För ett par år sedan insåg Västfastigheter att man behövde konkretiserade vad framtidens arbetssätt kommer innebära i lokalbehov för sina hyresgäster. Här bjuder Jonas Nordin på hur de gick tillväga och vad de kom fram till.
Jag arbetar till vardags med lokalfrågor inom Västfastigheter, Västra Götalandsregionens fastighetsorganisation. Vårt uppdrag är kortfattat att lokalförsörja regionens olika verksamheter som består av hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, administrativa lokaler, naturbruksgymnasium, folkhögskolor samt Sveriges största Botaniska trädgård.
Anpassa lokaler för framtiden
Vår största utmaning, som vi inte är ensamma om, är att som lokalförsörjare planera och bygga lokaler anpassade för framtidens sätt att bedriva verksamheterna i fråga. Tydligast är detta inom hälso- och sjukvården där vi inom en snar framtid inte kommer kunna bedriva vård på samma sätt i takt med att den äldre delen av befolkningen blir större och möjligheten att kompetensförsörja med ny person i samma takt inte är möjlig.
Dessa utmaningar är inte unika för oss utan något som vi alla som arbetar inom fastighetssektorn står inför, oavsett om vi bygger skolor, äldreboenden, kontorslokaler eller kommersiella lokaler. Fastighetsförvaltning och Fastighetsutveckling utgår ifrån långa planeringshorisonter. Det som planeras och byggs idag förväntas ha en livslängd på 50–100 år, risken är alltså stor att felplanering idag skapar lösningar som kan bli svåra och kostsamma att åtgärda i framtiden.
Olika tidsperspektiv
Inte sällan så arbetar vi och verksamheterna som ska vara i lokalerna utefter olika tidsperspektiv. Där verksamheterna anser att 5–10 år är en lång planeringshorisont har vi som fastighetsorganisationer inte sällan ett 20–30 årsperspektiv i vår planering.
För ett par år sedan insåg vi inom Västfastigheter att vi inte kommer få de nödvändiga svaren kring framtidens verksamhetsbehov av lokaler. Vi beslöt därför att försöka skapa den tydlighet vi efterfrågade på egen hand genom att göra ett arbete där vi tillsammans med verksamheterna konkretiserade vad framtidens arbetssätt kommer innebära i lokalbehov.
Så gick vi till väga
Här följer en kort beskrivning av hur vi inom Västfastigheter gjorde. Vårt fokus för arbetet var hälso- och sjukvårdslokaler men metoden är generell och kan appliceras på de flesta lokaltyper
1. Nulägesbeskrivning och omvärldsbevakning
Vårt arbete inleddes med att genomföra intervjuer med ett antal sakkunniga kring vårdens utveckling, genomföra en dokumentanalys och litteraturgenomläsning av aktuell forskning, myndighetsrapporter och offentliga utredningar.
Utöver omvärldsbevakningen så gjordes en genomgång och sammanställning av vårt befintliga ägda och inhyrda lokalbestånd och alla dess egenskaper i form av exempelvis olika typer av ytor, kostnadsutveckling, underhållsbehov, nyttjandegrader.
2. Scenarioanalys
Utifrån nulägesanalysen och omvärldsbevakningen så tog vi sedan fram fyra scenarion kring hur utvecklingen av hälso- och sjukvården skulle kunna se ut 2035. Vi valde 2035 utifrån att det är relativt långt bort men samtidigt inte för långt bort så att det är svårt att bli konkret kring teknikutveckling, ekonomiska förutsättningar och lokalisering.
Vi presenterade sedan scenariona för berörda verksamheter i form av workshops där verksamheterna själva fick bedöma sitt framtida lokalbehov utifrån ett antal parametrar:
- Kapacitet
- Lokalisering
- Funktion och gestaltning
- Tekniska krav
3. Strategi och handlingsplan
Resultatet från workshoparna konkretiserades sedan i fyra strategiska inriktningar utifrån bedömda parametrar och därtill en kopplad handlingsplan med konkreta åtgärder för att förflytta vår planering tillsammans med verksamheterna.
De fyra strategiska inriktningarna för hälso- och sjukvårdslokaler:
- Minska den totala lokalkapaciteten
- Bygg ut den nära hälso- och sjukvården – och samla verksamheter som inte behöver vara nära
- Prioritera förutsättningen för effektiva arbetssätt i utformningen av lokaler
- Minimera kostnadsdrivande byggnadstekniska krav
Medskick om ni vill göra något liknande
Att som lokalförsörjare ta ansvar i den här typen av planeringsfrågor uppfattades inledningsvis som ovant och vi har fått lägga mycket tid på förankring och dialog med berörda verksamheter och internt.
Dock har vi i takt med att arbetet pågått märkt att synen har svängt och att verksamheterna har sett fördelarna med arbetet som har gjorts. Jag upplever att det har hjälpt oss att dels få samsyn vad gäller framtidens lokalbehov, dels att vi förstår varandras verksamheter och utmaningar bättre.
Har ni frågor eller vill ta del av mer material så hör i så fall gärna av er!
Jonas Nordin
Områdeschef inom Västfastigheter, Västra Götalandsregionen. Har sitt främsta fokus på strategisk fastighetsutveckling, förändringsledning och verksamhetsutveckling.
