Sara Jacobsson är chef för Förvaltningsrådgivningen på Svefa.
Ökande krav på rapportering, hållbarhet och digitalisering samt en generell resursbrist är en utmaning i vardagen. Hur ska man klara sina uppdrag så effektivt som möjligt? Svefa ger sex tips för att få en strukturerad paketering av förvaltningstjänster.
Förvaltningsorganisationer diskuterar ofta hur man ska organisera sig för att skapa den effektivaste förvaltningen. Men ofta hamnar den diskussionen direkt ner i verktygslådan om vem som har för mycket att göra idag och vilken kompetens som saknas och de strategiska frågorna lyfts inte.
Vi på Svefa använder en metodik som förenklar och lyfter den diskussionen från frågan om hur förvaltning och drift ska skötas till vad ska göras av vilken part och varför. Med andra ord; Strukturerad paketering av förvaltningstjänster.
Hur ser problemen ut i förvaltande organisationer idag?
Idag råder generell resurs- och kompetensbrist i branschen. Till detta kommer krav på ökad rapportering i många led och breddning av vad en fastighetsförvaltande organisation ska klara av, till exempel avseende hållbarhet och digitalisering, både i relationen till leverantörer och till kunder. Inte sällan pågår även projektverksamhet och parallellt med detta kommer också kraven på informationshantering och ökat energieffektiviseringsarbete.
Varför är det viktigt med fokus på rätt frågor vid rätt tid i processen?
En förvaltningsorganisation består ofta av en komplex sourcing-värld, där både utförande i egen regi och via leverantörer samsas i samma byggnader och i samma tekniska system. Det är idag få aktörer som har helt renodlad egen-regi-förvaltning eller motsvarigheten helt upphandlad leverans. För att hitta den optimala kombinationen för just er organisation behöver man ställa sig ett antal frågor i rätt ordning:
- Vad ska utföras?
- Vem ska utföra?
- Hur ska det utföras?
Frågorna är enkla, men svaren desto mer komplexa.
Struktur saknas
Vi har vid ett flertal tillfällen kommit in i en organisation för att stötta vid upphandling av fastighetsdrift och kunnat konstatera att det saknas en strukturerad paketering av förvaltningsaktiviteterna som helhet, inklusive drift och utemiljö. Ofta finns bekymmer i gråzonen mellan drift och förvaltning.
Ett exempel är arbetet med energi-effektivisering och energioptimering, det ligger ofta i driftorganisationens ansvar att arbeta operativt med, men förvaltarna ger inte support med basfakta och arbetet blir därför inte prioriterat.
Ett annat exempel är kvaliteten på utemiljön som upplevs bristfällig. Utemiljö ingår kanske som ett ansvar för den upphandlade driftleverantören, men kompetensen saknas hos leverantören och man har därför tagit hjälp av en underentreprenör som i sin tur inte alls har samma förståelse eller insyn i fastighetens förutsättningar i övrigt och som levererar sin tjänst utifrån en kravnivå långt under den förväntade.
Paketeringen borde ha sett annorlunda ut i bägge exempelfallen ovan.
Vad är rätt metodik för att skapa effektiv utveckling av förvaltningsorganisationen?
När vi jobbar med paketering utgår vi ofta från Aff-strukturen för att hitta rätt kombination av förvaltningsaktiviteter som utförs av rätt aktör. Det är ett strukturerat arbetssätt som kan användas både i det interna utvecklingsarbetet såväl som inför en ny upphandling eller omförhandling av leverantörer. Även om kunskapen om Aff inte är lika hög på alla nivåer i organisationer är systematiken användbar och enkel att ta till sig på rubriknivå och man säkerställer att inget tappas bort.
När organisationen tagit fram en strukturerad paketering av förvaltningen blir det enkelt att handla upp det som behöver handlas upp och parallellt med detta ställa rätt krav på den egna organisationen och kompetensutveckla det som behövs.
Svefas sex tips för en framgångsrik paketering av förvaltningstjänster:
- Fundera igenom vilka förvaltningsaktiviteter som är kritiska för er verksamhet, var finns gränssnitten och är det på rätt plats idag?
- När omfattningen är klar, gå igenom vem som ska utföra respektive aktivitet, internt eller externt, flera eller en part och var ligger samordningsansvaret?
- Därefter kan ni dyka in i hur leveransen ska ske, till vilken servicenivå och vilken entreprenadform är bäst här?
- Glöm inte bort den interna organisationen! Om inte beställarorganisationen fungerar är risken stor att den upphandlade tjänsteentreprenaden blir sämre än förväntad. Organisations- och kompetensutveckling behöver vara ett löpande arbete.
- Genomför arbetet på ett strukturerat sätt så undviker ni att missa någon del, till exempel med hjälp av Aff-strukturen.
- Ta hjälp om den egna kompetensen saknas eller tiden brister, gärna med Aff-kompetens, för att guida i processen ovan!
