Foto t.h: Marit Engstedt
Underhållsskuld innebär det totala uppskattade beloppet för allt underhåll och alla investeringar som borde varit gjorda, men som inte har gjorts. Eller enklare: “Hur mycket ligger vi efter?”. Experten hjälper er att komma igång och ikapp.
Frågan om underhållsskuld är jättevanlig – och allt vanligare i takt med att fastighetsbolag inser värdet av proaktivt underhåll.
Förra veckan läste jag om (ännu ett) bostadsbolag som plötsligt insåg att de hade en underhållsskuld på flera miljarder kronor. Inte helt lätt att jobba ikapp ett sådant underhållsberg när det har gått så långt.
Och tyvärr är det väldigt vanligt. Av hundratals fastighetsbolag som jag pratat med är det fortfarande många som inte har koll på detta.
Mitt råd är därför att direkt ta reda på er underhållsskuld! Först då kan ni börja jobba ner den metodiskt år efter år så ni inte hamnar i samma knipa.
Underhållsskuld innebär det totala uppskattade beloppet för allt underhåll och alla investeringar som borde varit gjorda, men som inte har gjorts. Eller enklare: “Hur mycket ligger vi efter?”.
Så här tar du reda på underhållsskulden:
- Skapa tydlig och gemensam definition – Underhållsskuld, teknisk skuld, eftersatt underhåll, teknisk backlog… Kärt barn har många namn! Börja med att välja en gemensam benämning så att hela organisationen menar samma sak. Bestäm därefter vad som ska ingå i underhållsskulden. Utgångspunkten brukar vara att summera uppskattade utgifter för allt underhåll och investeringar där teknisk livslängd har passerat och/eller där avsedd funktion inte längre uppnås. Helt enkelt: komponenter som är uttjänta och behöver renoveras eller bytas ut så snart som möjligt.
- Ta reda på underhållsskulden – Det vanligaste är att jobba med underhållsplanering för att få kontinuerlig koll på status, underhållsbehov och kostnader. Om ni är igång med den arbetsmetodiken har ni redan all data ni behöver för att beräkna underhållsbehovet. Om inte, så behöver ni gå igenom era fastigheter för att identifiera underhållsbehovet och uppskatta kostnader. Det räcker med att börja på en grov nivå så kan ni förfina gradvis allt eftersom ni kommer igång med det proaktiva underhållsarbetet.
- Använd underhållsskulden – För att ni ska få fullt värde av nyckeltalet “underhållsskuld” i verksamheten behöver ni kunna se det på fastighets-, områdes- och beståndsnivå. Ni behöver också uttrycka den per m2 BRA så ni kan göra rättvisa jämförelser mellan era fastigheter/områden. Viktigt: detta är inte en engångsinsats, utan underhållsskulden ska visas kontinuerligt för hela organisationen (ända upp till styrelsenivå!) och uppdateras kontinuerligt så ni kan följa dess utveckling och sätta mål kopplade till den.
Det finns system som löser de tre stegen ovan mer eller mindre automatiskt. Alternativet är att hämta all data ur diverse nödvändiga system och sammanställa det i en BI-plattform eller Excel. OBS! Tänk bara på att hämtning av data, beräkningar och presentation då bör göras automatiskt så ni inte tvingas till en manuell insats varje gång ni behöver se den aktuella underhållsskulden.
Nu har ni koll på underhållsskulden och är redo att börja jobba metodiskt och proaktivt med underhållet. Detta kommer jag att ta upp i ett kommande Expertsvar.
Anton Klintenberg,
har över 15 års erfarenhet inom fastighetsbranschen bland annat som VD för konsultföretag inom byggprojektledning och nu medgrundare och Head of Growth på Planima, ett webbaserat planeringsverktyg för fastighetsunderhåll.
