Vad betyder produktivitet egentligen och varför ser inte bostadsbolag till att ha bättre koll på det? Det undrar Thorbjörn Hammerth som hoppas att hans krönika ska väcka upp oss till att börja jobba mer smart.
Bostadsbranschen har länge sluppit undan när det gäller en av de viktigaste frågorna: produktivitet. I över tjugo år har vi levt med ständigt stigande kostnader, men få pratar om hur vi faktiskt kan jobba smartare med de resurser vi redan har. Resultatet? Vi producerar ungefär lika mycket – men till betydligt högre pris.
Få har koll på nyckeltalet driftöverskott – och ännu färre använder det som ett av flera styrverktyg.
Kort sagt handlar det om att få ut mer värde per insatt resurs – att göra mer med samma, eller samma med mindre. Det börjar med att förstå kundens behov och bygga arbetssätt som ger både kvalitet och marginaler. När effektivisering kommer på tal blir det ofta fina visionsdokument, nya organisationsscheman eller personalneddragningar. Sällan leder det till verklig förbättring.
Mitt råd är enklare: börja i vardagen
Lista arbetsmomenten, se på kvaliteten i varje steg, jämför de som får bäst resultat med de som får sämst – och lär av varandra. Gör det öppet och tillsammans. Enkla pilsystem kan med fördel användas för att beskriva och definiera olika processer.
Jag pratar inte om gammaldags Taylorism med tidtagarur, utan om tydlighet. Definiera arbetsmoment i nyckelprocesser som besiktningar, in- och avflyttning, introduktion av nya hyresgäster, ronderingar, inköp och beställningar. Hitta gemensamma standarder för vad som är god kvalitet – sådant som går att mäta och följa upp utan att det blir en kontrollapparat.
Ett par nyckeltal räcker ofta långt. De ska vara begripliga, relevanta och möjliga att påverka. Syftet är inte att övervaka – utan att göra jobbet enklare, effektivare och roligare. Handen på hjärtat, hur svårt kan det vara att sätta ett spelsystem och rutiner?
Digitalisering – hjälp eller hinder?
Med dagens teknik finns risken att digitalisering används för övervakning: GPS, taggar, kameror. Det är fel väg. Digitala verktyg ska användas för att minska dubbelarbete, förbättra flöden och frigöra tid – inte skapa mer administration.
Bostadsbolagen behöver gå från otydlig flexibilitet till tydligare standarder. Det gäller allt från felanmälan, skötsel och underhåll till reparationer. Under årens lopp har vi byggt på med nya uppgifter utan att ta bort gamla – och rollerna har blivit breda och otydliga.
Det gör organisationen tung och svår att styra när mycket går i gamla hjulspår.
Lär av industrin
Titta på Scania under Leif Östlings tid. De byggde lastbilar med 60 standardiserade moduler – och kunderna fick ändå skräddarsydda lösningar. Eller Volvo i Torslanda: i dag tar det cirka 18 timmar att bygga en bil. På 1990-talet tog det fem veckor.
Hur lång tid tar det att hantera en felanmälan i dag, jämfört med 1995? Tyvärr – ungefär lika lång tid. Det visar att produktiviteten i branschen knappt har rört sig alls.
Från mötessjuka till flödeseffektivitet
Ett av våra största problem är möteskulturen. För långa möten, otydliga agendor och oklara beslut äter upp enormt med tid. Begränsa möten till 30–45 minuter, ha ett tydligt syfte, rätt personer i rummet och skriv korta beslutspunkter – eller använd chattverktyg som GPT för att dokumentera diskussionen. Där finns mycket att vinna.
Här finns en av branschens största tidstjuvar – som få vågar prata om. Börja med dig själv. Lista dina arbetsmoment och hur mycket tid du lägger på varje. Du kommer snart se att mycket är onödigt komplext – ibland helt bisarrt. Det är startpunkten för förbättring. Skala bort. Det är aldrig för sent att sluta göra något.
Smartare arbetssätt gynnar alla
Om bostadsbolagen tar produktivitetsfrågan på allvar finns mycket att vinna. Ett mer effektivt bolag använder resurserna bättre – och kan därför minska hyreshöjningar.
En årlig höjning på tre procent kan i praktiken bli 1,5 procent om resten tas igen genom smartare arbetssätt. Resultatet blir nöjdare kunder, medarbetare som trivs bättre – och klirr i kassan på sikt.
Produktivitet handlar inte om att springa fortare – utan om att arbeta smartare. Med andra ord – dags att vakna.
Thorbjörn Hammerth
VD på Familjebostäder i Göteborg AB och tf VD på Bostadsbolaget
