Porträttbild: Marit Solblad
Jag är förvaltare och har blivit uppmanad att ta in nya anbud i ett ramavtal för planerat underhåll vi har handlat upp, vilket är nytt för mig. Mina kollegor pratar om FKU. Kan du förklara vad det innebär?
FKU är en tilldelningsmodell, som innebär förnyad konkurrens, och en modell man ofta använder när man har ett ramavtal med flera leverantörer.
En förnyad konkurrensutsättning (FKU) är som en liten upphandling kan man säga, och innebär att beställaren bjuder in redan ramavtalade leverantörer att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet, det vill säga man avropar enligt förnyad konkurrensutsättning. Det måste alltså finnas ett ramavtal för att en FKU ska kunna avropas.
Beställaren måste kunna avtalet
När man gör en förnyad konkurrensutsättning, skickar man ut en skriftlig avropsförfrågan till alla de ramavtalsleverantörer inom det ramavtal man ska avropa ifrån, inom aktuellt anbudsområde såklart, om det finns flera inom samma ramavtal. Förfrågan ska följa villkoren i ramavtalet, utan väsentliga avvikelser, med eventuella förtydliganden och kompletterande villkor.
Därför är det väldigt viktigt att den som gör avropet faktiskt kan avtalet och de underliggande regelverken samt förstår vad avropet behöver innehålla, så de inbjudna leverantörerna får allt de behöver och därmed kan lämna anbud i enlighet med förfrågan.
Maxpriser sätter gräns för nya priser
Den ramavtalsleverantör som uppfyller kraven i avropsförfrågan och som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, baserat på bästa förhållande mellan pris och kvalitet, antas som leverantör. Därefter sluts ett kontrakt mellan beställaren och leverantören.
Observera att hur du avgör vilken leverantör som har det bästa anbudet, det vill säga vilka tilldelningskriterier som gäller, anges i ramavtalet. Man kan alltså inte välja hur man vill tilldela från avrop till avrop, utan det måste finnas en modell angiven i ramavtalet.
Vanligast är att upphandlade priser ska utgöra maxpriser, det vill säga man har sagt att de priser som lämnats och avtalats i den ursprungliga upphandlingen av ramavtalet, ska utgöra maxpriser när man gör ett avrop med förnyad konkurrensutsättning. Då kan de priser som lämnas i anbuden i den förnyade konkurrensutsättningen vara lägre, men får inte vara högre än leverantörens ramavtalade priser.
Nytt kontrakt kan fånga upp nya omständigheter
De redan fastställda villkoren i ramavtalet får inte ändras eller bytas ut, och kraven får inte omförhandlas, men om det behövs kan de i avropet preciseras och till och med kompletteras med ANDRA krav och villkor. Syftet med att göra så är att kunna fånga upp särskilda omständigheter så att behoven med det enskilda kontraktet som avropet utgör kan uppfyllas.
Leverantörer måste kanske inte lämna anbud
De ramavtalade leverantörerna är inte enligt lag skyldiga att lämna anbud vid avrop enligt förnyad konkurrensutsättning. Dock kan villkor ha ställts i den ursprungliga upphandlingen av ramavtalet, genom vilka man tvingar samtliga leverantörer att alltid lämna anbud vid avrop. Sådana villkor kan sedan vara kopplade till någon typ av sanktion, för att få effekt.
FKU i korthet:
- Förnyad konkurrensutsättning
- Tilldelningsmodell i ramavtal
- Skriftliga avrop skickas till ramavtalade
- Man tar in nya anbud, med exempelvis nya priser
- Leder till kontrakt för fullföljande av avropsförfrågan
- Ramavtalet får inte ändras, bara kompletteras och förtydligas
Jessica Molén
Seniorkonsult Houses and Us, specialist på fastighetsavtalen, upphandling och hållbarhet
