Digitaliseringens framgång står och faller med datakvaliteten. I REDI.citys nya rapport: Datakvalitet förklarar man varför datakvalitet är en fråga för hela bolaget och inte en IT fråga – och hur fastighetsägare kan skapa ordning, ansvar och affärsnytta i sin data.
REDIs rapport Datakvalitet inleder med en populärvetenskaplig version – som ger slutsatserna och har ett affärsfokus. Sedan kommer en arbetsbok med tillhörande guide som hjälper hur man ska jobba med “hantverket”. Handboken är som ett verktyg för att diagnostisera och utveckla datakvalitet i verksamheten. Sist men inte minst innehåller rapporten fyra case som tagits fram av externa partners.
Förvaltarforum har intervjuat fyra personer som ingått i den arbetsgrupp på REDI som tagit fram materialet till rapporten.
Johan Gentzell arbetar med Vasakronans digitala utvecklingsprojekt.
Fredrik Gunnarsson är Data & Insight Lead på Castellum, där han arbetar med att bygga upp datafunktioner och analysstöd i verksamheten.
Albin Hellström är Teknisk Systemförvaltare på Akademiska Hus, med fokus på datadriven fastighetsförvaltning och hållbar digital infrastruktur.
Edgar Luczak är Ordförande och Head of Advisory på Epicenter, där han arbetar med bland annat REDI – ett branschinitiativ som samlar fastighetsägare, teknikbolag och innovationsmiljöer kring gemensamma digitaliseringsfrågor.
Flertalet andra bolag finns också med i arbetsgruppen, se faktarutan.
Vad behandlar rapporten?
– För att utnyttja digitaliseringens möjligheter behövs tydligare strukturer för informationshantering, samt förändringsledning för att utveckla verksamheten med hjälp av digitala verktyg. Tillsammans leder detta till bättre datakvalitet.
– Vi vill visa att datakvalitet är fastighetsförvaltningens nya grundbult. Den är inte bara en fråga för teknik eller IT- avdelningarna – den handlar om affärsnytta, energieffektivisering, hållbarhet (CSRD) och styrning. Rapporten förklarar hur ontologier, taxonomier, standarder, mallar och kommunikationsprotokoll hänger ihop – de fem byggstenarna som gör data begriplig, interoperabel och möjlig att använda över tid.
Vilka är de viktigaste punkterna i rapporten?
- Förklara värdet. Tekniska begrepp och perspektiv upplevs idag som abstrakta och fyrkantiga. Hittar vi samförstånd i enklare beskrivningar och pragmatiska genvägar så ökar vi samarbetet inom och mellan organisationer. Det gäller att presentera och förklara datakvalitet på ett begripligt sätt för en målgrupp så att alla förstår värdet av bra datakvalitet.
- Dela information. Krav och behov av att konsolidera data från olika system ökar hela tiden. Branschen måste därför hinna med i omställningen till moderna metoder att dela data, samt att beskriva all information på ett gemensamt vis. Idag behöver vi inte hitta på lika mycket själva – det finns gott om öppna och redan genomtänkta lösningar på de här utmaningarna.
- Se syftet. En tillräcklig datakvalitet är omöjlig att skapa om vi inte känner till användningsområdet. Du kommer antingen att ha en datakvalitet som är för dålig, eller slösa tid och pengar på data som inte används. I rapporten kallar vi det för “Fit for purpose”. En insikt är att datakvalitet inte är något absolut, utan hänger tätt ihop med verksamhetens behov. Återigen en anledning att få till samverkan mellan teknik och verksamhet, samt mellan fastighetsbolagen och våra leverantörer.
- Prioritera. Datakvalitet handlar inte om perfektion – utan om prioritering. Börja där affärsnyttan är störst. Affärskritisk data som ytor, energi, myndighetsbesiktningar och utrustning ska prioriteras först, och ledningens engagemang är avgörande för att skapa ansvar, kultur och mätbara mål. Det är inte bara teknik – det är verksamhetsstyrning, riskminimering och lönsamhet.
Vad är viktigt när man arbetar med datakvalitet?
– Vi understryker tre kärnprinciper: ansvar, spårbarhet och användning. Metadata, dokumentation och validering måste byggas in i vardagen, och varje datapunkt bör ha en definierad ägare och användningssyfte. Vi visar i rapporten hur man kan skapa interna datakontrakt, införa validering som del av vardagen och använda feedbackloopar för ständiga förbättringar. Datakvalitet ska inte ses som ett projekt – utan som en kulturfråga där alla, från drifttekniker till VD, delar ansvar för datans livscykel.
Vad hoppas ni att rapporten ska ge läsarna och användarna?
– Ett gemensamt språk för att diskutera och leda arbetet med datakvalitet. Vi vill att läsaren känner igen sig, tycker att den är lättläst och ser kopplingen till det dagliga arbetet.
– Vi hoppas också att rapporten hjälper fastighetsägare att ta datakvalitet från teori till praktik – att gå från punktinsatser till en lärande organisation. Vi vill att fler sätter mätbara mål på ledningsnivå och kravställer interoperabilitet och öppna standarder i framtida upphandlingar. På så sätt undviker vi inlåsning och bygger en hållbar digital infrastruktur.
Har ni någon bra slutpitch för rapporten?
– Genom REDI-samarbetet vill vi visa att branschen kan agera gemensamt. Ambitionen är inte att skapa en ny standard, utan att göra de befintliga begripliga och användbara i praktiken. Datakvalitet är inte en kostnad – det är en förutsättning för värdeskapande och hållbar utveckling i fastighetsbranschen.
Citat från rapportförfattarna
“Affärsnytta måste vara kompassen i allt vi gör – annars blir digitalisering bara aktivitet utan riktning. Vi arbetar efter principen ‘Bullets and Cannonballs’ – att testa småskaligt, mäta resultat och sedan skala det som fungerar. På så sätt investerar vi inte i teknik för teknikens skull, utan i lösningar som faktiskt skapar värde för verksamhet, kunder och samhälle.”
— Fredrik Gunnarsson, Castellum
“Datakvalitet handlar inte om att all data ska vara perfekt – utan om att den ska vara användbar. ”Fit for purpose” betyder att rätt data ska ha rätt kvalitet för sitt syfte, inte mer och inte mindre.”
— Johan Gentzell, Vasakronan
“Värdeskapande uppstår när datakvalitet, standarder och affärsfokus möts. Standarder ger oss struktur, datakvalitet ger oss tillförlitlighet – men det är först när vi kopplar allt till verksamhetens mål som datan börjar arbeta för oss. Då blir digitalisering inte en kostnadspost, utan en motor för innovation och lönsamhet.”
— Edgar Luczak, REDI / Epicenter
”Teknik kan samla in och strukturera data, men kvaliteten föds inte primärt i systemen utan i användningen och engagemanget hos människorna som förvandlar data till handling och ställer krav på dess korrekthet. Denna kultur byggs på engagemang i hela organisationen och en insikt om att den bästa analysen sker nära verksamheten, hos de som faktiskt förstår vad datan representerar i praktiken.”
— Albin Hellström, Akademiska Hus
Av: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
Rapporten REDI.city: Datakvalitet
Tillsammans har följande bolag skapat en gemensam rapport som på ett konkret sätt beskriver hur branschen kan bygga bättre datakvalitet – i praktiken:
Akademiska Hus, Alecta Fastigheter, AMF Fastigheter, Castellum, Fabege, Fastighetsägarna, Hufvudstaden, Jernhusen, Stronghold Invest, Sveriges Allmännytta och Vasakronan samt teknikbolagen Siemens, Schneider Electric, Newsec, EG Systems (Mestro), Edsvärds, DigIT Lab, SETEK (Host Mobility) och Tieto.
