Ola Kroon, Inköpschef på HBV, jämför privata och offentliga upphandlingar och inköp. Vilka lik- och olikheter finns och vad kan man lära sig av dem? Han tar bland annat upp behov av tidsplanering, bra dialog, konkurrens och flexibilitet.
Jag har nu passerat sju år i min roll som inköpschef på HBV, allmännyttans inköpsfunktion, vilket är mitt första offentliga uppdrag. Jag har tidigare arbetat som både inköpschef och inköpare men då inom den privata sektorn. Med detta som bakgrund vill jag på ett övergripande plan berätta om de likheter och olikheter mellan privat och offentlig sektor som jag har noterat under de här åren.
Inköp handlar om att göra hållbara affärer. De bästa avtalen låter alla parter känna att de har gjort en bra affär och det gäller för både den privata och den offentliga världen. Affärsmässigheten ska alltid vara i fokus när man upphandlar och tecknar avtal. Avtalsjuridiskt är det samma avtalsrätt som gäller, oavsett om det är ett privat eller ett offentligt avtal.
Klassiska inköpsprocessen
Den klassiska inköpsprocessen med de fyra delarna Analys-Upphandling-Avrop-Uppföljning är det arbetssätt man arbetar efter oavsett om man verkar inom privata eller offentliga inköp. Min erfarenhet, när jag gick från privat sektor till en offentlig myndighet, är att det mest handlar om ett mindset att man tror att det är stora skillnader i själva inköpsarbetet.
Men vad beror det då på att så många har en bild av att det är så olika? Även jag hade tidigare den uppfattningen. En anledning skulle kunna vara LOU och att den privata inköpssektorn inte behöver förhålla sig till lagstiftningen utan kan förhandla och välja den leverantör som önskas. Det är i min värld den största skillnaden mellan privat och offentligt inköp.
Affären i fokus
Jag ska villigt också erkänna att jag hade en bild av att offentligt inköp var både svårt och tråkigt och att jag var övertygad om att dialogen med leverantörer var obefintlig. Idag är jag av en helt annan uppfattning. Då jag alltid har affären i fokus och arbetar med en tydlig inköpsprocess är LOU något att förhålla sig till för att nå de bästa inköpen. Därmed inte alls den stora nackdel jag trodde innan jag var mer insatt.
I den privata sektorn kan man vända sig direkt till leverantörer och teckna avtal vilket kan innebära kortare ledtider före avrop. Dialogen med leverantörer inom den privata sektorn kan göras när som helst i inköpsprocessen, vilket även det kan underlätta framtagandet av avtal. Däremot har inte den privata inköpsprocessen samma skydd för leverantörerna och samma sunda konkurrens för köparen som den offentliga processen har.
LOU gör det tydligt
Min upplevelse av LOU är att den gör det väldigt tydligt för leverantörerna vad som krävs av dem för att bli antagna. Det ser jag som en stor fördel.
LOU är ett skydd för leverantörerna mot osund konkurrens. Det innebär att vi som inköpare inte kan ställa orimliga och onödiga krav. Vi behöver definiera vilken funktion vi vill efterfråga och varför vi vill ha just den funktionen. Att leverantörerna kan överpröva är även det ett starkt skydd, vilket i förlängningen utvecklar både avtalen och vårt arbete i inköpsprocessen.
Fördel eller nackdel
Som alltid kan det som upplevts som fördelar inom både det offentliga och det privata vändas till nackdelar om man inte förhåller sig till de förutsättningar som finns.
På den privata sidan kan det vara den enskilde inköparens eller den anställdes åsikter som styr leverantörsvalet. Om ett privat företag är nöjt med en leverantör är risken stor att man inte konkurrensutsätter denne, vilket kan innebära att man då inte vet om man har ett bra avtal eller inte.
Leverantörerna kan också ha svårt att förstå vad man som inköpare efterfrågar, om förfrågan inte är tillräckligt tydlig.
Dialog är viktigt
En upplevd nackdel med offentligt inköp, som både leverantörer och inköpare har lyft med mig, är att man har mindre möjlighet att vara flexibel under själva upphandlingsdelen i inköpsprocessen.
Många leverantörer upplever att det är svårt att veta när de kan ha dialog med den offentliga inköparen och det kan även bero på att man från inköparens sida är osäker på hur man kan ha en dialog med marknaden.
Här finns en enorm utvecklingsmöjlighet och just dialogen med leverantörer ligger mig varmt om hjärtat.
En viktig del av det offentliga inköpet är att alltid ha en bra tidsplanering från början. Det finns alltid delar i processen som man inte själv kan påverka, exempelvis en överprövning där det är förvaltningsrättens tidsplan som styr. Det är viktigt att man har tagit höjd för den eventualiteten redan från början.
Oavsett om man arbetar med privat eller offentligt inköp är ambitionen alltid att skapa den bästa affären för alla inblandade, med en tydlig och enkel inköpsprocess där alla steg är lika viktiga.
Ola Kroon, Inköpschef, HBV
