Del 13 – Förvaltning med Artificiell Intelligens

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. I del tretton lyfter vi frågan om och när fastigheten kan komma att styras av AI – artificiell intelligens.

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

Vad är skillnaden mellan digital och datadriven förvaltning och intelligent förvaltning? För det första måste vi då tydliggöra att med intelligent förvaltning menar vi att det finns en artificiell intelligens (AI) i det som vi i denna artikel benämner intelligent förvaltning.

Det har alltså inget med att förvaltning har bedrivits av ointelligenta eller mindre smarta människor fram till nu. Snarare tvärt om.

Den datadrivna förvaltningen innebär att vi på ett strukturerat sätt i våra processer samlar, bearbetar och presenterar information som vi använder för beslutsfattande eller som input till andra processer. Digital förvaltning innebär att vi också samlar in och hanterar informationen digitalt och med fördel så automatiserat som möjligt.

Vi styr fortfarande
Med intelligent förvaltning menar vi att en artificiell intelligens tar över beslutsfattande för hur förvaltningen skall bedrivas. Med hjälp av maskininlärning och träning analyserar och lär sig AI vad som är effektivt och smart för att åstadkomma önskade resultat eller identifiera nya möjligheter.

Men för att vara trygga i detta tror vi ändå att det är vi som människor som ger AI:n uppdraget och är tydliga med vilket resultat vi vill ha inom önskvärda ramar. AI:n berättar hur det ska åstadkommas och genomför i den mån det är möjligt det som den har mandat och förmåga att utföra.

Låt oss reflektera
Ett område som kräver mycket analys, erfarenhet och kunskap är planerat underhåll. Underhållet av fastigheter är något som både tar mycket tid och driver stora kostnader. Ju mer man känner till om sina fastigheters fysiska status desto mer kan man också besluta vilka underhållsåtgärder som är lämpliga att utföra när i tiden.

Idag sitter intelligensen i fastighetsförvaltare med lång erfarenhet. I många fall hos enstaka individer. Detta skapar naturligtvis en betydande sårbarhet, men oaktat detta har människan också en begränsad förmåga att bearbeta stora mängder information snabbt och se mönster och skapa scenarios för att komma fram till vilket eller vilka alternativ som är de bästa utifrån det önskade resultatet.

Många fördelar
Ponera att vi med en digital och datadriven förvaltning har skapat oss förmågan att, baserat på fullständig och heltäckande information, kunna ta beslut om var vi skall bedriva underhåll. Där vi genom goda mänskliga rutiner och digital datadriven förvaltning lyckas samla in och hålla information om våra fastigheters skick och status och åstadkommer en digital tvilling av vårt samlade bestånd. Men med all den informationen krävs också en förmåga att processa den effektivt.

Med den samlade informationen skulle AI kunna identifiera mönster och behov som med största sannolikhet skulle kunna ge direkta åtgärdsförslag som även den mycket duktiga människan skulle ha svårt att matcha. Åtgärdsförslagen skulle också sannolikt kunna belysa synergieffekter av kombinerade åtgärder, inte bara inom en byggnad utan för ett helt bestånd. Baserat på detta skulle AI:n också kunna föreslå i vilken ordning underhållet skulle göras för att nå kostnadsplanering. Den skulle också kunna ta in ekonomiska faktorer i beräkningen som visar på om det just nu är lämpligt eller olämpligt att ta investeringar utifrån givna ekonomiska förutsättningar.

Tankarna i resonemanget kanske känns främmande för vissa eller kanske som något av ett ”end game” för AI i fastighetsförvaltning. Men det är nog bara början. I förlängningen är det nog mer science fiction än vad vi vågar tro.  Och även om vägen dit känns lång så finns många delar som kan dra nytta av AI i mindre skala på resan mot det intelligenta fastighetsbolaget.

Teknik som nyttjar AI
Redan idag finns mängder av AI i saker vi använder dagligen. Vi har exempelvis mobiltelefoner där ansiktsigenkänning ger oss möjlighet att öppna vår telefon, logga in till banken, skicka pengar till varandra eller godkänna betalning när vi köper något. Det underlättar vår vardag.

Redan idag finns AI inom vården som analyserar röntgenbilder och ställer diagnoser med större säkerhet och avsevärt mycket snabbare än vad människan klarar av. Det räddar liv.

Med hjälp av röststyrning blir vi säkrare bilförare och inom bilbranschen analyseras mängder av data hela tiden för att skapa säkrare bilar och utvärdera trafiksituationer, samtidigt som även användarupplevelsen av att åka bil förändras och nya tjänster skapas.

Och genomslaget av AI sker i bransch efter bransch för att skapa nya säkrare och attraktiva produkter och tjänster samtidigt som produktiviteten ökar med reducerade kostnader på sikt.

Andra områden inom fastighetsbolaget där vi ser möjligheter

• Ekonomisk styrning – exempelvis automatisering av attester och fakturahantering.
• Budget, prognos och utfall – genom befintliga data kunna förutsäga utfall och ge bättre prognoser.
• Access och resurshantering i fastigheter – exempelvis inpassering i garaget eller byggnad.
• Analys inom energi och media – smartare styrning och reglering.
• Inköp – analysera mönster, priser, tillgång och efterfrågan för att styra och planera inköp.
• Arbetsorder och serviceorder – resursplanering och fördelning men även lösningsförslag.
• Kundservice och ärendehantering – bemanningsplanering men även utföra kundservice.
• Styrning och reglering i byggnader – baserat på rörelse och närvaro i utrymmen eller bokningar i ett bokningssystem, sensorer, CO2, samt uppföljning av upplevelsen.
• Städning – baserat på nyttjande genom rörelsedetektering och närvaro i utrymmen.

Konsekvenser av AI i förvaltningen
Beroende på hur man väljer att se på digitaliseringens framfart så finns naturligtvis både för och nackdelar med att lägga en större del av arbetet kopplat till AI.

Blickar vi mot andra branscher som vi redan berört så kan AI ge möjligheter att med större träffsäkerhet ställa diagnoser vid allvarlig sjukdom. Men i något läge kommer även AI göra fel, och var hamnar då ansvarsfrågan för feldiagnosticeringen? I synnerhet när mänskligt liv står på spel.

Detsamma gäller när AI används inom försvarsindustrin. Att AI-understödda drönare bekämpar mål kan ses som att det både räddar liv och är oetiskt, beroende på från vilken sida man väljer att betrakta det.

Vad innebär det för fastighetsbolaget?
Naturligtvis finns det stora vinster i att kunna använda AI för att bestämma rätt åtgärd i rätt tid utifrån ett givet scenario. Att berätta för maskinen vad som skall göras och acceptera maskinens svar på hur det ska utföras för att uppnå det önskade resultatet. Men på det området har den mänskliga aspekten av AI kanske inte riktigt kommit lika långt. Det är sannolikt att utveckling och mognad även kommer gå snabbt framåt, men däri ligger mycket av den problematik som idag sätter stopp för en snabbare framfart.

En annan aspekt av att låta AI ta ett större ansvar är att det kan urholka kunskapen om hur man bestämmer vad som skall göras och inte. Att baserat på information och algoritmer blint följa vad maskinen säger och ta det som sanningen att det är den bästa lösningen. Även detta är naturligtvis en hypotetisk inställning men det kommer lyftas upp i problematiseringen av att överlåta beslut till maskinen.

Men i grunden kommer en AI kunna göra mycket nytta för ett fastighetsbolag och skapa helt nya möjligheter att förvalta fastigheter smart och effektivt i framtiden.

Vad innebär det för kunderna?
På samma sätt som fastighetsbolaget kommer att skörda frukterna av AI kommer också kundupplevelsen förändras och i många avseenden på sätt som vi kanske inte ens märker av utan mer förutsätter.

Låt oss ponera att AI styr hantering av möteslokaler. Baserat på informationen när mötet skall äga rum, vad det var för möte innan det aktuella mötet, hur många mötesdeltagare som skall vara med, utomhustemperaturen, inomhustemperaturen och tidigare information om vad mötesdeltagare anser vara en god kvalitet för ett möte så ventileras rummet till mötet, temperaturen regleras löpande samt forcering av ventilation sker medan det är kaffepaus och när mötet är slut så ombeds deltagarna också enkelt ge feedback för att återkoppla om hur mötet upplevdes.

Komplettera detta med ansiktsigenkänning och beteenden så skulle ytterligare justeringar kunna göras under mötet. Det är bara fantasin som sätter gränser för vilken service man skulle vilja erbjuda mötesdeltagarna. Om AI:n till exempel noterar att en mötesdeltagare hostar eller verkar förkyld kan en beställning av extra rengöring göras direkt efter mötet för att säkerställa att lokalen är redo på nytt.

Vad innebär det för medarbetarna?
Baserat på hur man väljer att se på innovation och förändring så kommer man även här kunna måla upp en mörk framtid, i synnerhet för arbeten relaterat till planering och administrativa uppgifter. Men å andra sidan kan förändringen innebära att mer värdeskapande arbetsuppgifter uppstår som förhoppningsvis ger upphov till mindre stress och ett gott arbetsklimat.

I slutändan kommer all digitalisering förändra hur vi traditionellt har arbetat och det är inte tekniken i sig som är boven i dramat, utan det är hur vi väljer att använda den.

När vi känner förtroende och tillit till att det är i ett gott syfte där det också ger ett värde, inte bara till ägarna av företaget utan även till medarbetare, kunder, partners och samhället i stort, kommer vi att betrakta AI som det mest naturliga av vår vardag. Precis som vi redan idag accepterar att AI kan hjälpa oss att enklare logga in vår telefon.

Vad krävs för att nå en intelligent förvaltning?
Resan mot intelligent förvaltning går att genomföra genom att bygga upp en datadriven förvaltning. Informationen vi hanterar i våra system idag behöver tas om hand, bearbetas, förbättras och få tydligare ägarskap. Vi behöver skapa förutsättningar för att ta hand om större informationsmängder och göra det på ett strukturerat och säkert sätt. Och därmed också börja samla in mer information på sätt vi inte gjort tidigare, till exempel med hjälp av sensorer eller genom att nyttja de sensorer vi redan har idag.

Samarbeten för att skapa kollektiv intelligens kommer också vara en viktig faktor. Ju mer information AI får tillgång till desto mer underlag finns att basera beslut på. Genom att generöst dela med oss kan vi alltså få tillbaka nytta.

Och som med all ny teknik så handlar det om att ta första steget, börja i liten skala med en väl avgränsad tillämpning som skapar förutsättningar att lära oss och förstå mer och succesivt skala upp användningen och starta resan mot intelligent förvaltning och det intelligenta fastighetsbolaget.

Henrik Smidskog och Jimmy Strandhav
Meta