För fjärde gången har konsultbolaget Meta tagit pulsen på fastighetsbranschen för att se var branschen står när det gäller dokument-, ärende- och annan informationshantering.
Betydelsen av att ha ordning på sina dokument och ärenden, veta att de är korrekta och veta vilket som är senast gällande tycks bli allt mer framträdande.
I spåren av ett ökat allmänt intresse för digitalisering de senaste åren ser Meta en ihållande positiv trend för fastighetsbranschen. Konsultbolagets färska enkätundersökning visar att mognaden både när det gäller dokument- och ärendehantering har ökat.
Rikard Lindberg, vd på Meta.
– Utvecklingen går framåt, fler implementerar bra systemstöd eller planerar att införa mer sofistikerade lösningar och rutiner inom de närmaste åren. Men samtidigt ser vi att filservern fortfarande är den enskilt vanligast förekommande lagringsplatsen för de flesta dokumenttyper och att en hel del masterinformation hanteras manuellt och med hjälp av Excel, säger Rikard Lindberg, vd på Meta.
Ur undersökningsresultatet:
- Andelen svarande som har nån form av professionellt systemstöd för sin dokumenthantering har ökat från 32 procent 2011 till 53 procent 2014 och nu 2017 till cirka 70 procent.
- Inom en treårsperiod anger 35–40 procent att nya IT-hjälpmedel för de flesta dokumenttyper kommer införas, siffran är högre när det gäller projektdokument och drift- och underhållsinstruktioner. För ärendehantering är siffran 20–30 procent med tonvikt på rutiner och IT-stöd för felanmälan, kundbeställningar och byggprojekt.
- Även för grundläggande information om exempelvis fastigheter och kunder planerar 20–30 procent av företagen att inom en treårsperiod genomföra satsningar på bättre IT-stöd, bättre IT-hjälpmedel för hantering av förvaltningsintressant information från projekt samt på information/nyckeltal med koppling till affärsplanen.
- Men allt är inte bara positivt. Endast 20 procent anger exempelvis att de använder kvalificerat IT-stöd för kvalitetssäkring av sina administrativa och tekniska styrdokument.
- Huvudorsaken till kvalitetsbrister i de administrativa styrande dokumenten beror på att det finns stora brister när det gäller ansvarsfördelning och effektiva rutiner för kvalitetssäkring. 34 procent anser att bristerna finns trots bra IT-stöd.
- 50–60 procent upplever också brister i sin ärendehantering. Utvecklingsbehovet är störst när det gäller hanteringen av interna utvecklingsprojekt där 70 procent ser brister.
Möjliga besparingar
Resultaten indikerar att det finns stora tids- och personalbesparingar att hämta in genom en effektivare och mer tillgänglig dokumenthantering.
Minst 20 procent säger att de behöver hjälp att hitta dokument. Det gäller för alla dokumenttyper utom för administrativa styrande dokument.
Längst tid tar det att hitta rätt förvaltnings- /driftdokument. För cirka 35 procent av de svarande kan det kan ta mer än 15 minuter att hitta rätt.
Många saknar kunskap
Cirka en tredjedel anger även att de saknar kunskap om företagens planer för framtiden när det gäller utveckling av nytt IT-stöd för effektivare informationshantering.
En kommunicerad och förankrad informationsstrategi i med tillhörande handlingsplan saknas ännu i många fastighetsorganisationer/ fastighetsföretag.
50 företag
65 svarande har fullföljt enkäten. Dessa representerar cirka 50 företag av olika storlek, skiftande fastighetsbestånd och täcker in ett brett spektrum av befattningar.
De flesta som svarade på enkäten finns inom offentliga sektorn och därmed också på större fastighetsbestånd. Cirka 25 procent av de svarande representerar privata fastighetsföretag.
Tidigare undersökningar genomfördes 2009, 2011 och 2014.
Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se
