När det nystartade fastighetsbolaget Kajeka tog över förvaltningen av sina egna fastigheter i Umeå i början av 2025 fanns inga gamla system eller inkörda processer. Med över 110 000 kvadratmeter i portföljen, inklusive 1 400 studentbostäder, stod Kajeka inför ett vägval: att kopiera ett traditionellt förvaltningsupplägg – eller bygga något helt eget. De valde det senare: en modern, entreprenöriell förvaltningsorganisation, med grund i modern molnbaserad mjukvara.
Fastigheterna som Kajeka förvaltar är några av Umeås profilfastigheter så som Väven, Konstnärligt Campus och Sävargården. Historiskt sett har fastighetsbeståndet förvaltats av externa aktörer. Men under hösten 2024 fattades beslutet att starta det egna dotterbolaget Kajeka Förvaltning AB. Målet var att ta över driften i egen regi för att komma närmare hyresgästerna och skapa en så effektiv verksamhet som möjligt.
– Det var en ganska unik position. Vi startade hösten 2024 och hade varken bolag, personal eller system, men vi visste exakt vilket slutmål vi hade och hur stort bestånd vi skulle förvalta. Vi kunde välja allting från grunden, berättar John Valfridsson, VD på Kajeka.
Idag består förvaltningsorganisationen av 14 personer som tillsammans förvaltar en blandning av kommersiella fastigheter och bostäder. Kravlistan var tydlig: ett system som täckte både teknisk och administrativ förvaltning, utan att organisationen själv skulle behöva bygga mjukvara. Valet föll på Hogia DinHyresvärd som fastighetssystem.
– När vi kollade runt insåg vi att många äldre system på marknaden kräver att du i princip bygger din egen mjukvara utifrån dina processer även om de i grunden är molnbaserade produkter. Vi ville istället ha en modern SaaS-lösning där vi överlåter utvecklingen till en extern part och anpassar våra processer utifrån mjukvaran. En stor fördel med Hogia är också att de erbjuder både teknisk och administrativ förvaltning i en och samma mjukvara. Det är inte så många av de nya SaaS-systemen som kommit så långt, förklarar John Valfridsson.
Studentbostäderna krävde en egen uthyrningsmotor
Kajeka använder det fastighetssystemet för aviseringar, felanmälningar och den löpande förvaltningen i hela beståndet. För studentbostadsområdet ville de däremot ha något mer – uthyrningen där sker i en helt annan takt och volym. Här använder de tillägget DinHyresvärd Marknad, men har integrerat lösningen i sin egen boendeportal campusx.se.
– Det är där vi primärt använder marknadsplatsens funktionalitet. Flödet är relativt enkelt och mjukvaran har ett modernt gränssnitt som är väldigt enkelt att arbeta i. Via DinHyresvärd Marknad publicerar hanterar vi uthyrningsprocessen men studenterna interagerar via Campusx.se där de söker lägenheter och accepterar lägenheter. När det är dags för signering skickas det för signering digitalt. Allt sitter ihop hela vägen.
Öppna API:er möjliggjorde en helt unik hyresgästportal
Ursprungligen var tanken att använda Hogias system helt ”direkt ur lådan” och anpassa de interna processerna efter mjukvaran. Men under resans gång växte ambitionerna. Kajeka ville göra en helt ny branding av Campus X och skapa en unik digital upplevelse för sina studenter. Kajeka valde därför att bygga en helt unik hyresgästportal ovanpå Hogias plattform – med egen design och eget varumärke, men med Hogias fastighetssystem som motor under huven.
– Hogia var väldigt behjälpliga med att vidareutveckla sina standard API:er till delar där man inte haft API:er tidigare, så att vi kunde bygga den lösning vi ville ha, berättar John Valfridsson och betonar vikten av att ha en lyhörd partner när man vill ligga i framkant.
– Vi är en liten och snabb organisation som vill tänka nytt, och utvecklingen på marknaden går extremt fort. Även om vi ibland har utmaningar som inte drabbar hela Hogias kundgrupp, så upplever vi att de har varit väldigt lyhörda och gjort anpassningar som träffar just våra specifika behov. Det är mycket uppskattat och gör att vi kan fortsätta utveckla vår förvaltning. För studenterna på Campus X innebär det en digital upplevelse som känns som vår – från första ansökan via en trevlig boendeupplevelse till avflyttning.
Fakta: Digital fastighetsförvaltning i molnet
- Projektet: Campus X i Umeå, ett modernt studentbostadsområde med 1 400 lägenheter.
- Förvaltningsbolaget Kajeka Förvaltning AB, en snabbväxande förvaltningsorganisation i Umeå med över 110 000 kvm i portföljen.
- Systemstöd: Hogia DinHyresvärd – ett molnbaserat fastighetssystem för både teknisk och administrativ förvaltning.
- Uthyrningsmotor: DinHyresvärd Marknad som automatiserar hela flödet från publicering till digital signering.
- Flexibilitet: Systemets öppna API:er har möjliggjort för Kajeka att integrera sin helt egna, unika hyresgästportal (”Mitt Hem”) direkt ovanpå Hogias plattform.
