Jag har många gånger funderat på varför branschen inte ser sin information som mer värdefull för organisationen. Jag generaliserar lite, men ofta sägs informationen vara osäker eller inte finnas. Går det att höja värdet och statusen på informationen?
När vi på Meta genomförde en Rapport-Enkätundersökning 2020 om just informationshantering var det tydligt bland svaren att man ägnade en hel del tid att leta reda på korrekt information. 30 procent angav då att de varje dag behöver hjälp med att hitta ett redovisande dokument. Då har man också troligtvis letat en stund innan man stör en kollega.
Det innebär att det läggs väldigt mycket tid på att söka och hantera information, varje dag. Vi hoppas att det ser något bättre ut nu, än 2020 när vi genomförde enkäten, men informationsmängderna har definitivt inte minskat.
Höga värden står på spel
Osäkerheten kring förvaltningsintressant information om beståndet kan göra att underhåll genomförs reaktivt i stället för optimalt, med höga kostnader som följd. Avsaknad av information om beståndet kan ge försämrad kalkylerbarhet i upphandlingar samt att stora resurser läggs på återkommande inventeringar av utrymmen, installationer med mera. Ett annat exempel är osäker kontraktsinformation.
Om den inte är kvalitetssäkrad innebär det också att den viktigaste grunden för intäktsströmmen är osäker. Det är alltså relativt höga värden som står på spel. Med ökad digitaliseringen där även AI gör sitt intåg kommer det att krävas att man har basdata som är korrekt och kvalitetssäkrad från början. Särskilt viktig är den träningsdata som optimerar AI.
Informationstillgångar
Man borde tala om information som tillgångar, med andra ord – informationstillgångar. Jag vet att flera i branschen också gör detta och det är bra, så långt. Tanken ligger heller inte särskilt långt borta att informationstillgångarna borde ha ett monetärt värde för organisationen i balansräkningen, precis som med omsättnings- och anläggningstillgångar.
Men vad är det för värden det kan handla om när det gäller data och information?
Ett räkneexempel
Vi gjorde ett räkneexempel i vår tidigare enkätundersökning på svaren vi fick in. Om de 96 som då svarade representerar en organisation med 50 kollegor vardera, representerar enkäten i sådant fall cirka 5 000 personer. 25 procent av dessa behövde leta 15 minuter om dagen innan de frågade en kollega. Det resulterar i att cirka 300 timmar går åt att leta efter ett dokument förutsatt att kollegan hittar dokumentet direkt, per dag.
Nu är det några år sedan vi genomförde enkäten och man hoppas att tidsåtgången har minskat.
10 miljoner kronor
Ett annat, mer konkret exempel är från olika inventeringar med att uppdatera förvaltningsintressant information om beståndet, som jag varit involverad inom. Beroende på komplexitet och installationstäthet så brukar kostnaden per kvadratmeter landa på cirka 20 kr för att inhämta information om utrymmen, installationer och myndighetskrav i beståndet. För att täcka ett bestånd om 500 000 m2 BRA, innebär detta 10 000 000 kr. Efter något år är troligtvis informationen obsolet och man får börja om.
Det här är inte ekonomiskt hållbart. Att man har hamnat här beror säkert på flera orsaker. Vidmakthållande och uppdatering av information behöver ingå organisationens ordinarie processer och framför allt för de mindre projekten och pekjobben som ibland flyger lite under radarn när det gäller informationsleveranser och uppdatering av nya objekt.
Tydligt ägarskap och systemstöd
Med hjälp av ett tydligt ägarskap, gemensamt arbetssätt och stöd i organisationen samt lättanvända systemstöd så har man kommit långt. Men det är även en förändringsresa att göra, så att varje medarbetare förstår den långsiktiga nyttan av riktig, tillgänglig och säker information, för mig, för dig men framför allt för oss i organisationen där även våra externa intressenter konsumerar vår information.
Positiv framtid
Jag ser ändå positivt på framtiden. Den ökade digitaliseringen och nyttjande av AI gör att basdata och information om exempelvis kontrakt och avtal måste vara uppdaterad och kvalitetssäkrad. Många har genomfört olika verksamhetsförflyttningar för en utvecklad informationshantering och flera är på gång vilket är bra.
Men fler behöver ansluta och göra en plan inom en ganska snar framtid, då mängden information ökar hela tiden. För vem har råd att sitta på information som inte har något värde?
Patrik Larsson
Partner på Meta, med erfarenhet från teknisk fastighetsförvaltning, informationshantering och IT inom fastigheter och industri
