Att skapa gemensamma arbetssätt och processer är något som jag brinner för. Som VD för ett förvaltningsbolag lägger jag mycket tid på frågan om delade nyttor, det handlar ju om att förbättra vår lönsamhet, vårt strukturkapital och inte minst våra kunders driftnetto.
Även om jag med stolthet kan säga att mina kollegors engagemang och kompetens är våra främsta styrkor så räcker det inte. Vi måste dela nyttor, innovationer och smarta lösningar med varandra. Oftast uppstår de bästa lösningarna kollegor emellan och närmst arbetsuppgiften. Vi som har många olika typer av uppdrag och stora bestånd att förvalta har samlat på oss minst lika många lösningar, vilket i sig är bra och visar just på kollegornas engagemang.
Engagerade medarbetares idéer
Det som inte är bra är att för många smarta lösningar stannar lokalt när de kan göra nytta i alla våra förvaltningsuppdrag. Att skala upp engagerade medarbetares idéer och konvertera dem till strukturkapital är egentligen en lönsamhetsfråga. I en bransch med tunna marginaler är idéer som till exempel ger ökad kostnadskontroll till och med en överlevnadsfråga.
Så hur går vi från enskild insats till delad nytta och därmed bättre driftnetto och ökad lönsamhet?
3 viktiga saker
Det finns tre saker som enligt min erfarenhet är särskilt viktiga. Det är ledarskapet, rätt infrastruktur för lärande och att få med hela laget på resan.
- För att kunna skala upp innovationer är det viktigt att ha rätt ledarskap på plats. Detta för att säkerställa att vi kan ta lösningen från en lokal innovation till ett gemensamt arbetssätt. Det är också här kollegorna i den operativa vardagen får mandat, verktyg och uppföljning. Att tydliggöra den uppgiften för ledarna samt att ge dem verktyg för att klara uppgiften är därför en viktig investering som fortplantar sig hela vägen ner till sista raden.
- Sedan måste vi bestämma hur vi vill att lärandet mellan roller och avdelningar ska se ut. Där arbetar jag med en kontrollfråga: Finns det en infrastruktur för att styra dialoger mellan kollegor och roller – eller vad behöver vi göra för att säkerställa att kunskapsöverföring faktiskt sker? I vårt fall har vi noterat att vi kan behöva visst digitalt stöd för att få detta att ske i vardagen.
- Sist men inte minst är fastighetsförvaltning ett lagarbete. Samtidigt är jag medveten om att det är få saker som kan sänka energinivån i ett rum så mycket som tal om processer, system, rutiner och uppföljning. Här handlar det som att tydliggöra nyttan och att leda det i bevis. Det blir lättare att göra rätt och att gränsdragningarna roller emellan blir tydligare.
Stärka kundens driftnetto
För mig är arbetet med delade nyttor inte en fråga utan ett påstående. För att bli än mer effektiva och dra på vårt gemensamma kunnande behöver vi kombinera kollegornas engagemang med tydliga processer, mandat och ägarskap. Först då kan vi skala upp goda idéer och på så sätt stärka vårt strukturkapital och kundens driftnetto.
Emma Beck-Friis
VD, Einar Mattsson Fastighetsförvaltning
