Del 12 – Bästa råden för datadriven förvaltning

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. I del tolv får du insikt i hur datadriven förvaltning ger en mer komplett bild, vilket gör att du kan fatta bättre beslut. 

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

När vi började med artikelserien så var bilden klar, åtminstone delvis. Men ju längre in i serien vi kommer desto mer tycker vi behöver behandlas. Under rubriken Datadriven Förvaltning så måste vi begränsa oss hårt, vad menar man med Datadriven Förvaltning, egentligen?

Är det helt och rent och daglig tillsyn? Eller är det att ersätta fastighetsskötaren med sensordata och att felanmälan sker via hyresgästen? Effektivt underhåll, passagesystem? Trygghetsperspektivet? Sammanhållen dokumenthantering? Eller är det kanske alltihop?

Att arbeta datadrivet innebär att man samlar in data som skapas i fastigheten under nyttjandet, från installationer i husen och från omvärlden och använder den för att skapa värde. Hur kan byggnaden användas mer effektivt? Hur optimerar vi våra arbetssätt? Hur kan vi förbättra upplevelsen? Vilka nya produkter och tjänster efterfrågas?

Flytta erfarenheten till bolagets gemensamma medvetande

Utmaningen idag, utan uppkoppling, kan beskrivas som att fastighetsskötaren är sensorn och felanmälan sker via hyresgästen och sen hanteras det via felanmälansystem.

Det är ofta man gått och irriterat sig på att saker inte alltid flyter som det är tänkt och det är där som det oftast finns effektivitetsvinster att hämta. Datadriven betyder då att man med hjälp av sensorer samlar in data som presenteras så att det går att fatta tidigare och mer underbyggda beslut än att bara gissa eller förlita sig på erfarenhet.

Dessutom är erfarenheten (fastighetsskötaren, teknikern) rörlig, den kan gå ut genom dörren eller bli sjuk. Det gäller alltså att använda erfarenheten till att bygga upp system som klarar av att presentera hur det ser ut. Och där det är möjligt också låta systemet själv fatta vissa beslut till exempel att om det plötsligt blir kallt så har systemet redan höjt temperaturen i husen, för systemet har koll på väderprognosen och vet när man måste dra på så huset inte hinner kylas av, och tvärtom.

Kom ihåg att låta människor göra det människor är bra på, och låt systemen gör det system är bra på.

Datadriven förvaltning handlar också om att få signaler från husen om att något inte fungerar som det är tänkt till exempel A-larm. Ofta har vi redan en mängd saker i husen som redan nu har en viss smartness och försöker tala om att något inte är som det är tänkt. Dessa saker ska man snarast möjligt koppla upp och ge möjligheten att få komma till tals. Då kan sakerna själva beställa service.

Idag lever ofta system sina egna liv och det är inte alltid informationen om att något larmar kommer fram till den det berör för att system inte är uppkopplade till ett ställe där du kan få överblick.

Det säkra systemet

Ett varningens finger, kom ihåg säkerheten! Den är tyvärr ofta bristfällig. Det är inte alltid som system är byggda för en säker IT-miljö och därmed kan svagheter öppnas för attacker eller annat strul.

Men det funkar ju ändå och är rationellt och enkelt, och leverantören sa att det är säkert, eller? Frågor du bör ställa till din IT avdelning är:

• Hur gör vi informationsklassningen?
• Är systemen skyddade från obehörig åtkomst?
• Finns funktioner på plats som upptäcker intrång?

Det är svårt att komma i gång, och utöver säkerheten kan ett hinder vara att vi människor tänker att det säkert kommer bättre och billigare grejer nästa år. Känslan av att ha gjort fel systemval kan vara överväldigande. Allt det är sant också, men kan hanteras genom att se det som en kostnad för kunskap som förvärvas genom att pröva.

Ta en sak i taget och efter hand som du börjar så ska det utvärderas så att du inte målar i dig i ett hörn utan kan justera och utveckla. Och börja med det som får störst effekt.

Kan en förvaltning själv bli datadriven?

Effektivisering av driften på en fastighet kräver en affärsmodell som gynnar alla parter, och det är inte enkelt. Det som en fastighetsägare är intresserad av är ju att få en lägre kostnad för förvaltningen, vilket missgynnar entreprenören som då riskerar att tjäna mindre pengar och tvärtom. Därutöver har man hyresgästen/brukaren att ta hänsyn till. Hur tar man sig runt det här dilemmat?

Det finns metoder att ta till, i grunden handlar det om det som kallas ”fångarnas dilemma”. Lösningen ligger i att man samarbetar för att nå det optimala resultatet. Problemets lösning förutsätter dock att man litar på varandra, har tillit, inte luras och att man har transparens. Kort sagt, man håller sig till spelreglerna.

Spelreglerna kan regleras i avtal genom att till exempel ange ett antal möten för att få gemensamma målformuleringar, regelbundna avstämningsmöten för att identifiera förändringar/konfliktsituationer och gemensamma riskanalyser. Det är sådant som kan hjälpa till att skapa tillit i gruppen som ska jobba med förvaltningsuppdraget tillsammans med fastighetsägaren.

Det kan jämföras med de avtal som finns för samverkansprojekt inom till exempel byggprojekt. Viktigt att komma ihåg, är att det inte är enklare att jobba i en samverkan med sin motpart. Det kräver stort engagemang från bägge parter och förståelse för problematiken. Det kan vara idé att ta hjälp utanför sin organisation för att få en neutral part att samtala med, innan det blir konflikter.

Vad kan den tekniska förvaltningen se för övriga nyttor?

Energiövervakning, och helst även styrning av energi, sparar tid och energi och ger återkoppling på åtgärder utan att en hyresgäst ringer och säger att nu är det kallt.

IMD, Individuell Mätning Debitering, El och Vatten underlättas också av stabila system som du kan lita på. Allt för ofta så sker debitering enligt schablon, som sedan årsvis stäms av eller allra värst som först när en hyresgäst flyttar ut.

I vissa fastigheter går det också att effektivisera ronderingen genom att låta sensorer övervaka och larma så att tiden för att gå och kolla på en pump kan användas till mer värdeskapande aktiviteter. Ett exempel kan vara läckageövervakning så man ser avvikelsen före det att fakturan på vattnet kommer.

Duktiga beställare

Var noga med valet av system och sensorer så att ni inte låser fast er i en viss typ. Sök efter säkra öppna system och API:er som gör att det går att bygga ut och integrera i framtiden. Det är inte enkelt att välja rätt här. Det är lätt att bli hänförd av smarta funktioner, men risken är att det bara fungerar i ett enda hus. Om man ”bara” har ett eller några hus i sin förvaltning kanske det inte spelar så stor roll, men om fastigheten säljs så är det värdehöjande om den nya ägaren inte behöver ”bygga om” huset för att det ska passa in i den nya förvaltningen. Och omvänt den fastighetsägare som strävar efter mer öppna system i sin byggnad har också lättare att byta förvaltning. Några tumregler:

• Välj system med öppna API
• Välj säkra system
• Välj sensorer som är utbytbara

Vem har egentligen nyttan?

Investeringen sker på fastigheten men det är förvaltningen som får största nyttan. Det betyder att det kan vara svårt för förvaltare av andras byggnader att få göra investeringar till en datadriven förvaltning.

Större fastighetsägare med en egen förvaltning kan göra stora vinster på att datadriva sin förvaltning. Det är svårt för en BRF-förvaltare att få en förening att göra nödvändiga investeringar för att effektivisera förvaltningen. Det är dessutom så att en förvaltare som har många olika fastighetsägare har i princip svårt till omöjligt att få dem alla att köpa samma system. Det betyder då att en förvaltning med många olika kunder får svårt att datadriva sin verksamhet vad gäller till exempel styrning av fastigheterna på ett effektivt sätt.

Ett tips är att visa nyttan och besparingspotentialen för byggnaden via till exempel energiåtgärder och andra effektivitetshöjande åtgärder som sparar tid och pengar. För förvaltningens del så gäller det att:

• Bestämma sig för att vara en organisation som inte låter kunskap gå ut genom dörren
• Tjänsteutveckla övriga tjänster utöver boendet eller nyttjandet
• Bygga ökad kunskap för att kunna sälja mer tjänster och bättre analys, inte bara t.ex. utförda antal felanmälningar

Björn Schenholm Ristborg, Henrik Smidskog och Victor Gerdevåg,
Meta