Rikshem har inlett sin framtidsresa genom att göra om IT-avdelningen till en digitaliseringsavdelning och inrättat en digitaliseringsledare på alla andra avdelningar.
– Digitaliseringen måste ske i gränslandet mellan IT och våra olika verksamheter och fokus ska vara på användning och nytta, säger Lena Franzén Lindfors, digitaliseringschef på Rikshem.
Nyordningen genomfördes vid förra årsskiftet. Utvecklingsarbetet drivs i samarbete mellan digitaliseringavdelningen och fem digitaliseringsledare på företagets olika avdelningar – två inom förvaltning, en för transaktioner, projekt och fastighetsutveckling, en för ledningsstöd samt en för intern och extern kommunikation.
Mer struktur och systematik
– Vi vill få en struktur och en systematik i hur vi nyttjar våra IT-system. IT är jätteviktiga när vi ska bli mer digitala, men framförallt är det viktigt att vår verksamhet är med och att vår digitalisering utgår från och stöder verksamhetens sätt att jobba, säger Lena Franzén Lindfors.
Än så länge är bolaget i färd med koppla upp alla sina byggnader och samla in alla data som kan behövas. Nästa steg är att utveckla de tjänster som ger mervärde för medarbetarna och hyresgästerna.
– Som digitaliseringschef skulle jag kunna göra hur många nya coola tjänster som helst, men om ingen har behov av att nyttja dem då är det att kasta pengarna i sjön.
Digitaliseringledare Förvaltning
Siv Persson Malm är digitaliseringsledare för området Förvaltning hyresgäst. Hon har tidigare jobbat som uthyrningschef och är placerad på bolagets förvaltningsavdelning i Helsingborg. Hennes huvuduppgift är att fånga upp de förbättringsbehov som förvaltningen har och där digitaliseringen kan förenkla och förbättra arbetet.
– Därför är det en fördel att jag jobbat länge med förvaltning och viktigt att jag befinner mig bland medarbetarna i förvaltningen och kan fånga upp alla bra idéer som kan bidra till att utveckla processen, säger hon.
Verksamhetsspecialister
Till sin hjälp har hon en förvaltningsledare på digitaliseringavdelningen samt ett antal verksamhetsspecialister runt om i landet, Rikshem finns på 15 olika orter.
Hittills har det nya arbetssättet inte lett till några förändringar förutom att man börjat hyra ut parkeringsplatser digitalt. Den stora vinsten hittills är, enligt Lena Franzén Lindfors, medarbetarnas ökade förståelse och engagemang för vinsterna med att nyttja tekniken till att utveckla verksamheten.
Stor förändringsbenägenhet
– Jag har aldrig tidigare mött en så stor förändringsbenägenhet som här, kreativiteten är stor bland våra anställda. Jag blir glad när våra fastighetstekniker säger att de vill jobba med digitalisering för att de inser att det hjälper dem i deras vardag. Bland annat vill man nyttja digitaliseringen i vår underhållsplanering.
– Positivt är också att mina medarbetare på digitaliserings-avdelningen i dag pratar mycket mer användning än teknik. Även deras sätt att tänka och formulera sig har förändrats med den nya modellen. De har kommit närmare verksamheten, och de vill de. Och det är otroligt viktigt om vi ska lyckas med digitaliseringen.
Gamla roller har försvunnit
Men visst har omställningen också varit tuff för vissa.
– Vi har tagit bort en del gamla roller och det har funnits en osäkerhet kring om och hur det nya skulle fungera. Men i dag tror jag att de allra flesta tycker att det är bra för bolaget i stort, säger Lena Franzén Lindfors.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
Rikshems tips för att lyckas med digitaliseringen
- Organisera IT utifrån verksamhetens processer, inte utifrån ett systemtänk
- Involvera medarbetarna i deras vardag
- Tänk stort, agera smått. Rom byggdes faktiskt inte på en dag
- Lär och samarbeta med andra bolag, ensam är inte stark
- Tänk öppet, datan behöver kunna delas och nyttjas av andra.