Foto: Marit Solblad.
… Jessica Molén, upphandlings- och Aff-specialist och konsult i förvaltningsrådgivning på Svefa, som tillsammans med kollegan Per Ollas skrivit boken Allt om Aff.
Varför har ni skrivit den här boken?
– Vi kände att det behövdes en sådan bok. Det finns inget annat material som är uttömmande om Aff som du kan använda när du hanterar dina avtal på olika sätt. Det här är en handbok i hur du använder Aff. Boken ska också kunna användas i olika utbildningar på universitet och högskolor.
Vad handlar den om?
– Boken följer Affs struktur och vi förklarar varje separat del i Aff och hur och var den kommer in i bygg- och förvaltningsprocessen. Så att man vet när man ska börja använda Aff och när den tar slut, och i vilka delar den är applicerbar. Många använder sig av AB, ABT och ABK, som är avsett för byggupphandling, även vid upphandling av drift-och underhållstjänst för att man inte är bekant med Aff. Vi hoppas att boken ska hjälpa fler att använda Aff på rätt sätt.
Vem vänder sig boken till?
– Egentligen alla som kommer i kontakt med Aff: fastighetsägare, fastighetsförvaltare, fastighetstekniker, fastighetsskötare och upphandlare, men också leverantörer som levererar tjänster enligt Aff. Avtalen är ofta komplexa och då kan det vara svårt att förstå vad som gäller om man inte är bekant med Aff.
Vad är det bästa med Aff?
– Att det är en uttömmande struktur med regelverk som du kan applicera på ditt behov för dina fastigheter. Så att du inte tappar bort en massa delar när du ska ta fram ett avtal och göra en upphandling. Att du inte missar villkor och krav som du bör ha med.
Vilka är dina bästa Aff-tips?
– Att försöka beskriva saker så enkelt som möjligt så att alla förstår. Det är jätteviktigt att inte krångla till saker och att inte skriva sina krav på flera ställen i avtalen. Det blir väldigt stökigt och riskerar att bli motstridiga uppgifter.
– Jätteviktigt är också att välja en genomgående kvalitetsnivå. Det är vanligt att beställaren gärna går in på detaljer inom områden man kan bra medan man lägger sig på en lägre nivå inom de områden som man inte är så bekant med. Det skapar en obalans i avtalet som inte är bra. Bättre är då att lägga sig på en genomgående mer allmän nivå och under avtalets gång diskutera detaljer och våga lägga lite ansvar på leverantörerna när det gäller funktionskrav.
– Men det allra viktigaste som avgör utfallet av leveransen är relationen mellan parterna – att man hittar ett bra arbetssätt som fungerar.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
Jessicas bästa Aff-tips
- Ha alltid Aff-definitioner och Allmänna bestämmelserna nära tillhands, så att du kan slå i dem när någon fråga snabbt behöver kollas upp.
- Glöm inte bort att avtalet visserligen styr de villkor som ska gälla, men att säkerställa att kontraktsenliga fordringar följs handlar om samarbete.
- Gå en grundläggande utbildning i Aff.
- När ett avtal håller på att gå ut: se till att handla upp i god tid, och lägg in i tidplanen beaktandet av en ny leverantörs etableringstider.
- Var tydlig, men fundera kring hur styrande du behöver vara. Ofta har leverantören en kompetens som man som beställare kan ansluta till och luta sig mot.
- Väldigt ofta blandar man funktions- och utförandekrav, det är inget konstigt. Dock är det en konst att göra det på rätt sätt. Det är många gånger man till exempel tappar funktionskravet på grund av att ett utförandekrav tar överhanden, utan att man är medveten om det.
