Del 4 – Ger mer data merarbete?

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. I del fyra frågar vi oss hur det har gått med databasen och vad ingår i den? Har den tvingat förvaltningen att ändra arbetssätt eller blir det merarbete?

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

Vi är till vardags vana vid att ha ständig tillgång till relevant information om de produkter vi köper och använder och det kan tyckas självklart att vi ska ha tillgång till motsvarande information för de komponenter som finns i våra byggnadsverk.

När vi handlar matvaror förutsätter vi att vi får information om vad matvaran innehåller, hur den är producerad, hur den ska förvaras och hur förpackningen ska återvinnas. Öppna gärna kylskåpet, titta på baksidan av fil- eller mjölkpaketet och fundera på hur motsvarande beskrivning skulle kunna överföras till ett byggnadsverk.

Ett annat exempel från en annan bransch är bilar där bilfabrikanten vet exakt vilka produkter som finns i vilken bil och om någon defekt upptäcks direkt kan meddela innehavaren av den exakta bilen att service eller utbyte behövs.

Vilken information är intressant och hur ska den hanteras?
Vilken information som är intressant ur förvaltningsperspektiv och på vilken detaljeringsgrad varierar beroende på vilken typ av byggnadsverk det gäller, vilken typ av verksamhet som bedrivs och vilken ambitionsnivå som finns inom den förvaltande organisationen.

Över tid kommer troligtvis informationsbehovet att förändras och det kommer också säkerligen succesivt att vara möjligt att hålla större och större datamängder uppdaterade. Med fler och fler sensorer och IoT i våra byggnader kan kontinuerlig information erhållas om aktuell status och återstående livslängd för olika byggnadsdelar och komponenter. Om en ny komponent dyker upp i en byggnad kommer vi per automatik kunna få information om dess placering, karakteristik, status och beräknad återstående livslängd.

Som fastighetsägare eller förvaltande organisation bör man fundera kring följande frågeställningar:

• Har jag koll på vad det finns för byggnadsverk, markobjekt, utrymmen, system och komponenter/produkter?
• Vet jag var de är placerade?
• Vet jag hur de ska skötas?
• Vet jag vilken status de har och hur de ”mår”?

Hur kommer man då vidare och får koll på all den här informationen? En bra start är att gå igenom och strukturera den information som redan finns i organisationen. Ofta har man mycket kunskap och information om sina byggnadsverk. Utmaningen är att informationen ofta är utspridd i diverse olika system och dokument och informationen är därmed svår att nå, kontrollera och tillgängliggöra för organisationen.

Vägen mot en digital tvilling
Eftersom en viss del av den önskade informationen hanteras i olika stödsystem så är utmaningen att nå en samordnad informationshantering. De system man har kan därför med fördel samlas i en gemensam databasmiljö för att underlätta hanteringen av information under byggnadsverkets hela livscykel. Viktigt är att identifiera vilket system som är “master” för vilken information och att skapa integrationer/kopplingar mellan systemen för att undvika motstridiga uppgifter.

Genom att börja samla informationen i en gemensam databasmiljö kan den digitala tvillingen byggas upp även om tvillingen till att börja med kanske bara är en avlägsen släkting som har en mindre likhet med originalet.

Vägen till en mer lik tvilling kan tyckas lång, svår och tidskrävande och det kommer naturligtvis att krävas insatser för att få koll på sitt bestånd men det är insatser man får igen genom effektivisering av den löpande förvaltningen.

Inventering och statusbedömning
Som nästa steg kan inventering och statusbedömning av byggnadsverken behövas för få mer koll på hur byggnadsverken ser ut och mår. Inventering och statusbedömning kan genomföras av olika anledningar.

Det kan vara för att få en överordnad bild av olika byggnadsverks status och skick för att kunna påvisa ett behov av insatser för beslutsfattare eller för att få koll på en viss typ av komponenter eller bedöma var mer noggranna undersökningar behöver göras.

Det kan också vara för att identifiera ett underhållsbehov eller för att prioritera mellan olika underhållsåtgärder som redan finns med i en underhållsplan.

Systemstöd
Genomförande av inventering och statusbedömning samt hantering och ajourhållning av informationen som blir resultatet kräver olika hjälpmedel som stöd. Det är viktigt att ta hand om informationen och hantera den i databaser och system för att säkerställa att informationen är uppdaterad.

I de flesta fastighetsförvaltningssystem finns mer eller mindre utvecklat stöd för att hantera information. Systemen kan bidra till att förenkla arbetet, förbättra kontrollen och underlätta tillgängligheten till informationen.

I dessa system vill man hålla en komplett och uppdaterad informationsmängd över samtliga objekt/installationer för vilka bedömningar och underhåll ska utföras. Objekt ska kunna läggas till, uppdateras och statusändras fortlöpande. Teknisk status, underhållsintervall och annan tillhörande information som exempelvis budget och tidpunkt för nästa åtgärd ska också kunna hanteras. Information ska också kunna initieras från ett projekt och importeras till systemen vid färdigställt projekt genom öppet och standardiserat gränssnitt.

Vidmakthållande av uppdaterad information över tid
Informationsmängden som är insamlad i systemstödet har ett stort värde för organisationen. Därför är det viktigt att den vidmakthålls över tid för att inte tappa värde.

Med stöd av processer och organisation i form av rutiner och informationsägare säkras informationen till stora delar. Om man dessutom lägger till sensor- och IoT-data, kommer kontinuerlig och uppdaterad information om byggnadsdelar och komponenter ge en än mer heltäckande bild om status och skick.

Lars Lidén och Patrik Larsson

Meta