En fastighetsägare har många olika frågor på sitt bord, och en förvaltningsorganisation består normalt av flera avdelningar som har olika ansvarsområden och arbetsuppgifter. Men hur tydligt är det egentligen vad ansvarsområdet är, och om man ha uppfyllt sitt åtagande?
Någon som har koll på sitt åtagande är Thomas Bjarnemo, chef över område Drift och service på Västfastigheter. Västfastigheter är en del av Västra götalandsregionen, och man förvaltar ett fastighetsbestånd på över 1,7 miljoner kvm. Idag är det tydligt för Thomas vad som är Drift och service åtagande, och han mäter och följer upp det löpande. Men så har det inte alltid varit.
Runt 2006 pågick ett arbete för att beskriva vad som var driftavdelningens åtagande, men det gick trögt. Det är svårt att beskriva drift- och förvaltning, och man saknade en struktur för beskrivningen. Några personer hade tidigare arbetat med Aff och man kom fram till att Aff-strukturen var lämplig som utgångspunkt. Med hjälp av Aff kunde man så spalta upp och beskriva vad driftavdelningen förväntades göra, och vad man skulle uppnå.
Några år senare övergick uppdelningen i en uttalad intraprenad (internavtal) och beskrivningarna formaliserades och liknade mer vanliga driftavtal. Detta kunde man genomföra utan alltför stora svårigheter, tack vare att man hade valt att använda Aff-strukturen från början. Dessutom har man även en driftleverantör för ett mindre område, och det har då även varit lätt att se till att det avtalet speglar de interna kraven.
Idag har man tagit ett kliv tillbaka i formaliteten och beskrivningarna av driftens åtagande är mindre avtalslika. Fokus ligger istället på att komma överens om leveransen på en övergripande nivå samt att tydliggöra de gränsdragningsfrågor som ofta återkommer. Dessutom har man kompletterat med beskrivningar av vad som är övriga områdens åtagande, något som inte fanns med från början. För att få genomslag ut i sin organisation jobbar man med att förenkla beskrivningen av uppdraget så att alla ska förstå, från administratör till tekniker.
Utefter detta får Thomas och hans område lösa ut hur de vill organisera sig och planera sitt arbete. Sedan mäter man sex nyckelområden, exempelvis återrapportering, microfeedback ifrån kunder, tillsyn och skötsel. Varje område kan sedan brytas ner på olika nivåer, såsom fastighet, tider eller kund. För Thomas är det en nyckelfaktor att kunna få en översikt och sedan kunna dyka ner i detaljerna för att hitta orsaker till varför ett nyckeltal ser ut som det gör. Alla arbetsordrar innehåller Aff-koder för fastighetsteknik, så att man kan se vilka system som genererar mest arbete. Statistiken kommer från det fastighetssystem man arbetar med, men uppföljningen sker Power BI, vilket gör det lätt att verkligen jobba med siffrorna.
Om man nu vill börja jobba med att tydliggöra olika avdelningars ansvarsområde, vad är då framgångsfaktorn?
- Använd en bra struktur, till exempel Aff.
- Gör de enkelt – var inte juridisk och detaljerad
- Beskriv istället vilka övergripande funktionskrav som ska uppnås, och sedan kan avdelningen själva bryta ner det till alla medarbetar
- Lägg krut på att bena ut klassiska gränsdragningsfrågor en gång för alla, och dokumentera resultatet
- Målstyr – sätt mål som sedan följs upp av respektive avdelning själva.
- Se till att det finns bra verktyg för uppföljning, så att fatta fakta-baserade beslut
Läs mer om Aff på www.aff-forum.se
