Att förenkla och hålla sig kort kan vara svårt – men nödvändigt. Det anser Jonas Nordin i sin krönika och ger tre konkreta områden där förenklingar skulle skapa mervärde i vår vardag och verksamhet.
Den 9 augusti 1940 skickade Winston Churchill ut ett PM med rubriken Brevity, korthet på svenska, till sina ministrar. Budskapet från Churchill till sina ministrar var tydligt. Sluta skriv så långa och invecklade beslutsunderlag och PM, detta för att underlätta och förbättra beslutsfattande och informationsdelning.
Så här över 70 år sedan så behöver vi påminna oss om Churchills uppmaning. I en värld med överflöd av information, aktiviteter och komplexitet så är förenkling en av de mest effektfulla aktiviteterna vi kan ägna oss åt för att underlätta och förbättra våra verksamheter och arbetsdagar.
Enkelhet är tilltalande
Teorin om enkelhet visar att när vi ställs inför två val där det ena är enklare och tydligare än det andra så kommer vi att föredra det enklare alternativet. Företag som uppfattas som enkla och tydliga har en konkurrensfördel gentemot verksamheter med splittrade värdeerbjudanden som uppfattas som komplexa.
Simplicityindex.com rangordnar varumärken baserat på hur enkla de uppfattas, ju enklare desto bättre ranking. Även om den senaste mätningen gjordes 2018–2019 så visar den potentialen i enkelhet. Lojalitet hos kunder och villigheten att köpa ökar desto enklare kommunikation och erbjudanden företag har.
Var skulle din verksamhet hamna i rankingen?
Att ta bort i stället för att lägga till
Anledningen till att det är få som lyckas med enkelhet är att enkelhet inte är det naturliga sättet att tänka för de flesta av oss. En artikel i Nature från 2021 visar på hur människor tenderar att instinktivt angripa olika typer av problem genom att lägga till element snarare än att ta bort, även när förenkling är det bättre alternativet. Handlingsmönstret återfinns oavsett om det handlar om ett objekt, en idé eller en situation.
Alltså kräver ökad enkelhet att vi går emot våra instinkter och försöker skapa enklare lösningar genom att ta bort i stället för att lägga till.
Konkreta förenklingar
Följande tre områden är klassiska förenklingsområden där även små steg av förenkling kan ge stora effekter:
- Informationsdelning
Vi lever i en värld av informationsöverflöd. Jämfört med 2010 kommer vi globalt 2024 att generera 60 gånger mer data på årsbasis. För att sätta det i ett sammanhang är prognosen att vi 2025 kommer att generera ny data motsvarande 212,765,957 DVDs per dag!
Att ifrågasätta om den information du skapar och delar faktiskt innebär nytta och värde för någon annan är ett bra första steg för att förenkla för dig och de runt omkring dig. Våga avstå från att dela information som du själv har svårt att se nyttan av och se vad som händer, finns det ett behov så kommer någon till slut att höra av sig.
Börja halvera längden på dina mail och se vad som händer. Med största sannolikhet kommer du få mycket kortare mailsvar i retur. - Mål
Mål är bra, i lagom antal. Ofta använder vi våra snarare mål och uppföljningar som ett sätt att visa ambition och handlingskraft snarare än att faktiskt skapa förändring. Om vi vill lyckas med att genomföra våra mål så behöver vi inte sällan banta antalet mål ordentligt.
Forskning visar att antalet uppnådda mål står i direkt relation till antalet mål du har. Desto fler mål, desto mindre sannolikhet att du lyckas nå dem. Vill du lyckas med dina mål så rekommenderas max 2–3 mål åt gången.
Kan du räkna upp vilka mål som din verksamhet har? Kan du räkna upp dina egna mål? - Arbetssätt och processer
Arbetssätt och processer inom en verksamhet är ett ypperligt område att söka förenkling inom. Genom att minimera antalet processer och innehållet i de som finns kvar kan stora fördelar skapas.
För sanningen är att ofta får processer och dess utveckling alltför ofta ett egenvärde och frikopplas från den faktiska nyttan och tydligheten som de ämnar skapa med processinflation som följd. Våga i stället applicera enkla standardlösningar där det går och identifiera de få mest värdeskapande och specifika processerna för er verksamhet och lägg fokus där men alltid med enkelhet som ledord.
Påminn dig om att ingen är ledsen för en kort process!
Avslutningsvis
Hur gick det då för Churchills förenklingsambitioner?
Sådär visade det sig. Faktum är att han 1951 återigen behövde skicka ett PM där han påminde sina ministrar om sin Brevity-uppmaning från 1940.
Enkelhet är som sagt inte enkelt, det finns även forskning som visar att det inte ligger naturligt för många oss. Dock finns det samtidigt stora fördelar med enkelhet, både för oss själva, våra verksamheter och våra kunder.
För att lyckas krävs mod att ifrågasätta våra invanda tankemönster och angreppssätt men evidensen finns där, mindre är mer!
Jonas Nordin
Områdeschef inom Västfastigheter, Västra Götalandsregionen. Har sitt främsta fokus på strategisk fastighetsutveckling, förändringsledning och verksamhetsutveckling.
