Eldsvåda, översvämning, skjutning eller en IT-krasch? En plan för krishantering, incidenthantering och krisledning är något som fastighetsbolag bör ta fram. Säkerhetsexperten ger råd om hur ni bör agera.
I dessa tider blir det allt vanligare att företagen ser över sin förmåga att hantera stora påfrestningar. Ofta föranlett av att det hänt något allvarligt och att man därför blivit varse att företagets och dess ledning haft en alldeles för låg förmåga att hantera händelsen och att man gjort det mer utifrån på ett Ad hoc basis.
Med det menar jag att man hanterat händelsen efter bästa förmåga, med de resurser man har och de erfarenheter som vissa ansvariga individer har av att hantera allvarliga störningar eller kriser om man så vill kalla dem.
Vad är egentligen en kris och hur ska kriser hanteras?
En vanlig definition av en kris är ”en negativ påverkan på verksamheten som är av sådan allvarlig art att den ordinarie organisationen inte räcker till för att hantera denna utan den måste hanteras i särskild ordning”. Dessutom är det ju så att den ordinarie verksamheten måste bedrivas parallellt.
Verksamheten får inte avstanna bara för att företaget har en kris, vi kallar det krisledningsförmåga.
Krishantering är ett begrepp som ofta blandas ihop med krisledning. Med krishantering menas att ge emotionellt krisstöd till person/er som drabbats av en allvarlig händelse. Det kan handla om avlastningssamtal, hjälp av psykolog, HR-avdelningen eller linjechef. Allt för att individen ska få hjälp att ta sig igenom ett svårt trauma.
Incidenthantering är när den ordinarie ledningsstrukturen hanterar störningar i verksamheten som är av mer vardaglig karaktär. Inte sällan är incidenterna av sådant slag att man behöver ta hjälp av expertis. Det kan handla om säkerhetsexpertis för rådgivning, IT-säkerhetsexpertis, experter på arbetsrätt med mera.
Robust struktur
Generellt gäller att ju mer robust struktur som bolaget har för styrning och ledning, tillgång till expertis genom avtal samt etablerade strukturer för beslutsfattande, desto allvarligare incidenter klarar den ordinarie ledningsorganisationen av att hantera utan att behöva ”dra i tofsen” och påkalla krisledningsgruppen.
Se till att ha en policy och en plan
För att leda krisen behövs några grundläggande styrdokument. En krisledningspolicy, en krisledningsplan samt därtill underliggande dokument i form av checklistor och larmlistor. Det är viktigt att krisledningsplaneringen inte är scenarioanknuten. Modellen för krisledning ska vara likartad oavsett orsaken till krisen. Däremot kan det vara nödvändigt att adjungera in olika typer av experter beroende på krisens karaktär.
Här kommer några snabba tips för de bolag som funderar på att skapa krisledningsförmåga:
- Definiera vad som är en kris men exemplifiera inte i definitionen.
- Skapa en krisledningsgrupp men håll VD utanför krisledningsgruppen.
- Styr krisledningsgruppens arbete med styrande dokument i form av policy, plan, checklistor.
- Tillse att medlemmarna i gruppen har tydliga uppdrag och mandat i gruppen och att de är väl förtrogna med dessa.
- Keep it simple. Var återhållsam med att investera stora belopp i digitala plattformar för krisledning. Teknik kan ta hela gruppen som gisslan om den inte fungerar eller om personerna inte är förtrogna med den. Whiteboard, papper och penna, säkra videomöten, telefoni, mail och tv/radio för omvärldsbevakning räcker ofta långt.
- Tänk på att en kris varar ofta över lång tid, kanske i flera veckor. Därför måste arbetsmetodiken ge utrymme för vila och återhämtning.
- Se till att utbilda och öva krisledningsgruppen löpande.
Mattias Nygren
Mattias Nygren har under 15 år arbetat vid Polisens Nationella Insatsstyrka (NI). Han har därefter haft en karriär som säkerhetschef inom FN där han arbetat med valsäkerhet, matleveranssäkerhet, evakueringsplanering och skydd av FN:s personal och tillgångar. Han har erfarenhet av arbete i en rad olika högriskländer.
