meningslösa uppgifter skapar stress
Det lär finnas forskning som visar att människor lättare blir stressade och oftare utbrända av att tvingas genomföra meningslösa arbetsuppgifter jämfört med att göra värdeskapande arbetsuppgifter även om dessa måste göras i högt tempo. Frustationen över de meningslösa uppgifterna blir naturligtvis särskilt stor om man vet att det finns så mycket annat som verkligen behöver göras men som man inte hinner med. Tänk om det är så att mycket av det vi gör i vår bransch är meningslöst – helt utan effekt?
Vi lägger mycket tid på att kontrollera och säkra upp att vi gör det vi gör på ett korrekt sätt. Min känsla är att vi lägger mindre tid på att tänka efter om vi verkligen gör rätt saker.
Utmana gamla sanningar
Lägg mer tid på värdeskapande och mindre på meningslösa uppgifter! Våga utmana gamla
sanningar!
Några exempel – ta bort budgetarbetet och styr med nyckeltal mot mål, ställ in meningslösa möten, delegera beslutsmandat på riktigt, ta bort all rapportering på lednings- och styrelsemöten och lägg in fler diskussioner om inriktning och taktik, ta bort chatboten och möt kunden per telefon igen, sluta lägga så mycket tid på att handla upp årsentreprenörer och konsulter och anställ egna, ta bort….
Exemplen är naturligtvis många och vissa är bra för ett bolag och dåligt för ett annat. Syftet här är bara att visa hur man kan tänka lite större och lite mer utifrån verklig mätbar effekt mot de mål vi satt upp. Att arbeta mer med värdeskapande aktiviteter och mindre med gamla vanor i branschen.
Gör rätt saker – och gör dem rätt
Att ifrågasätta allt vi gör utifrån ett effektivitetsperspektiv och ta bort sådant som inte är värdeskapande ger större utrymme att tänka nytt och att utveckla både bolaget och branschen. Det bidrar till minskad stress hos medarbetare och ökar både ekonomiskt resultat, hållbarhet och kundnöjdhet.
Börja göra rätt saker och se sedan till att göra dessa saker rätt!
Det skulle vara intressant att höra från olika bolag hur ni har ökat er effektivitet (inte produktiviteten). Hur har ni tänkt, vilka arbetsuppgifter eller aktiviteter har ni tagit bort? Hur har ni ökat andelen värdeskapande arbetsuppgifter med sikte på uppsatta mål?
Anette Sand,
SandPartner, fd VD på Stockholmshem
