När Kungshem Fastigheter växte ur sitt gamla fastighetssystem började jakten på en modern, stabil och framtidssäker lösning. Till slut hittade de rätt med Hogia DinHyresvärd – ett system som lagt grunden för en digital resa där hyresgästerna står i centrum.
Det har varit ett intensivt år för Tobias Eriksson, systemansvarig på Kungshem. Jakten på ett nytt fastighetssystem blev både snårig och lärorik – under en period hade bolaget till och med tre system igång samtidigt.
Idag är allt samlat i DinHyresvärd, och för Kungshem, som är ett familjeägt bolag med cirka 1 150 lägenheter och 39 fastigheter i Nyköping och Oxelösund, har det inneburit både effektivitet och en ny trygghet i vardagen.
Växte ur sitt gamla system
Kungshem hade länge arbetat i ett äldre fastighetssystem, men insåg att det inte längre mötte behoven i en växande organisation.
– Vi kände att vi hade vuxit ur systemet. Det var omodernt och saknade öppna API:er, vilket gjorde det svårt att koppla ihop med andra tjänster. När vi väl bytte till ett nytt system från en annan leverantör blev det tyvärr inte bättre – det var en betavariant med konstanta fel. Vi insåg snabbt att vi behövde börja om igen, berättar Tobias.
På fastighetsmässan träffade han Hogia.
– Jag hade hört talas om att Hogia hade förvärvat DinHyresvärd och tänkte att det kanske var dags att titta på det igen. Jag fick ett demokonto, vi la in ett av våra bolag och kände direkt att det här passar oss.
Enkelhet, tydlighet och öppenhet
För Tobias var det avgörande att hitta ett system som gick att växa med.
– Det var viktigt för oss att det fanns öppna API:er. Vi samarbetar med flera externa aktörer, bland annat HomeQ och Avy, och behöver kunna koppla ihop systemen smidigt. Med Hogia såg vi dessutom möjligheten till en helhetslösning med ekonomi, tid och lön – allt i samma ekosystem.
Även användarupplevelsen vägde tungt i beslutet.
– DinHyresvärd är logiskt och lättnavigerat. Det går snabbt att hitta rätt information och förstå strukturen. Jämfört med våra tidigare system är det en enorm förbättring. Dessutom utvecklar Hogia ständigt nya funktioner – och lyssnar verkligen på våra behov.
En smidig övergång – med stöd hela vägen
En vanlig farhåga vid systembyten är att processen blir lång och oförutsägbart dyr. Men Tobias upplevde det motsatta.
– Driftsättning och konvertering av data gick över förväntan. Vi fick tydliga tidsplaner, och de hölls. Supporten har varit fantastisk – tillgänglig, kunnig och engagerad. Vi har aldrig känt oss lämnade ensamma.
Han berättar att det särskilt var stödet från Hogias team som gjorde skillnad:
– När vi haft frågor har vi fått raka svar direkt. Det har varit tydligt att målet varit att få oss i drift, inte att fakturera extra för minsta lilla justering. Hela upplevelsen har varit exceptionellt bra.
En digital resa – med människan i centrum
Samtidigt som Kungshem effektiviserar den interna administrationen pågår en bredare digitaliseringsresa inom hela organisationen.
– Vi går från att vara ganska analoga till att bli väldigt digitala. Nu inför vi en boendeapp och en digital medarbetare som kan kommunicera med hyresgäster på över tvåhundra språk. Det gör oss mer tillgängliga – och minskar missförstånd.
Samtidigt handlar digitalisering inte om att ersätta det mänskliga, menar Tobias.
– Vi kommer alltid behålla våra analoga kontaktvägar också. Det personliga mötet är viktigt, både för medarbetarna och våra hyresgäster.
Trygghet i valet av partner
För Kungshem är det tydligt att Hogias stabilitet spelade stor roll i beslutet.
– Efter vår tidigare erfarenhet kände vi att vi behövde en trygg och långsiktig partner. Hogia har funnits länge, återinvesterar sina vinster och delar upp verksamheten när den växer – så att varje del kan fortsätta vara spetsig. Det inger förtroende.
När han ser framåt gör han det med tillförsikt.
– Vi känner att vi hittat rätt. Ekonomisystemet OpenBusiness blir nästa steg, och därefter tittar vi på lön och tid. Vi är medvetna om att vi lägger många av våra ägg i samma korg – och det är ett gott betyg på en ny partner, avslutar Tobias.
