Del 15 – Håll koll på er underhållsskuld

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. Del femton talar om fastighetens underhållsskuld och hur vi ser till att informationen är uppdaterad och dokumenterad. 

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

Stora delar av de befintliga bostadsbestånden i Sverige har idag stora underhållsskulder. Det är välkänt och kan framöver medföra utmaningar för fastighetsägarna såväl som för hyresgästerna.

Vet respektive fastighetsägare vad underhållsskulden består av och vad som är lämpligt att åtgärda först? Det finns såklart inget entydigt svar på det utan det skiljer sig mellan olika fastighetsägare. Det kan vara än mer intressant att som fastighetsägare ställa sig frågan, vill jag veta vad underhållsskulden består av och hur skapar jag förutsättningar att beta av skulden?

För att skapa så bra förutsättningar som möjligt krävs incitament och möjlighet att mäta effekt av de åtgärder som genomförs.

Ett möjligt angreppssätt beskrivs i nedan fem förenklade steg:

1. Statusinventering för att skapa medvetenhet om fastigheternas status

• Skrivbordsanalys
• Prata med medarbetarna som arbetar nära byggnaderna och känner dess styrkor och svagheter
• Dokumentera

2. Ta fram önskade effektmål som åtgärderna ska medföra och hur dessa ska mätas
3. Prioritera åtgärderna utifrån vilken effekt som ska uppfyllas först
4. Genomför och dokumentera
5. Följ upp

Uppföljning av åtgärder sker lämpligen en tid efter att åtgärden är genomförd för att kunna bedöma effekten.

Hur säkras att uppföljning görs?
Hur säkerställs då att uppföljning görs? Är åtgärden dokumenterad i ett fastighetssystem, finns den digitalt på annat ställe? Är det en naturlig del av arbetsdagen att följa upp åtgärder för att de är synliga, tillgängliga och självklara? Detta är frågor som beslutsfattare behöver ta ställning till. Åtgärder bör följas upp, på grund av deras höga värde, viktiga syfte eller för att utvärdera effekten.

Det finns många exempel där kompetenta medarbetare slutar och information och kunskap försvinner med dem. Kan ett systemstöd kompensera och hur förflyttas information från en medarbetare till fastighetssystemet?

Vad är viktigt?
Ett första steg för att säkra värdefull information är att involverade är överens om vilken information som är viktig nog att dokumentera och ajourhållas. Beroende på behov och omfattning av informationen bör sedan en master för informationen beslutas, detta så att informationen lagras på ett ställe och ajourhålls på detsamma.

Informationen bör hanteras digitalt, säkert och lättillgängligt. På marknaden finns en uppsjö av systemstöd, använd det som är anpassat efter behoven som identifierats. Beroende på beståndets storlek så finns det enklare systemlösningar som kan användas medan verksamheten påbörjar förflyttningen mot en digital förvaltning.

Medarbetarnas erfarenhet
Medarbetarna är många företags främsta tillgång och ett systemstöd ersätter inte en medarbetares erfarenhet och kunskap. Förutsättningar för en strukturerad informationshantering som kvarstår även efter pensionsavgångar eller omsättning av medarbetare ökar dock om det har beslutats vilken information som ska dokumenteras och var.

Nyttan med ett potent systemstöd kan vara att användare får stöd med funktioner kring allt från påminnelser och analyser till planering av kommande aktiviteter. Därtill finns incitamentet om att informationen ska hanteras på ett säkert sätt, är skyddad och säkerhetskopieras regelbundet.

Vad ska du prioritera?
Om du som fastighetsägare nu vet vad underhållsskulden består av, nödvändig information är uppdaterad och dokumenterad. Vad är då nästa steg?

Ett första steg kan vara att börja med energibesparingsåtgärder. Sådana åtgärder frigör kapital för ägaren och kan samtidigt förhöja kvalitén på inomhusklimatet.

Hyresgästens upplevelse
En annan prioritering kan vara hyresgästupplevelsen. En hyresgästs upplevelse av sitt hyrda objekt påverkar hur hyresgästen sköter och vårdar objektet och dess omgivning. Är köksluckor slitna med sneda gångjärn, färg flagnar från väggarna i trapphuset eller badrummet ständigt är lite blött på grund av att man duschar i ett utrymme, som ursprungligen byggts med syfte att klara av mer sällan återkommande bad, påverkar detta hyresgästen i negativ bemärkelse.

Om hyresgästen upplever att lägenheten är sliten kan detta ge följdeffekten att det blir ett överslitage eftersom hyresgästen inte vårdar objektet. Det kan leda till att en hyresgäst är oförsiktig vid flytt av möbler vilket medför att golv och andra ytskikt slits mer än vanligt. Slitna trapphus medför att klotter initialt inte syns så mycket men skadegörelse kan medföra mer skadegörelse. Sammantaget ger brister såsom slitna trapphus, trasiga köksluckor eller illaluktande tvättstugor en otrygg upplevelse.

Det finns enklare åtgärder att vidta för att förhöja hyresgästers upplevelse av sina objekt:

• Kök – byt luckor, behåll och reparera stommar.
• Badrum – sätt in duschkabin som skyddar ytskikten, kan leda till att helrenoveringen kan avvaktas.
• Trapphus – höj trivseln genom att motverka skadegörelse, måla om ytskikt och säkerställ fungerande belysning med ett varmt sken.
• Utemiljö – gör fina planteringar.

De enkla åtgärderna ovan kan öka hyresgästens trivsel och därmed viljan att sköta om lägenheten och omgivningen. En ökad trivsel bör även sänka omflyttningen, vilken i sig sliter på fastigheterna. Uppföljning av dessa enklare åtgärden kan vara att mäta NKI, antalet felanmälningar etcetera.

Ansvar för uppföljning
Vem är då ansvarig för uppföljning av åtgärder och vilken kompetens kräver det?

Redan idag finns det många digitala sensorer i byggnaderna som kan ge information om hur installationer mår och vilket behov av åtgärder som är i antågande.

Tyvärr är det vanligt att informationen från sensorerna inte når ansvarig person alternativt att denne inte vet hur informationen bör bearbetas och hanteras vidare. Detta signalerar att tydlighet kring ansvar för uppföljning, erforderlig kompetens och användarvänliga systemstöd behövs för att stötta användarna.

Sammanfattning:

• Dokumentera vad totala underhållsskulden består av för att kunna göra relevanta prioriteringar.
• Säkerställ att du har uppdaterad och kvalitetssäkrad information dokumenterad på ett säkert digitalt sätt.
• Utse ansvarig för uppföljning av åtgärd och säkerställ att denne har rätt kompetens och verktyg för att utföra uppgiften.
• Följ upp dina åtgärder för att säkerställa effekt och inhämta erfarenheter för fortsatt arbete

Johanna Norlin och Jonathan Lindberg
Meta