Vi ska handla upp drift och avhjälpande underhåll av våra hissar. Då vill vi ha en leverantör som tar ansvar under en längre tid, så de hinner lära känna vårt bestånd. Men vår upphandlare säger att vi måste skriva ett ramavtal på max fyra år, eftersom vi inte kan garantera volymerna för avhjälpande fullt ut. Vi vet ju inte vad som kommer att gå sönder. Varför kan vi inte skriva ett längre kontrakt?
Troligen kan ni skriva kontrakt, men upphandlaren har en relevant poäng.
Ramavtal eller kontrakt
Ett ramavtal är inte ett kontrakt. Det är en överenskommelse om vilka regler som gäller om något ska köpas. Ett kontrakt blir det först när du avropar. Över tröskelvärdet får ett ramavtal i normalfallet gälla i högst fyra år. Sedan ska du handla upp igen, och kanske implementera en ny leverantör som ska lära sig era objekt, avtalet och er.
Ett kontrakt får du skriva på längre tid, så länge tiden är skälig. För drift är det vanligt med upp till åtta år. Men ett kontrakt kräver att omfattningen är fastställd.
Och här är regeln er upphandlare tar hänsyn till: är köpet osäkert och består till övervägande del av volymer du inte kan garantera, så tolkas avtalet som ett ramavtal. Väljer ni ändå att handla upp ett kontrakt, kan ni hamna i en överprövning som ni riskerar att förlora.
Vägen in i ett kontrakt är alltså enkel att formulera: den volym du kan garantera ska vara STÖRRE än den du inte kan garantera. Därför är ”volymer garanteras inte” en ganska dålig formulering. Istället ska du skapa en garanterad volym.
Fyra delar att rama in
Det regelmässiga. Tillsyn och skötsel vet du redan att du vill ha. Beskriv dem med funktionskrav eller utförandekrav. Med funktionskrav beskriver du funktionerna, mätbara acceptanskriterier och kvalitetsnivån, och leverantören väljer själv metoder och frekvenser. Med utförandekrav anger du metoder och frekvenser. I båda fallen ska objekten vara välbeskrivna. Då kan leverantören räkna på en omfattning, och arbetet kan ingå i fast ersättning.
Avhjälpande underhåll. Det här är delen som känns omöjlig att garantera volymen för. Ingen vet vad som kommer att gå sönder imorgon eller nästa vecka. Men statistik tar dig långt: hur många och vilken typ av åtgärder har tidigare utförts, hur lång tid tog de och vad har de ungefär kostat? Med det underlaget kan du bestämma hur många åtgärder och hur stor del av dem som ska ingå i den fasta ersättningen. Kvar som okänt blir bara det som ska ersättas rörligt, dvs den okända volymen, och när du gör så här maximerar du den garanterade omfattningen. I Aff-sammanhang kallar vi det här ”självriskmodellen”. Underlaget med statistiken är inte upphandlarens jobb att ta fram, det är den som ansvarar för objekten som måste göra det. Det är samma siffror som behövs för att budgetera och planera underhållet, och de borde alltså redan finnas.
Planerat underhåll. Dela upp det i två delar: 1) de åtgärder ni redan känner till från er underhållsplan kan ni konkurrensutsätta direkt i upphandlingen, så att leverantörerna lämnar pris i anbudet. Lista dem i driftavtalet. Men var observant, för planerat underhåll kan det krävas att ni lägger till regler från AB 04 eller ABT 06. 2) Övriga åtgärder handlas i stället upp separat.
Tilläggsarbeten. Gör ALDRIG tilläggsarbeten tvingande för leverantören. Det ska vara tydligt att de inte ingår, så att de inte räknas in i den okända volymen. Men avgränsa samtidigt de tilläggsarbeten som kan komma att uppstå, så det blir tydligt vad det kan tänkas vara. Annars blåser du upp en osäker volym i onödan.
Gör du det här får du en inramad och garanterad volym som är större än den du inte kan förutsäga. DET är vägen in i ett kontrakt.
Ta med er statistik och er underhållsplan till nästa möte med upphandlaren. Då handlar samtalet inte längre om huruvida det går, utan om hur det ska göras.
Jessica Molén, Houses and us
jessica.molen@housesandus.com
