Fråga: Jag är relativt ny i min chefsbefattning och mycket av min tid går åt till att sitta i möten med olika team och projektgrupper och känner att jag inte får något gjort! Kan du ge mig råd hur jag kan bli en mer effektiv chef för teamet?
Jobbar vi tillsammans får vi bättre resultat – visst låter det enkelt, men det är sällan lätt! Ibland känns det lockande att göra sakerna själv, eftersom det är klart i mitt huvud och det tar längre tid att diskutera och engagera andra.
Men ofta är det bara en kortsiktigt effektiv lösning, som inte skapar kunskapsöverföring, involvering, utnyttjande av alla kompetenser i organisation med mera – vilket på lång sikt skapar en starkare organisation.
Förväntningar på teamet
I Sverige har vi historiskt rört oss bort från hierarkiska ”top-down organisationer” till mer ”plattare organisationer” eller till och med ”virtuella organisationer”. Därför blir det naturligt att förväntningarna på teamet och individerna i teamet ökar och alla får mer ansvar för olika delar.
Företag består ju främst av människor och det blir naturligt att det är människor som skapar resultat. Från individ, till team, till hela organisationen.
Det finns många olika typer av team på en arbetsplats, allt från korsfunktionella som i en ledningsgrupp, virtuella team och projektteam. Alla team har förväntningar att formera sig och skapa resultat. Det ställer krav på både teamet och ledaren.
5 steg som stöd
Här är fem steg som kan vara ett stöd att komma vidare i att involvera och bättre utnyttja alla kompetenser i teamet!
1. Skapa mål och syfte tillsammans
Börja med att skapa tydliga hårda och mjuka mål tillsammans. Känner sig alla införstådda och överens om de hårda, konkreta målen med arbetet är det första steget nästan klart. Det bestämmer syftet med teamet. Men ni behöver även sätta mer mjuka mål, i form av hur vi agerar och diskuterar med varandra i teamet för att skapa bättre förutsättningar för involvering och förtroende för det gemensamma arbetet.
Ibland är målen utmanande eller känns lite abstrakta, då är det upp till teamet att bryta ner slutmålet till delmål och konkretisera arbetet. Har du och ditt team svårt att skapa struktur för era mål kan det vara värdefullt att ta stöd av någon som faciliterar teamarbetet vid ett eller några tillfällen – speciellt om det är ett nytt team där deltagarna inte känner varandra och det råder osäkerhet om mål och arbete.
2. Planera tillsammans och lägg upp en plan
Utifrån den gemensamma målbilden och delmålen är nästa steg att utveckla en plan framåt. Hur ofta ses ni digitalt/fysiskt tillsammans? Hur rapporterar och kommunicerar ni under tiden, mellan möten? Hur ska du som ledare agera och följa arbetet mellan möten och rapporteringar? När stämmer ni av att ni är på rätt väg? Finns det saker i omgivning och övrigt arbete som påverkar teamets arbete och kan förhindra er att nå fram?
3. Fördela era roller, om de inte redan finns
Ledningsgruppen har tydliga roller och ansvar, men ibland kan projektgrupper eller andra grupper ha mindre tydlighet. Det viktiga är att fördela ut ansvar på rätt personer – med rätt kompetens. Går det inte att involvera personer med den kompetens som behövs kan det finnas möjlighet för en person att ta sig an en uppgift som kanske inte ligger inom ramen för sitt arbetsområde. Det kan få denne att växa och kan skapa motivation. Men även eventuellt frustration och osäkerhet, om det inte hanteras rätt. Här blir din roll som ledare extra viktig för att skapa positiv energi i arbetet och i gruppen.
4. Handling
Som ledare tar du täten och jobbar mot målen och det ni skapar tillsammans. Här kommer ledarskapet i sin fulla kraft – att leda genom mål, handling och uppföljning. Om vi gör rätt här kommer alla i teamet att prestera efter sin fulla förmåga och kraft. Här är tydlighet, transparens och förutsägbarhet ofta viktiga nyckelord i ledarstilen – för att skapa förtroende hos alla deltagare och öka allas grad av involvering.
5. Att följa upp och utvärdera
Som ledare kan du såklart inte stå utanför och bara utvärdera, samtidigt som teamet jobbar. Det är en knivig balansgång i hur aktiv du ska vara. Du behöver ha kontroll över hur arbetet går, eftersom du kanske behöver rapportera detta uppåt. Men du bör göra det på ett sätt så att du inte upplevs detaljstyra och detaljkontrollera allt. Samtidigt vill du att alla upplever att du är involverad och engagerad och stöttar i arbetet.
Om ert arbete pågår under en längre tid så kommer det sannolikt att inträffa saker som ni inte kunnat förutse, både från omvärlden och det som händer i företaget. Det kan även ske saker inom teamet. Då krävs det att du som ledare agerar snabbt och tydligt.
Tänk på att detta är din främsta roll och uppgift som ledare. Att säkerställa att teamet håller rätt kurs mot målet, även om ni behöver ta en liten annan väg än ni från början planerat.
Malin Avalon Engquist
Konsultchef Humanova Ledarskap
