Offentliga upphandlingar är Jessica Moléns område, i synnerhet inom fastighet. Där finns en enorm vilja att utveckla, skapa bra leveranser och nå de mål som är relevanta. Men drivet hämmas av LOU. Varför är det så, frågar hon sig.
Det händer om och om igen. En drift- eller förvaltningsavdelning har behov, budget och mål att hantera. En del av behoven fördelas ut i avtal, och upphandlingsreglerna blir ett faktum som inte kan ignoreras.
Då kommer upphandlaren in. Och plötsligt blir allting krångligt, svårt och vissa saker kommer inte att kunna uppnås alls. Effekten blir en långdragen process, kantad av kompromisser, där utfallet är så oklart på förhand att det inte går att planera långsiktiga resultat. Känns det igen?
Scenario 1:
– Vi tog över en fastighet. Kan vi lägga in den i befintligt avtal för fastighetsdrift?
– Nej, ni måste göra en ny upphandling!
Vad säger man? Det finns regler i LOU som hanterar detta. En ny upphandling behöver inte vara enda utvägen.
Scenario 2:
– Vi vill utvärdera kvalitet, så vi vet vad leverantörerna kan leverera.
– Nej, kvalitetsutvärdering blir subjektivt. Den risken vill vi inte ta.
Subjektivitet är inte fel – om man är transparent och likabehandlande.
Scenario 3:
– Vi har fått in ett anbud med uppenbara fel. Hur kan vi få klarhet i vad som inte ingår i deras erbjudande, så vi vet hur vi ska utvärdera?
– Ni får själva göra en avvägning. Det som är uppenbart fel, bortser ni bara ifrån.
Det är möjligt att begära in rättelse av uppenbara fel.
Scenario 4:
– Vi måste avbeställa en del av avtalet. Det kräver omförhandling.
– Nej, då måste ni göra en ny upphandling. Man kan inte omförhandla upphandlade avtal.
Fel igen. Precis som när fastigheter tillkommer finns det regler som hanterar förändringar.
Varför blir man bromsad?
Mitt svar på det är att man är så rädd för att det ska bli fel, att man inte vågar göra rätt. Risken för överprövningar är alltid överhängande och det här skrämmer mer än något annat. Varför då? Jo, för man vet inte hur lång tid en sådan process kan ta.
Hur undviker man det då?
Jo, genom att kunna lagen, EU-direktiven, förarbetena. Genom att ha koll på praxis och prejudikat. Och när rättsfallen saknas – då är tolkningen av lagen det enda man har att luta sig emot. Då gäller det att ha på fötterna för att våga.
Förstå syftet och ha tydliga mål
Men det finns en annan väg, något vi glömmer bort när vi fokuserar på en punkt precis framför oss, istället för längre fram – mot målet. Vi behöver tydliga mål. För att förstå hur vi ska ta oss mot målet, behöver vi inte bara kunna upphandling, vi måste förstå affären.
Men LOU är väl ändå viktig? ABSOLUT! Därför är det viktigaste, för alla som driver upphandlingsprocesser, att förstå syftet med lagen. När syftet, i kombination med uppdraget om samhällsnytta, sitter i ryggmärgen – då känns tolkningen av lagen lätt. Då vågar du använda LOU som det ramverk det är tänkt att vara.
Den största rädslan hos människan är rädslan för det okända. Ett fåtal människor ger sig ut i det okända, hittar en väg förbi rädslan. Men de allra flesta drar i handbromsen.
– Nej, vi måste göra en ny upphandling!
Jessica Molén,
Seniorkonsult Houses and Us, specialist på fastighetsavtalen och upphandling
